用友年度结转说明文档.doc

用友年度结转说明文档 2010-01-15 年度结转说明文档 前 言 年度结束时，我们需要建立一个新的年度账，并将上年的相关数据（如余额、档案等）结转到新的年度账中去。 本课程将就以上内容做详细讲解。。 课程主要内容 1. 年度结转整体流程 2. 年度结转前的准备工作 3. 年度结转的具体操作方法 4. 年结中可能出现的问题及解决方法 5. 新年度数据的调整 6. UFO 报表新年度调整 7. 年结工具的使用方法 一、年度结转整体流程 年度结转整体流程分为以下四个部分： ? 准备工作： ? 各模块业务检查：对各模块进行年末结账前的业务检查，软件中对于年末结账的要求会比月末结账略有不同。 ? 对除总账、工资、成本管理外各模块年（月）末结账：成本管理与总账进行月末结账时，要求工资管理系统结账，但工资管理系统必须通过结转年度账来进行 12 月月末结账。所以只能对除这三个系统以外的其他系统进行月末结账。 ? 对账套数据进行备份。 ? 建立新年度账：进行新年度账的建立 ? 结转上年数据： ? 对各模块数据进行结转上年数据的操作。 ? 结转供应链、工资管理系统等 ? 进行成本管理、总账系统 12 月月末结账。 ? 结转成本管理、总账系统。 ? 数据调整 ? 调整期初数据 ? 调整科目设置 二、年度结转前的准备工作 年度结转前一般需做的准备工作有： ? 分模块的业务检查：对各模块进行业务检查，确保符合平时月末结账要求。 某些模块对于 12 月底年末结账时的特殊要求如下 ? 总账系统：确定 12 月份对账正确 ? 工资管理系统：工资管理系统 12 月末不需做月末处理，若进行月末处理的操作，系统会提示进行上年数据结转操作，做完结转上年数据后，工资系统自动结账。 ? 固定资产系统： ? 即使在选项中设置了 “ 月末结账前不需完成制单业务 ” ，在 12 月末结账时，若有未制单的业务，系统也会提示 “ 制单业务未完成，不能进行第 12 个会计期间的月末结账 ” ，要求把所有的制单业务完成。 ? 如确实不需制单，则在批量制单中把所有需制单的信息删除。否则系统不予结账。 ? 成本管理系统：要求除总账、存货外的其他模块必须结账后，方可进行月末结账。则 12 月末，工资未做结转下年前，成本管理不可以做 12 月结账。 ? 销售管理系统 ? 在年末结账时，要所有的单据已审核 ? 销售管理系统在年末结账时若有未开发票的发货单，系统会给出提示“ [ 目前尚存在未开票的发货单 ] ，是否继续进行月末结账？如果否，可以进行批量关闭。”，若确定发货单本年不再发开票，点击“是”继续。请根据实际情况选择处理。 ? 库存管理系统：有未审核的单据时，不可以年末结账 ? 存货核算系统： ? 若有采购暂估处理业务没有结束，系统不允许进行 12 月的期末处理 ? 若有相关单据未生成凭证，系统提示 “ 尚有单据未生成凭证， 12 月结账后将不能再生成凭证！确认进行 12 月结账吗？ ” 若确认，当年未生成凭证的单据即不可再生成凭证，也不会转到下年。 ? 除总账、工资、成本管理外各模块年（月）末结账 ? 数据备份 您在进行年度结转工作之前，需要进行必要的数据备份工作，以确保数据的安全 数据备份分为账套备份与年度账备份 账套 在用友软件系统中，一个账套即为一个单独核算的主体 最多可创建 999 个账套 年度账 每个账套中可以存放多个年度的会计数据，即年度账 账套已使用几个年度，即拥有几个年度账 各个年度账分不同的数据库存放 ? 账套备份 ? 在系统管理中以系统管理员（ Admin ）注册，在 “ 账套 ” 菜单下的 “ 输出 ” 进行备份。此备份为该帐套所有年度的数据完整备份。 ? 一般在建年度帐前后，及结转数据前后各自都做一次备份最佳。可避免在建年度帐时及结转年度数据时出现的一些不可逆转的错误。 ? 年度账备份 ? 在系统管理中以账套主管注册在要进行备份的账套，在 “ 年度账 ” 菜单下的 “ 输出 ” 进行备份。此备份为该帐套该年度的一个单独备份。 ? 如帐套年度较多时，数据备份慢且占硬盘空间较大。对于日常备份可选择年度备份。 三、年度结转的具体操作方法 ? 年度账建立 年度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过年度账建立，自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中。 操作步骤： ? 账套主管的身份注册，选定需要进行建立新年度账套和上年的时间，进入系统管理界面。 例如：需要建立 999 演示账套的 2006 新年度账，此时就要注册 999 账套的 2005 年度账。 ? 在系统管理界面单击【年度账】 -- 【建立】菜单，进入建立年度账的功能。 ? 系统弹出建立年度账的界面，它中有两个栏目 “ 账套 ” 和 “ 会计年度 ” ，都是系统默认，不能进行