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酒店管理文件 酒店办公用品管理 办公用品管理规定 为加强酒店办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，本 着勤俭节约和有利于工作开展的原则，根据酒店实际情况，特制定本规定。 (一)办公用品管理部门 综合办是酒店办公用品的管理部门，负责酒店各单位（部门）办公用品采购 申请单的收集、传递、汇总，办公用品询价、采购、登记、发放及简易维修 管理等工作。 (二)办公用品的月度计划申购和采购 各单位（部门）根据办公用品的实际需求，由各单位（部门）分别提出次月 的办公用品购买计划与申请，并认真填写《办公用品月度申购表》，单位（部 门）负责人审核签字后，交分管副总审批，并报经行政副总、财务总监、总 经理签字同意后，于每月 25——28 日交综合办执行。 若需申购急用的办公用品，应由申购单位（部门）负责人向分管副总报告， 分管副总汇同行政副总同意后,由行政副总通知综合办负责人，综合办在接到 通知后，应立即进行急用办公用品的采购。急用办公用品的申购单位（部门） 应及时补办《办公用品临时申购单》。 1 叶予舜 二〇一五年二月十八日星期三 (三)办公用品的验收与领用 1. 办公用品的验收 综合办在购回办公用品后，应立即通知各申购单位（部门）对相应物资 进行质量与数量的验收。对验收中发现所购办公用品不符合申购（使用） 要求的，验收人员有权要求综合办进行更换。参与验收的人员应当在办 公用品申购表上签署相关验收意见。 2. 办公用品的发放 综合办应在每月 5 日前，购回各单位月度申请表上的各类办公用品（因 缺货或其它非采购人原因，不能完全购进办公用品时，综合办应及时向 该类办公用品的申购单位（部门）说明相关情况）。各类办公用品在购 买回矿后，综合办应分别通知各单位（部门）负责人或申购人到综合办 及时领取。 3. 各单位（部门）的办公设备需要维护或维修时，由各单位（部门）提出 维修申请，维修申请表需经本部门负责人签字确认。 4. 综合办负责建立各单位（部门）办公用品的发放台账。对非一次性消耗 性的、由单个人使用的办公用品，综合办负责建立个人发放登记台账。 (四)办公用品的使用和控制管理 1. 应本着节约的原则领用和使用办公用品。 2. 严禁员工将办公用品带出酒店挪作私用，一旦发现办公物品私用，经查 实，罚款 50-100 元；员工离职时，必须将所领用的非一次性消耗性的 办公用品须退回综合办，并办理退还手续。 2 叶予舜 二〇一五年二月十八日星期三 3. 办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿，若有意损坏公共财产， 则按相关规定处罚。 4. 各单位（部门）应加强内部管理，严格办公用品的使用与管理。对属于 内控管理不当造成超支的单位（部门）负责人处以超支金额 50%的罚款。 (五)办公用品分类 1. 一次性消耗品：信封、信纸、笔、稿纸、便签、笔记本、文件袋、电池、 钥匙（锁）、资料册、档案盒、装订针、回形针、图钉、大头针、橡皮 擦、印泥、印油、挂钩、文具盒、尺、胶带、笔筒、白板笔、固体胶、一 次性纸杯、铅笔、水笔(芯)、墨水、胶水、涂改液、标签、账册、电话本、 复写纸、台历、复印纸、打印纸、传真热敏纸。 2. 非一次性消耗品：文件夹、启钉器、装订机、比例尺、美工刀、卷笔刀、 长尾票夹、票夹、剪刀、裁纸刀。 3. 办公设备：打孔机、计算器、电话机、U 盘、电脑、传真机、扫描仪、 碎纸机、办公桌、办公椅，文件柜、饮水机等。（注：办公设备的申购 及管理与办公用品一样，其发放标准以酒店总经理签字同意或总经理办