大数据时代下高校财务档案管理探究.doc

大数据时代下高校财务档案管理探究 　　摘要：随着近年来各高校办学规模的不断扩大和高校教育经费的不断增加，各类财务档案逐年增多，财务档案管理已经成为高校档案管理中的重要组成部分，财务档案管理工作已经成为衡量一所高校综合管理水平的重要指标，本文重点就大数据时代下高校财务档案管理进行了阐述和分析 关键词：大数据时代；高校财务；档案管理 高校财务档案是记录和反映高校发展过程中经济业务往来的真实记录，与其他档案材料相比较，有其独特性，实物凭证多，查询利用率高。特别是近年来出现的高校合并热使高校规模日益扩大，高校财务档案库藏剧增，给档案管理带来了新的挑战。作为高校档案的重要组成，高校财务档案管理水平的高低是权衡一个高校综合水平的一项非常重要的指标，所以，做好高校财务档案管理是建设现代大学管理体系的重要工作之一 一、高校财务档案建设现状分析 财务档案管理中必须将电子档案与纸质档案同步归档。但是部分高校财务档案的管理仍依赖传统的手工操作，财务信息资源习惯以纸质介质保管，电子档案管理意识淡薄，对财务数据文件没有以电子文档的形式及时备份和归档，造成财务信息资源的散失和毁损。高校财务档案管理人员大多不是科班出身，也没有进行过专门的业务培训，因而他们不具备财务方面的知识结构、档案管理水平较低、对档案管理软件的运用能力不够，仅凭过去的经验或习惯进行日常财务档案的管理，没有将电子档案纳入其管理的范畴，对财务档案信息载体中的电子文档、程序文件等无法采取相应的保护措施。原始凭证和记账凭证的填制和审核、财务报表的编制等前期工作是否及时、真实和完整直接决定财务档案管理的质量。有些高校因为财务档案管理工作人员不足，只注重前期的基础整理管理工作而忽视后期的财务档案移交的管理工作，过程控制意识淡薄，认为原始财务凭证的整理、归档工作是可有可无的，不重视对日常财务信息资料的收集处理、归档、传递和控制等，财务档案的真实性和完整性难以保证 二、高校财务档案管理的重要性 高校财务档案以丰富翔实的原始数据直接反映高校全部经济收支内容。能为高校制定经济计划、经济建设和做出经济决策提供可靠的数据和可比性资料；是指导高校经济建设提供可靠的数据和可比性资料。科学规范化的财务档案管理有利于促进高校整体资金的运筹，使其产生最大的社会效益和经济效益。随着会计工作改革的不断深入，会计档案信息更是被广泛利用，新的形势下，高校财务档案还对保护高校财产、执行国家财务制度和财经纪律有着重要作用。这就要求高校会计档案管理的进一步规范，从而使财务档案真正发挥在高校教学、科研、行政管理和后勤服务工作中进行连续的、系统的、全面的反映和监督 三、大数据时代下高校财务档案管理建设对策 （一）完善财务档案管理建设制度 毋庸置疑，领导是财务档案管理信息化建设的真正推动者，领导信息化意识程度的高低决定了信息化建?O的力度和深度。当前，高校领导者要全面树立科学的管理思想，摆脱传统思维的束缚，认识和理解计算机和网络技术应用于财务档案管理工作的重要性。高校领导要站在全校发展的角度来进行统筹规划，重视财务档案管理信息化工作，建立完善的高校财务档案管理信息化工作制度，如数据库系统的监控制度、内网与外网的物理隔离制度、重要数据备份制度等，积极推进高校财务档案管理信息化建设。此外，高校还应明确财务档案信息管理的管理职责，要以财务和档案管理部门为中心，其他相关部门积极参与，密切配合。财务部门负责财务档案的电子化、数据化，档案管理部门负责档案资料的网络化应用 （二）构建财务档案管理信息化平台 基础设施条件是档案信息化工作不可缺少的基本前提，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，其核心是档案信息网络化，它是档案信息传输、交换和资源共享的前提。高校在财务档案管理信息化建设中要加大基础设施投入力度，完善各种基础设施，如存储器、服务器、操作系统、交换机、路由器、数据库管理系统、安全系统等，构建财务档案管理信息化平台。高校在构建财务档案管理信息化平台上，主要做好两个方面的工作：一是财务档案数字化建设。财务档案的数字化建设是对重要的财务信息资源文件原件采用电子扫描仪扫描、光盘刻录机刻录、数码相机摄影、数字档案资源格式转化等现代化的信息采集技术和设备将纸质的财务数据文件有效地转换成数字化财务档案资源；二是财务档案信息化数据库建设。财务档案信息化数据库主要包括会计档案管理数据库、财务报告档案管理数据库、资金结算档案管理数据库以及教学、科研资金管理档案数据库等 （三）强化财务档案管理人员的技能培训 财务档案管理的信息化要求档案工作人员不但要拥有传统档案管理中组卷、编目、分类、录入等工作技能，还要能熟练掌握计算机、网络、信息安全及信息分析等新的知识与技能。档案信息化的建设成功与否，不但取