大数据背景下高校档案工作探索.doc

大数据背景下高校档案工作探索 　　摘要：大数据有数据的海量、非结构化以及对数据的实时处理的特点。大数据时代背景下，高校档案工作应改变封闭、原始的状态，更新相关技术和设备，在保存原始档案资料的基础上，通过有关技术手段转换为电子档案。完善相关技术，主动适应大数据时代的要求。利用大数据的海量信息和实时处理技术，完善相关档案材料，变被动服务为主动适应用户需求 关键词：大数据；高校档案；服务 所谓“大数据”（Bigdata），IBM公司将其概括为大量化（volume）、多样化（variety）、快速化（velocity），以及在三v基础上的大价值（value），即所谓的四v。对于其内涵，可以这样理解：“指在一定时间内用常规软件工具无法对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合”。如即所见，大数据的这些特点给人们带来了便捷、美好、可预见的现实生活，也必对人们未来产生巨大影响。大数据已成为不容忽视的流行。在大数据背景下，高校档案工作如何应对挑战，实现有效管理与利用，这是一个不容回避的话题 一、高校档案管理与利用现状 目前，高校档案工作作为高校诸多日常性工作之一而存在。其主要工作内容就是对本校各类档案的管理，以及承接对各类档案的查询。从笔者掌握的情况看，高校档案工作多存在馆藏资源利用率低、服务种类单一等弊端，亟待解决 （一）高校档案类别及管理 高校档案主要是围绕高校内部日常工作、发展等产生的资料、材料等。就其内容，大致包括?h群档案、行政档案、教学档案、科研档案、产品档案、外事档案、出版档案、财会档案、声像档案、人事档案、学生档案、基建档案等。目前，高校档案管理多为单纯的资料分类、整理与建档保存。偶有比较先进点的，就是在建档保存时增加了分类分目录入电脑，这样便于查询、检索 （二）高校档案使用（查询、借阅等）范围gL）J～务类别 高校档案内容决定了其使用（查询、借阅）范围一般为校内。其服务类别，就笔者掌握的情况，一般是对原始档案的查询、复印、扫描等，比较单一 （三）高校档案使用（查询、借阅等）手续 高校档案的查询都必须履行相关手续，一般各高校的规定都差不多，大同小异。如某高校规定，本校工作人员因工作需要查阅利用档案、资料，须经档案管理部门同意，办理登记手续，凡涉及核心机密档案，经有关领导批准方可查阅。外单位人员查阅档案、资料，必须持本单位介绍信，经单位领导批准和档案管理部门同意后方可查阅。档案原则上不外借，如确需要借出者，须经档案室人员同意并办理有关借阅手续后方可借出。如需复制，要经档案室负责人允许，密件不准复制。凡查阅者，应填写《档案利用效果登记表》，以便搞好档案利用统计工作和管理工作。利用干部档案，应填写“查阅干部档案审批表”办理审批手续。阅档人员必须是党员干部。借用的干部档案，要妥善保管，严格必威体育官网网址，不得转借。未经批准，不得以任何手段复制档案内容。档案借出时间不得超过两周，逾期使用者，应办理续借手续 二、大数据对高校档案工作的冲击 由上文分析可见，目前的高校档案工作尚处于比较原始、传统的状态。档案工作一方面是为了保存资料；另一方面，档案工作对资料的保存最终也是为了实现对资料的利用。而现实情况是大部分档案材料多处于被搁置的状态，仅仅是为了保有而保存，未充分发挥其价值，能被利用的仅仅是有限的很少的一部分。大数据时代，数据的海量和非结构化以及对数据的实时处理决定了其对高校档案工作的影响是必然的 （一）大数据时代已逐渐普及的无纸化办公，对传统纸媒意义上的高校档案工作提出了挑战 无纸化相对于传统纸媒，使得档案工作在信息查询与浏览上更为便捷。而电子材料的不稳定性和可随意更改性，又对档案工作提出了更高要求。在大数据时代，档案工作如何适应无纸化办公，将传统意义上的纸媒转换为所查即所见的电子档案，且保有档案材料必有的原始性，这是值得探讨的一大课题 （二）大数据时代信息分析和利用方式的变化，对传统意义的高校档案工作提出了更高要求 大数据时代，信息海量保有；二维表结构的传统数据存储类型发生了根本改变，非结构化数据比重增大；信息分析和利用已实现即时处理。高校档案也保有一定信息，如何将现有封闭式保有信息融入大数据海量信息，变现有被动服务为主动满足社会需求，同时实现开放服务与信息安全必威体育官网网址，这是大数据时代高校档案寻求发展之道 三、大数据背景下高校档案的管理与利用 由上文分析可见，大数据背景下的高校档案工作面临诸多挑战。如何适应时代发展，建立新型的高校档案管理与利用模式，这是值得探讨的课题。笔者根据实际工作经验，提出以下意见请商榷 一是更新、完善信息处理相关设备和技术。大数据背景下的高校档案处理需要与之匹配的网络技术、计算技术、智能技术等。因此，高校档案工作要完成新时代背景下的转型和