必威体育精装版高效会议管理技巧.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * 借口 设伏 6.控制会议---读出消极信号(续) * * 6.控制会议---识别积极信号(续) * * 6.控制会议---意外情况处理 * * * * 暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。 迁就型。迁就型就是一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。 回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。 协作型。协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对方的需求。发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。 妥协型。妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬”。 * * 9.给与会者的几个建议 1、发言内容要有组织 2、适时发言 3、一次只讨论一个要点 4、口齿清晰、陈述有力 5、让证据说话 6、仔细倾听他人讨论 7、避免不当的肢体语言 * * (1)尽快编写会议记录，分送与会人员及有关单位。 (2)记录力求减要，设计一定的格式，项目包括：会议名称、记录时间、地点、主席、出席人员、报告事项、讨论事项、决议事项及工作分配、负责人员、完成期限，上次会议决议执行追踪结果。 (3)会议之追踪 下次会议先提出讨论或进度报告 平时或定时追踪 10. 会议后的进行要领 * * 11.给会议记录的几点建议 1）重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循； 2）除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费 时间录下的详细内容，可能毫无用武之地； 3）大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要 兼职此工作，而最好由与会者轮流担任； 4）会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流 畅，易于了解，同时不失真； 5）会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一 页纸的长度； 6）会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分； 7）将整理好的会议记录分发给各与会者。 * * 六、关于会议频率的建议 固定部门会议至少每月一次 全体的会议建议每半年一次 处理突发事件会议避免频繁 一对一的会议可以随时举行 * * 思考题(各组讨论) 请 问: 如何判断是否需要开会? * * 不需要开会的情况 已经按惯例开过的会议 没有要特别讨论的事项 还有比开会更好的方法 决策者已经决定的事情 * * 七、会议分类 联络型会议 汇报型会议 达成决议或解决问题型会议 问答式会议 教育、演讲型会议 * * 经理联络会 主管联络会 部门内联络会 班长联络会 早会 汇报型会议： 周会 月度总结会 品质管理会 评审型会议： 质量管理体系评审会 产品认证会 教育型会议： TPM（全面生产管理）指导会 TPM专题教育 全员教育 专题型教育 达成决议或解决问题型会议： 缺点改善讨论会 QC小组研讨会 新产品开发研讨会 九、会议明细与举例 联络型会议： * * 1、会议举例---经营会议 项目 会议名称 主 席 参加人員 时间 会议议程及大纲 1 经营会议 总经理 经理级以上 二次／月 09/04 09/25 10/9 10/23 11/06 11/20 12/11 12/26 pm14：00 16：00 1．主席报告：公司动态 客诉品质异常 专案进度 上次会议执行进度 2．各单位报告：部门绩效 异常说明,部门协调 3．主席说明及指示 4．讨论 5．决议 6．临时任务 7．上级指导 8．散会 * * 2、会议举例---部门会议 项目 会议名称 主 席 参加人員 时间 会议议程及大纲 2 部门会议 部门负责人 1．厂部 班长级以上 2．间接部门：全员 1．每周三 pm16：00 17：00 1．主席报告：公司部门动态 客诉品质异常、专项进度 上次会议执行进度 2．各单位报告：单位绩效、异常说明、单位协调 3．主席說明及指示 4．讨论 5．决议 6．会议工作分配 7．上级指导 8．散会 销售中心 所有人员 每周六 pm15：30 17：00 XX部门 所有人員 每周一 pm09：00 10：30 * * 3、会议举例---产销会议 项目 会议名称 主 席 参加人員 时间 会议议程及大纲 3 产销会议 总经理 业务，资材生产等部门负责人以上人员或相关人员 每月12日 pm13：00 15：00 1．主席报告：产销营运状况重点方针 2．业务报告：市场状况趋势销货报告、未來接单及月计划 3．生管报告：过去产能与负载、未来产能与负载 4．讨论 5．决议 6．临时任务 7．上级指导