A4培训材料-资料作成.ppt

资料(A4)制作 1. 什么是“FHMS的资料” ?资料在FHMS工作中的必要性 ?FHMS资料的特点 ?FHMS工作中有哪些资料 2. 资料制作的步骤 ?STEP1 明确资料目的 ?STEP2 撰写资料提纲 ?STEP3 确定资料版式 ?STEP4 填写资料内容 ?STEP5 检查校对资料 参考1）有助于资料制作的工具 参考2）优秀事例展示 1. 什么是“FHMS的资料” 资料在FHMS工作中的必要性 思考、沟通过程和结果书面化的必要性 → ①便于制作者和读者整理思路，使沟通顺畅 ②将思考过程、沟通过程和结果落实于纸面，以备将来有据可查 在合资公司，资料是更有价值的沟通手段 → ①通过制作、阅读资料来确认业务实施方法，避免由单纯语言(口头) 沟通引起的误解 ②形式统一且按一定规则性、逻辑性而整理出来的资料，能够最大 限度地避免文化、思维习惯上的差异，促成共识 FHMS资料的特点 将一项业务的实施过程，按一定的规则性、要点明确地归纳在一张A4/A3纸上 → ①便于制作者处理资料内容和形式，使之简洁明了 ②便于读者阅读 ③便于日后分类存档 FHMS工作中有哪些资料 FHMS工作中有哪些资料 2. 资料制作的步骤 演习时间 10分钟 STEP1 明确资料目的 STEP1 明确资料目的 STEP2 撰写资料提纲 STEP2 撰写资料提纲 5W2H1E示意 STEP3 确定资料版式 STEP4 填写资料内容 STEP3/4 确定资料版式/填写资料内容 ■版式设计充实而不拥挤，依各部分（板块）所需要 传达内容的量、重要度来分配版面 ■整篇资料使用的语言及表达方式具有一致性 ■换行时注意保持对齐 ■整篇资料使用文字、图案、表格、边框的风格统一 ■避免无谓的修饰 （修饰过渡，反而会让读者无法区分哪里是修饰过的， 哪里是未修饰过的） STEP5 检查校对资料 * * 什么是FHMS的“资料” 在FHMS，资料是有效的、必要的沟通工具 什么是FHMS的“资料” 一件事一张纸 什么是FHMS的“资料” …… 明确并记录与会人员的意见、观点，留存以便日后参考 某项会议探讨事项、过程及结果的记录 会议纪要 就实施现状同上司及相关人员共享 某项活动或业务实施中途或实施完毕时的状况报告 报告书 将此活动的开展方式告知相关人员，使之积极参与 某项活动的开展方式通知 包括构成此开展方式的所有要素 通知书 就此提案获得相关上司的批准 某项业务实施方法的提案 包括能够支持此提案的所有必须项目 决裁书 目的 内容 简单的资料 主要包括： 什么是FHMS的“资料” …… 年初确定重点实施项目，获得组织内全员的理解和共识 基于中、长期公司目标制定的，以室、部、公司为单位的年度重点实施事项的计划 方针 将自身成长过程整理、评价，展示给相关人员，为其对自身的评价提供参考 某期间自身业务实施情况、成果的总结，包括对自身能力提升程度的评价 业务汇报书 就此提案同相关上司、相关人员进行讨论，最终达成共识 某项业务实施全过程（问题解决全过程）的提案 包括能够支持此提案的所有必须项目 决裁书 (较为复杂) 目的 内容 比较复杂的资料 主要包括： 资料制作的步骤 演习-1 资料是说明、传达事情的工具。制作什么样的资料要依其目的而定。 关于目的，首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容” 。 资料的内容 传达 什么 何种 用途 报告 联络 商谈 决裁 分发 开会 自己进行说明 上司进行说明 副经理、经理、总监 如何 使用 说明 自己进行说明 上司进行说明 副经理、经理、总监 资料制作的步骤 公司外部 公司内部 其他部门 本部门 副经理、经理、总监 面向 谁 1 2 3 4 资料制作的步骤 设问）请阅读以下情境，明确“向总监说明的资料”的目的 同步演习-STEP1 小A7月份从学校毕业后进入一家公司的市场部，负责PR方面工作。 10月中旬的部门会议上，市场部部长计划在12月30日举行一个小型年会，并在指定PR室负责该工作。 参加人员方面，部长希望能够利用这次年会的机会加强部内之间沟通并就明年的工作方向与高层进行探讨，因此他要求部门内所有人员都出席年会并希望邀请主管副总经理出席。 年会内容方面，总监希望在这次年会上回顾去年公司整体销售业绩及业界整体发展状况，并在此基础上与副总经理就明年市场部门的工作方向进行讨论。 PR组长接到总监的指示后给小A交代了该项工作：“本