医院后勤档案管理工作思考.doc

医院后勤档案管理工作思考 　　摘要：后勤档案管理作为医院后勤管理工作的重要环节，其管理水平直接影响了后勤管理工作的开展，做好后勤档案管理对医院可持续发展起着至关重要的作用。本文将医院后勤档案分为基建类档案、常规类档案和外包类档案三个大类，分析了当前医院后勤档案管理工作存在的问题，并提出了一系列改进措施，供同行参考 关键词：后勤档案管理；制度；意识；信息化 中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）031-0000-01 引言 医院后勤档案是医院在后勤活动中生成的各项资料记录，是医院在设计建设、装修改造、清洁绿化、水电气供应、物资管理等后勤活动的直接信息来源。根据档案资料来源的不同，医院后勤档案可分为基建类档案、常规类档案和外包类档案三个大类。这些档案是后勤工作的真实记录，是医院正常运行和可持续发展的重要保障 医院后勤档案是医院档案的重要组成部分，在医院档案管理中起着非常重要的作用。随着医院业务的不断扩展，后勤档案也越来越体现它的重要性，后勤档案作为后勤工作的重要组成部分，是提升后勤管理水平和加快后勤管理改革的基础和参照。如何提升后勤档案管理水平，优化后勤管理流程，对保障医院平稳运行具有非常积极的意义 一、后勤档案管理的意义 1.医院基建类档案管理的意义 医院基建类档案是在医院建设活动中形成的第一手资料，包括新建、改建、维修等建设活动中产生的各种记录。医院在日常运行和管理中经常会有改造维修的需要，而改造维修活动必须参照历史档案和记录，才能保证改造维修活动安全、有序、方便地进行。另外，随着社会需求的变化和医院的发展，医院需要进行不间断的继续建设，先前的建设资料会为继续建设人员提供参考和依据，帮助医院更好、更快、更节约地进行建设活动 2.医院常规类档案管理的意义 医院常规类档案包含水电气、物资消耗、清洁消毒、食堂管理等内容，具有工作繁复、标准高等特点，涵盖了医院日常管理的核心内容。常规类档案管理是医院后勤档案管理的重点部分，科学高效的管理能为医院日常运行提供?嗜范?详细的运行数据，为医院日常管理提供依据，保证医院诊疗服务的正常运行 3.医院外包类档案管理的意义 在当前深化医改的大环境下，开源节流已成为医院经济效益重要增长点，为实现医院可持续发展，优化整合优势资源，医院将主要精力投入到医院的诊疗服务、教学科研等重点方向上，而将一部分专业性后勤工作进行外包，包括安保、保洁、土建等项目。后勤工作的外包减轻了医院后勤管理的负担，提升了后勤工作的质量，但项目外包本身具有一定的风险和管理难度，因此建立一套完备的外包管理档案，可实现对外包企业的科学高效管理 二、后勤档案管理目前存在的问题 1.档案意识薄弱，人员素质参差不齐 医院后勤档案管理工作是后勤各项工作中最容易被忽视的一个环节，长期以来，基层领导和职工对档案工作意识不强，不注重后勤档案建设，相关工作由兼职人员负责，未经过专业培训，缺乏对档案资料的收集、整理和保存，导致部分原始资料遗漏、缺失，进而影响后勤工作的管理效率和质量 2.规章制度不完善，管理体系不健全 档案管理意识薄弱必然导致档案管理规范和标准体系的缺失，或缺乏规章制度的执行力。档案管理员在归纳、整理档案时，缺乏规范化、系统化的管理准则，缺少对档案工作的监督、检查和考核，进而导致档案管理工作混乱，调阅历史档案费时费力 3.管理手段原始，信息化程度不高 尽管数字化医院建设如火如荼，但信息技术在档案管理中的应用屈指可数，不少医院的后勤档案管理依旧原始手工操作阶段，大部分档案仍以纸质材料存放，不利于长期保存和快速检索 三、后勤档案管理改进措施 1.增强档案意识，提高人员素质 管理向来是一把手工程，只有领导从思想上排除干扰，从行政组织上得到保证，各项管理工作方能稳步推进，后勤档案管理亦不例外。因此，领导要从思想上提高对档案管理重要性的认识，将后勤档案管理工作真正列入日常管理之中，并安排专人进行落实。同时，加强宣传、强化教育培训，提高全员档案意识和业务水平，让每一位后勤员工认识到档案管理的重要意义，自觉协助完成档案管理相关工作 2.建立健全规章制度，优化管理流程 规章制度是开展管理工作的准绳，高效的管理离不开科学的制度。医院后勤档案管理规章制度应当包括资料搜集、分类、存储、检索诸多内容，还应明确档案管理各环节的工作程序和职责任务。医院后勤档案管理要结合各部门、各班组的工作特征，理清档案形成的一般规律，制定科学的档案管理制度。同时要优化管理流程，将档案管理工作纳入班组及个人绩效考核，将各项规章制度落到实处，增强相关人员的责任心，提升后勤档案管理水平，保障后勤工作稳步开展 3.转变管理思