利用ACCESS实现银行对账自动化.doc

利用ACCESS实现银行对账自动化 　　摘 要：银行对账是医院内部控制的重要措施，及时准确的对账可以保障医院的资金安全。医院每天的门诊、住院收费业务十分频繁，也就意味着银行存款发生笔数多，当财务软件无法实现自动对账的功能，如何能够实现银行对账自动化，可以利用ACCESS实现银行对账自动化 关键词：银行对账 ACCESS 自动化 中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1004-4914（2017）01-121-02 一、财务软件银行对账模块的局限性 一般来讲，财务软件中都含银行对账的模块，但是财务软件的对账功能有时无法满足特殊用户的需求，因其局限性无法使用，只能采取耗费人力且易出错的手工对账模式 财务软件只能实现在一个账套中进行银行对账，如果存在一个银行账户在两个账套中做账，则无法使用 在现实中，就存在这样的情况。有的医院存在分院，采取的是分账套的模式进行财务核算；由于资金是统一管理，银行账户发生业务要分别做到不同的账套，实现账套独立核算的目的，则存在一个银行账户在两个账套中做账的情况。这样就无法使用财务软件自动对账，采取原始的手工对账模式，手工对账存在对账不及时，容易被人为操作利用的缺点 二、什么是ACCESS及如何实现对账 存在这种问题的医院迫切的需要解决燃眉之急，其可以利用ACCESS实现银行对账自动化。Microsoft Office Access是由微软发布的关联式数据库管理系统。它结合了Microsoft Jet Database Engine和图形用户界面两项特点，因为它的易学易用的特点正逐步取代传统的VFP成为受欢迎的数据库语言 ACCESS可以将两个有共同项的EXECEL表格进行比对，找出二者的差异，然后通过EXECEL表格形式导出，供操作者使用 首先，要确定比较的顺序，就是需要对比的EXECEL表格，表格1与表格2谁作为基准的问题。这就需要弄清表格的所属关系，如果是包含关系，则以包含方作为基准，被包含方主动与包含方对比，形成差异就是两者之间的差异。而银行对账单和银行存款明细账不存在包含的关系，而是各自都有对方不包含的数据，这就需要通过两次对比才能找出所有的差异数据。这两次操作从逻辑上来讲是不分先后的，不影响最后的结论，可以任意确定。就以表格1作为基准进行举例 其次，为了做到心中有数，方便事后核对，应记录表格中包含多少条数据。将多个账套的同一个银行账户的医院银行存款明细账导出，合并为一个完整的EXECEL表格，然后在导入前先把电子表格规划，EXECEL表格的第一行作为列标题，应当与Access中表的字段名称一致（ID字段及不需要导入数据的字段可以忽略），否则导入的数据将包含电子表格的第一行的标题数据，而且很可能会使导入的数据与数据的库中的字段错开，导致导入失败。表格规划好之后，然后打开导入向导，按照向导一步步按提示做，将表格1、表格2依次导入ACCESS数据库中，以原有的文件名命名，因为ACCESS的操作需要思路清晰，而操作者的每个操作都将形成新的EXECEL表格，只有通过清晰的文件命名，操作者才可以理顺自己的操作顺序 再次，在导入的表格1和表格2之间建立联系，具体操作为在ACCESS中用查询功能，在查询窗口，点“新建”，跳出窗口向导，选择“查找不匹配项查询向导”，用鼠标将表格1与表格2的共同项连接，屏幕会显示一根连接两项的黑线，按照向导点击“下一步”直至确定即可。此操作完成，出现的结果为表格2有而表格1没有的数据，可命名为“表格2有表格1没有” 然后，在以表格2作为基准表格，重复以上的步骤，得到表格1有而表格2没有的差异数据，将其命名为“表格1有表格2没有”。至此，表格1与表格2的所有差异都找出来了。此时应履行复核程序，即拿出记录的原表格1和原表格2的数据总条数，分别减去差异的条数，两者的差额应该相等，也就是说找出的相同数据条数是一致的 最后，将“表格2有表格1没有”和“表格1有表格2没有”的数据以EXECEL表格的形式导出到电脑桌面。?⒃?手工对账形成的银行存款余额调节表做成电子表格，将两方的差异分别粘贴到对应的电子表格中。因为银行对账单和银行存款明细账都只是显示当期的发生额，还要借助手工对账将不在同一期间的可以对勾的数据进行对勾 在电子表格中将可以对勾的数据删除，手工录入当期的银行对账单余额和医院银行存款明细账余额；将余额调节表的“银行已收企业未收”、“银行已付企业未付”、“企业已收银行未收”和“企业已付银行未付”四项每一页都设置“SUM”公式，用鼠标点击要计算汇总数的方格，然后点击“公式”项下的“自动求和”，将需要加总的数据都用鼠标拉倒黑色框内，最后点击表格最顶端的绿色对勾，则汇总数就自动显示了；如果未达账项较多，