电子文件归档及管理规范培训内容.ppt

电子文件归档与管理规范培训 档案馆 2010.5 主要内容： 一、电子文件的定义 二、电子文件的基本特征 三、电子文件的作用 四、电子文件的种类 五、电子文件的收集和积累要求 六、电子文件的登记要求 七、电子文件的登记 八、电子文件归移交前的鉴定 九、电子文件的利用 十、如何档案信息网上查阅 一、电子文件的定义： 指在计算机中生成的，以数码形式和一定的格式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备识别、阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （也就是存储于电子存储载体上的文件）还可以包括声音、影像等多种形式。 但是，除了档案范畴内的电子文件外，还有其他电子信息，如电子图书、电子杂志、电子消息等，设置计算机病毒、乱码等，像这样一些电子文件就不属于档案意义上的电子文件范畴。 二、电子文件的基本特征： 与纸质文件相比，电子文件对计算机有依赖性，内容容易修改，对信息的存储量大，易于快速远距离传播信息，共享性强，但是安全性差。所以在收集、归档时应严格检查，以防重要内容不全或丢失。 三、电子文件的作用： （1）使用电子文件可以改变办公方式和提高办公效率。 （2）使用电子文件有利于文档一体化的实现。 （3）电子文件能集成多元化信息。 （4）电子文件可被快速检索、全文检索和远程检索 。 （5）电子文件可实现高度的信息共享。 （6）有助于组建综合信息系统。 四、文件的种类 对于电子文件可以从不同的角度进行分类。 主要有五种：按存储载体分类、按文件内容进行分类、按文件产生的环境分类、按文件的属性分类、按文件的生成方式分类。下面我们主要说一下以后我们经常用的几类： (a)按存储载体分类：可分为磁盘文件、磁材文件、光盘文件。 磁盘文件又可分为软盘文件和硬盘文件。 (b)按文件的属性分类：可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件、压缩文件等。 五、电子文件的收集和积累的基本要求 （一）收集的内容有哪些？ 各单位在办理项目竣工验收时，须再交一套电子档案，主要包括两部分： 工程开工前的原址、原貌、原重要纪念物的照片和录像；工程开工、竣工仪式形成的各种照片、录像；工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像；地基以及基础录像；管道及设备安装工程的管沟类型。期间召开的各项会议的文本内容和录音、录像。 所有图纸还要扫描为电子版移交，图纸上必须盖有竣工章。 六、电子文件的登记要求 （1）电子文件的规范性 规范性是指电子文件在其生成、处理过程中应当遵守的程序规则、格式和必须加具的标识。这主要通过建立和执行严格的登记制度来保障，登记的内容包括四个方面： 各类责任者，如电子文件的起草者、修改者、审核者、签发者等； 各类操作者，如打字员、发文人、收文人、存储管理人等； 各类责任凭证信息，如批示、签名、印章、代码等； 电子文件传递时的其他标识。 （2）电子文件的真实性 （3）电子文件的完整性 （4）电子文件的有效性 （5）电子文件的安全性 七、电子文件的登记 要逐份登记《电子文件登记、检验表》和电子文件说明标签，并将打印成电子表格，与电子文件一起保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存，在项目竣工验收时移交档案馆。 电子文件登记、检验表 标签的制作（存放位置）： 归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。 移交的电子文件如果不符合规范，档案馆没有验收通过，将退回原单位重新收集、刻录，该项目不予验收通过。 电子文件在移交时要填写交接清单 九、电子文件的利用 封存的载体一般不外借，未经批准任何单位和个人 不能擅自复制电子文件； 使用拷贝件提供利用； 遵守必威体育官网网址制度，必威体育官网网址措施可靠； 不超越规定的查阅权限 十、如何在档案信息网上查阅档案 请按以下步骤进入：? 酒钢内网→酒钢档案信息网（在酒钢内网上《酒钢党建》一行最右侧）→档案查询→用户名（）密码（）?→点击左边档案库即可进行查询 结束！希望大家多提意见！ 档案馆 梁榆红 TEL： 6717843 * * （二）收集的基本要求有哪些？ (a)移交的电子文件不能被随意改动。 (b)对用文字处理技术形成的文本电子文件、用扫描仪等设备获得的图像电子文件、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件、用视频或多媒体设备获得的电子文件、用超媒体链接技术制作的电子文件、用音频设备获得的声音文件收集时应注明文件存储格式、处理工具、软件和硬件环境等。 (c)对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，应连同专用软件一并收集。 档案馆审核人签名