投资有限公司费用报销管理办法讨论稿.doc

费用报销支付管理办法（讨论稿） 总则 为进一步加强公司的财务核算，规范财务报销手续，建立有效的财务管理监督机制，本着节约开支的精神，特制定本办法。 关于员工借款和备用金的规定 日常费用开支原则上不允许员工借款，应由个人先垫支，事后报销；大额开支或者因工作需要确需借备用金的，根据费用预算，填报《借款申请单》，借款人、部门负责人签字后，请总经理签字报批，然后交由出纳审核签字后付款。借款金额均计入经办人员个人借支帐户。 公司所有员工借款及备用金借款实行“前款不清，后款不借”原则。员工在财务部门有借款余额或上次借款尚未归还或核销的，除非有特殊情况，否则不允许再次借款。 出差借支应在出差完毕返回公司上班后3个工作日内进行报销（驻工地员工的出差借支报销时间最长不超过5个工作日）。 采购借支应在所采购物资验收入库之日起5个工作日内进行报销（驻工地员工采购借支报销时间最长不超过当月月末）。备用金借款每月末清理一次，如逾期未及时清理，将从经办人当月的工资中扣除，直至清理完个人备用金为止。 当年12月31日前的借款尚未核销的，如无特殊情况，一律从工资或奖金中先扣回。 财务部门应加强对员工借款的管理，定期催收。 关于费用报销的规定 本规定所称费用报销是指日常发生的差旅费、办公费、业务招待费、汽车费、运杂费、邮电通信费、水电费、租赁费、会议费、保险费、低值易耗品、咨询诉讼费、检测测绘费、证照费、年检费、其他营业费用和其他管理费用等。 公司员工的差旅费报销应在出差返回公司后3个工作日内进行报销；采购费用报销应在物资经验收入库之日起5个工作日内经销报销；其他事项发生的费用均应在当月末进行报销。 驻工地员工的差旅费用报销时间最长不超过5个工作日；驻工地员工的采购费用及其他事项所发生的费用的报销时限最长均不超过当月月末，即每月月底清一次帐。 无正当理由超过3个月以上的费用单据财务部门不予报销。 费用报销中关于票据的注意事项： 公司所有费用报销应有合法有效的发票，白条和收据一律不得报销入账，对于不符合上述支付条件的，财务人员有权拒绝报销。为不给公司带来税务问题或其他不利影响，对于不能提供发票的支出必须由经手人提供其他合法有效的票据代充。由于特殊原因暂时未能获得代充发票的，财务部应明确责任人和期限，及时解决。 所有费用报销的发票不得涂改、挖补、大小写金额必须相符，字迹清楚。发现发票有误，应当退回重开或更正，更正处应加盖开票单位公章。 所有费用报销的发票抬头与公司名称应一致，并具有规定印章（公章或财务专用章或发票专用章等）。 一次性购买数量较多的物品或材料，发票填写不下的可附明细单，明细单需加盖与发票一致的印章。 报销所提供的发票应用胶水分类、整齐地粘贴在报销粘贴单（或4A纸张）上，防止原始凭证在传递过程中丢失，其中代充的发票应在空白处备注清楚。 费用报销单的填写要求： 填写费用报销单时，报销费用发生的时间、用途、发票提供张数、报销金额等必须清晰准确，报销的费用类别也要填写清楚（如：差旅费、招待费、办公用品费、交通费等）。 报销招待费应注明时间、 人数，招待谁；如购烟、饮料、水要注明数量、单价。 报销交通费要注明时间、内容及线路。 报销采购费时应注明品名、数量、单价、品牌型号。 报销食堂采购的要注明菜名、数量、单价、厨师签收。 报销办公复印费的，须写明张数、内容、单价。 报人工费需有相应的施工日志或劳务工程结算单。 填报费用报销单时还要注明费用归属即项目名称便于分类核算，必要时附清单详细说明。 报销单的报销金额大小写必须一致，不得涂改，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水笔填写。 费用报销流程： 公司领导发生的费用，由总经理办公室负责整理，由会计审核，总经理签批，出纳审核并支付报销资金。 各部门发生的费用按照以下规定程序进行报销：经办人（报销人）根据公司实际业务需要，在费用事项发生后，按照本办法各项要求分类粘贴原始票据，填写费用报销单，交部门负责任审核签字；之后交由财务部会计审核签字；然后向总经理报批；最后交由出纳审核签字并填制现金支出、银行支出凭证单，进行报销。 凡涉及公司物资采购费用的报销均应在费用报销单后面附上由保管或验收人签字的物资入库验收单。 报销过程中经办人(报销人)对其报销费用及所提供发票的真实、合理、合法、完整性负责，严禁虚报、假公济私。 报销过程中部门负责人按管理及责任权限负责对本部门发生费用的真实性、合理性进行审核。 报销过程中会计对报销票据的合法、合规性；费用报销单的内容是否齐全、摘要是否清晰；报销金额是否正确；有无证明人、保管的签名负责审核，对审核不通过的予以退回。 报销过程中出纳应对是否有备用金或其他借款，是否从报销款中扣回相关借款；报销单是否完成上述签字流程，是否本人签字进行审核，对审批签字手续不全的坚决予以退回。对报销金额再次复核，对复