亚运村街道2009年收文处理与归档培训.ppt

亚运村街道2009年收文处理及归档培训 一、收文办理工作规范 收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。 收文办理必须做到准确、及时、安全，应力求当日事当日毕。 一、收文办理工作规范 一般应在十五天内办理完毕，并答复来文单位。因问题复杂,十五天内难以办结的,应向来文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件，必须在时限内办完。 （一）签收 签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。 作用：一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。 （一）签收 我单位公文来源主要是信件和传真两种，具体来说主要就是市、区各部门、各单位交换件，区各部门、各单位传真。 其他还有咱们社区、社会单位等的文件。 （一）签收 信件，主要是针对秘密件进行核对，看区交换站的签收单上面的秘密、重要文件是不是都有，按照来文单位及编号逐件进行核对，核对无误后再签字履行签收手续。 （一）签收 传真件，大部分发件人都会在传真后与我们电话联系是否收到，这时我们的签收就是告知对方是否收到。 在告知收到的同时，还要对文件进行仔细的审核、查看，看看文件是否有不清楚的地方，有不清楚的地方，让对方重发一次，以确保文件的准确清楚。 （一）签收 注意：如果对方不来电话确认，我们也要认真查看传真件是否完整准确，比如说有发给别的街道的到了我街道等这些情况，要及时反馈，有不清楚的地方也要按照传真上面的相关联系方式，请求重发。 （二）登记 登记，即在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。 （二）登记 对收到的文件在相应的登记本上就收文日期、文件内容（标题）等进行登记后，在文件前附上《公文批办单》，《公文批办单》包括收文日期、来文单位、收文编号（即意为2009年7月20日收到的第3号文）、文件标题等。 （二）登记 《公文批办单》示例： （三）拟办 拟办，即由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。 拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案，拟办也是办公室为领导批办文件所做的准备工作。 （三）拟办 拟办包括：在文件批办单上书写对收文办理的方案和建议，并签署拟办人姓名和日期，查询附录文件中涉及的有关指示和规定；查询以前处理同类事件的有关文件，使批办前后衔接具有连续性；对收文中有关数据和重要情节进行初步判别，为领导批办提供依据和参考。 （三）拟办 做好拟办应注意：（1）认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。（2）意见要简明、具体、得体。（3）如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。（4）意见应工整、清晰地写在《批办单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。（5）当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。 （四）批办 批办即领导对文书如何处理、办理原则、办理中应注意的问题所作的批示。 批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动。法定责任者即机关或部门的领导人。 （四）批办 批办的要求是：（1）不得越权批办公文。（2）严格控制批办范围，以下几种情况下的公文不再批办，由有关部门直接处理：①不经批办同样能得到有效办理的公文，②已批办过统一的处置意见的公文，③他人已有合法、明确而有效批办意见的公文。（3）批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。（4）采取有效措施监督批办意见的执行结果。（5）批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。（6）批办意见应工整、清晰地写在《公文批办单》的有关栏目内，并务须签注批办人姓名、年月日。 （五）承办 承办是对需要办理的工作具体执行或解决问题，包括办理有关事宜和撰文答复。 它是收文办理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验工作质量和工作效率的重要标志之一。 （五）承办 具体需要有关部门认真领会政策规定和拟办、批办意见，区分轻重缓急，结合本部门情况，借鉴以前对相关问题处理的做法，在文件要求