02行政部管理制度A-07-1.docVIP

武汉格瑞林建材科技股份有限公司管理文件 文件名称：行政管理制度 文件编号 XZ-A-07-1 编制部门 行政部 分发单位 共 份 编 制 审 核 批 准 编制日期 审核日期 批准日期 目的 为加强公司行政事务管理，使行政管理工作实现规范化、程序化、制度化，进一步加强监督和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，特制定本制度。 适用范围 本文件适用于公司总部，各分单位、部门可参照执行。 责任部门 行政部 行政部管理制度 4.1 行政办公管理制度 4.1.1为适应公司高速发展的需要，加强办公区的管理，创造一个文明、舒适、和谐的办公环境，树立良好的公司形象，提高办公效率，有利于公司各项工作的开展，特制定本制度。 4.1.2办公室是公司领导、管理人员和文员等员工办公、接待客人的场所，是公司面貌的一个窗口，凡进入办公室的公司员工均必须遵守办公室的有关规定。 4.1.3公司员工应严格遵守考勤制度。 4.1.4按考勤制度规定上下班时间； 4.1.5员工应按规定时间到食堂用餐，中午不得饮酒（因公接待除外）。 4.1.6男女员工不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴不协调的饰物上班。 4.1.7主动与领导同事寒暄打招呼，办公期间一律按最高职衔称呼部门领导或主管，不得直呼其名、按旧有习惯降级或随意称呼。 4.1.8办公室内须保持肃静，凡进入办公室的员工，均不得大声喧哗，不得在楼梯处停留会话。 4.1.9不得在办公区内用餐、吃零食，办公时间不准吃进零食或嚼口香糖。 4.1.10 办公时坐姿要端正，办公时不得趴在桌子上或躺在椅子上。 4.1.11各部门每天早晨秉承“整理、整顿、清扫、清洁、素养”的要求对办公场所进行整理。要求办公场所不能有纸屑、杂物，办公桌面不能有灰尘；文件资料、办公用品放置整齐，不用的东西不放在桌面上，椅子不坐时要靠桌沿摆放整齐等等。 4.1.12不得在办公区摆放衣物、箱架、鞋子、雨衣（伞）及其他私人杂物。 4.1.13严禁随地吐痰、乱丢杂物，下班后应整理好桌面物品，严禁乱摆乱放。 4.1.14办公室内的各种设施（包括家具、电脑、空调、排气扇、灯管、电话等）未经同意不准随意拆装，如出现故障须即时通知综合部要求维修。凡擅自拆装或者其他原因造成损坏的，除照价赔偿外，对其本人罚款100元，对其部门第一责任人罚款50元。 4.1.15严禁串岗越位或群聚聊天，影响他人工作。 4.1.16办公室电话是为了方便工作而设置,使用电话要文明接听,谈吐清雅,打电话要简练,不得借电话聊天,如需要留言,请记清对方姓名、地址及联系电话等。 4.1.17生产车间严禁吸烟（除单间办公室外），严禁将烟头扔进纸篓，违者罚款50元/次。 4.1.18严禁在办公室打牌、下棋、赌博，未经他人允许，不准私用他人电话，随意翻阅他人办公资料，更换台、凳、电话等，违者视情节轻重做出处理。 4.1.19下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁人保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开，否则因此而造成重大损失的将追究其经济责任。 4.1.20文明用厕，注意保洁。上洗手间便后要冲水，并关闭水龙头。 4.1.21各楼层谈判间、会议室等使用，公共办公区的管理统一由行政部管理安排，其他部门不得擅自使用。 4.2印信管理制度 4.2.1为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制订本办法。 4.2.2公司对外使用的印章刻制均须报总经理批准，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。 4.2.3印章的形状和规格，按国家有关规定执行。根据国际、国内先进、适用的质料和种类。 4.2.4下属企业和部门根据需要可以申请刻制内部或对外用章，但须经总经理批准。 4.2.5新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。 4.2.6印章启用应事先须发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。 4.2.7公司各类印章必须有专人保管。 (1) 董事会、公司的正式印章、专用印章、钢印、手章的管理由行政部负责。 (2) 各部门印章由各部门指定专人负责保管。 (3) 印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。 4.2.8印章保管必须安全可靠，特制印章要放在保险柜。印章放在办公室或随身携带，保管人不准委托他人代管。 4.2.9印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合部门查处。 4.2.10印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、移交时间、图样等信息。 4.2.11有下列情况，印章须停用： (1) 机构名