时间管理和有效的会议技巧.ppt

课程目标 设定SMART目标，建立行动计划以达成目标 根据重要性和紧急程序界定优先次序 通过授权和节省时间的方法以保证时间的最佳利用 掌握会议管理技巧和与会者技巧 通过培训，得到时间管理、会议管理方面的指导，提高时间管理和会议管理的技巧，引进新的工作方法和生活习惯，帮助制定成功的策略，减少个人浪费，以提高个人生产力． 时间管理：1、设定目标 成功就是目标 成功的的第一步 对自己的情况100％的负责 停止责备，接受责任，接受已存在的事实 （想一想：如何来做？） 什么阻止了我的前进 信念上的自我局限和消极的感情因素： 消极的情绪包括： 　 如果你和以前一样，你就只能待在原地 相信机会，才会充满机会，为什么我要拒绝这么多机会 　 采取积极的态度 态度来自于自己的期望 　充满信心地期待你的目标会实现 期望来自于我们的信念 　相信自己能够．．． 　　　　　　　　　　积极的期待 　　　　　　　　　　　　　　　积极的态度 　　　　　　 决定去取得成功 设定目标和实现目标 预先支付必要的代价（有哪些是属于“代价”的？） 找到你自己的擅长领域 时间管理，时间个人效率（个人生产力） SMART目标的元素 目标的金字塔 关于目标的三点说明 应是远大的 应是协调的 如何选择目标 观察－ 比较－ 综合－ 分析－ 团队目标与个人目标 团队成功需要每个人的合作； 计划中团队成员，个别人所花时间过长则该计划不切实际； 团队成员都会有效的设定目标则投资回报率非常高； 事先设定目标，并获得成功，才是“成功”。 时间管理：2、四大原则 妥善计划达成目标 注意优先级管理 计划和行动计划表 没有计划的行动是大多数人的生活本质 失败的计划就等于在计划失败 实现目标所有要完成的工作 完成这些工作在日程表中的人和所有的时间 运用时间锦囊 轻重缓急的优先级管理 4象限处理形态分析 若偏重 则 第1类 忙于处理危机及收拾残局，经常 感到压力易筋疲力尽 第2类 有远见及理想，平衡纪律与自制， 少有危机感 第3类 第4类 80/20法则（帕列托Pareto法则） 最省力的企业成功与个人幸福法则 在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡关系： 80%的收获来自20%的努力，其它80%的投入只带来20%的产出 80/20法则举例 80%的营业额出自于20%的产品 80%的销售量（利润）来自于20%的客户 80%的产量来自于20%的生产线 80%的绩效来自于20%的员工 80%的病假是20%的员工请的 80%的权利、金钱集中在20%的人手里 80%的阅读时间花在20%的书报上 … … 如何找时间第二象限的事情 　　　　　Do Right Thing Do Thing Right 有所不为才能有所为，放弃一些琐碎事项（愿意承担风险）。 时间利用的价值分析（ABC分析） 有效授权 只有三种方法可以帮助你更好地利用时间 中止 用尽心血 管理人员不愿意授权的原因 对别人缺乏信心（不放心） 自我膨胀 误解效益含义 舒适安逸 害怕自身不保 ---- 有效的管理依靠适当的授权 授权并不是只对部属说：“这是任务，想办法去完成它！”然后袖手旁观，坐侯成果 授权并非弃权 是授责？ 授权表 可以授权的工作 日常工作及专业技术型工作 收集事实和数据 可以代表其身份出席的会议 某些特定领域中的决定 准备报告 ---- 不可授权的工作 下达目标 解决部门间的冲突 培养发展下属 任务的最终职责 维护纪律和制度（已制定的） …　… 授权的准备工作 决定授权的工作范围 准备有关资料　 决定授权的对象 有效授权的步骤 解释工作的目标、内容和范围 说明工作的重要性 与被授权者共同探讨 就工作方法和步骤达成协议 授予适当的权限 提出跟进的方法及检讨的日期 鼓励下属，并随时给予支持和帮助 如有需要，可调整原计划，但要和下属充分沟通 完成工作后，表示赞许和感谢 时间管理：3、时间杀手 你工作中哪些事情是低回报的或是浪费时间的？ 办公室的“时间杀手” 办公室哪些事情占据了你大量的时间？ 有形的“时间杀手” 明明知道是浪费时间的事情，但又不得不做，或迫于无奈地去做 22种可能浪费时间情况 1.太多企图（一次想做太多事情） 12.不速之客或其它干扰 2.没能说“不”（承诺太多）