会务工作汇报——会务不简单.ppt

会务工作汇报 秘书科 一、会务基本情况 内涵 围绕会议（活动）主题和目的而进行的一系列工作。 特点 服务性：会务服务于会议，它的一切活动都是为了会议的正常进行。 事务性：会务工作具有很强的操作性。 综合性：为众多人服务，决定了会务工作的综合性。 时效性：会议总是在特定时间召开，所有参与人员都必须具有强烈的时效意识，会务工作人员也不例外。 一、会务基本情况 常见会议形式 座谈会、会办会、调研会、纪念会、追悼会、交流会、报告会、传达会、演讲会、庆祝会、总结会、表彰会、动员会、运动会、协商会、联欢会、招待会、团拜会；党代会、人代会、政协会；宴会、文艺晚会…… 纪念活动、慰问活动、检查评比活动、参观活动、会谈活动、拜会活动、展览活动、凭吊活动、采风活动…… 奠基、揭牌、开业、庆典…… 一、会务基本情况 程序 确定主题 制发通知 安排会务 检查落实 应急准备 收尾清理 一、会务基本情况 程序 确定主题 制发通知 安排会务 检查落实 应急准备 收尾清理 一、会务基本情况 会务工作者的素质要求 基本素质 善服务、识大体、守规矩 专业知识 主要指文字材料方面 工作能力 指挥能力 协调能力 应变能力 “眼里容不得沙子”的发现问题能力（补位） 二、会议的确定 目标、主题（必要性） 未列入“两办”会议计划的会议不得召开（领导特批除外），能以文件、电话安排的工作不开会。 规模和方式 宁简勿繁 无事无责的人不请、职务可大可小的请小。 内容相同、相近的会合并召开，人员相同、相近的会套开或连续召开。 该来的一个也不能少，不需要的一个也不要多 二、会议的确定 时间/时长 尽量精简内容、压缩时间。 管理学中的“精简与效率原则”，请自行baidu。 地点 根据会议的目的，选取合适的地点。 考虑因素包括但不限于如下内容：是交流还是宣讲、是否需要合影、用餐、交通、住宿等。 比如：中共第一次会议的地点前半段在上海法租界望志路一0六号，后半段在浙江嘉兴的一条游船上。 再比如：1990年第一次政报协作会议是在武汉至重庆的“扬子江”号邮轮上召开的。 我们领导开调研会也经常在考斯特上进行。 经费 三、会务人员的组成与培训 人员类别 专职人员 外聘专业人员 临时人员 会务人员的选用原则 ——因需设岗、人岗匹配 会务人员的培训（筹备会） 目的：增加对会议的了解、增进人员之间的交流与了解、提高实际业务水平。 内容：会议程序、每人职责、每个细节的规范。 四、会议通知 何时通知 如有可能，越早越好，方便参会人员提前做好准备，实在不行，可以发预备通知。 关于的XXX的预备通知。 一些“紧急通知”本身的内容早就在准备，但等发通知的时候就紧急的了。为什么？市府办部分科室发通知，从来没有提前半天的，正常是提前2-3个小时，甚至半小时。换位思考？ 如何通知 电话、网络、短信 通知谁 参会人员、会务人员、保障人员 四、会议通知 通知什么 主题、时间、地点、人员、任务、职责 需要提前研究的会议材料 通知信息的反馈 地点预约反馈 人员（参会人员、服务人员、保障人员）反馈 设备反馈（供水、供电、餐饮、车辆等） 五、会议材料 方案/日程表/会议须知 证件/选票 代表证、工作证、记者证、司机证、专用票据 各类选票 通行证、专用物品证 五、会议材料 各类讲话稿 事先一定更要和发言人沟通。 材料定稿要有一定的提前量。 放在合适的位置，及时提醒。（印度在联合国的发言） 其它材料 颁奖音乐、视频短片、PPT、宣传资料、新闻通稿等。 六、会议场地的布置 布置原则 气氛适度——配合活动主题，比如婚宴。 以人为本——重点突出“人”。 方便使用——指示标志、文字说明。 右手为上、正对门为上 会标：醒目、鲜明、准确，字体规范、端正、大方 标语、空飘、气球、烟花 徽铭 党徽、国徽、军徽、团徽、…… 旗帜、背景板 六、会议场地的布置 人员站位 引导人员：前进方向左右45°位置 会务人员：会场四角，门口 设备布置 音频：足够数量的话筒、多路信号保障、录音设备 视频：要分别考虑台上台下视角问题 灯光：不熟悉的场地需提前“彩排”，请专业灯光、摄影人员现场检查，确保效果 空调：冬天18℃以上，夏天25℃以下，不能有异味、噪音 饮用品：茶、水，毛巾 七、吃住行——吃 工作餐 人员确定 多少人来吃，有没有特殊要求（民族、种族），比如：印度教不吃牛、回民不吃猪 菜品 菜品应符合大众口味，兼具地方特色，不是绝对自信不要做客人的家乡菜 形式 大型会议尽量使用自助餐的形式 桌餐（围餐）要注意席卡摆放。 七、吃住行——吃 圆桌餐卡 原则左为上。 方案一：按职务级别，由主到次。 比如领导班子会后用餐 方案二：按职务级别，与客人交叉而坐。 比如接待市府办领导 祝酒：入乡随俗。一般对客人不作过多要求。 上菜： 按照冷菜