数字化绩效管理工具在呼叫中心中的应用.doc

数字化绩效管理工具在呼叫中心中的应用 　　[摘要]科学技术的飞速发展，使得今天的呼叫中心很容易获取到丰富的数据资料，这些数据可以处理成有用的标准规范，并用专业化的软件组织成各种图示和表格，成为呼叫中心管理者做出决策的依据，使呼叫中心更有效地满足客户的要求，并使呼叫中心的工作更加富有成效。目前呼叫中心越来越趋向精细化、数字化管理，KPI管理成为一种有效的管理手段。文章采用理论分析与案例实证分析相结合的方法，研究如何利用数字化管理工具提高呼叫中心运营管理水平 [关键词]呼叫中心；数字化工具；绩效管理 [DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.01.059 1 引 言 客户服务中心现有的系统，例如自动呼叫分配系统（ACD）、计算机电话集成系统（CTI）、交换机（PBX）、客户关系管理系统（CRM）、交互语音应答系统（IVR）等，可以得到很多管理数据，从这些数据中选出合理的数据信息，再利用科学的方法对这些已有的数据进行挖掘和加工；最后对这些分析进行汇总，产生一个多角度的分析结果，随后再将其应用在生产实践中，从而有效地提高管理水平 2 绩效管理的概念与内涵 2.1 绩效是结果 1995 年，Bernadia等将绩效定义为在特定的时间内，由特定的工作职能活动或行为产生的产出记录，这种定义将绩效同任务完成情况、产出、结果等同起来，这些工作结果与组织战略目标、顾客满意感及所投资金钱的关系最为密切 2.2 绩效是能力 该观点认为，对员工能力的识别可以区分其在工作中的优劣表现，其基本假设是合格的员工能带来合格的绩效。如Spencer（1993）认为，胜任力是个体的内在特征，这一内在特征同工作和情境中的相关绩效之间存在某种程度的因果关系 2.3 绩效是行为 研究者更倾向于将绩效界定为行为。Murphy认为“绩效是与一个人在其工作的组织或组织单元的目标有关的一组行为”。1990 年，Campbell等人的绩效理论认为，绩效不是活动的结果，而是活动本身，是人们实际做的，与组织目标有关的并且可以观察到的行动或行为，而且这些行为完全能由个体自身控制。绩效是具有可评价要素的行为，是人们工作时所作所为，这些行为对个人或组织效率具有积极或者消极作用 3 呼叫中心数字化管理工具 3.1 利用最小方差分析客服专员稳定度 在呼叫中心中人们喜欢使用平均法，平均法强调的是平均水平，不强调这个群体中每个个体的差异。但是对于管理者来说，每个个体之间的差异才是关注的重点。为了解决平均法的这个缺陷，出现了最小方差管理法。与平均法相比，增加了一个管理的指标：方差，也就是更加关注每个个体之间的差异。最小方差管理法不仅强调平均水平，更加强调一个群体中每个个体之间的差异，即管理的重点在于缩小个体之间的差异。在呼叫中心，许多KPI指标一般采用月平均值进行计算，例如平均通话时长、满意率等。由于采集时间、班级等的不一样，平均值都会不一样，这个时候如果只用平均值一个指标去进行判别比较，结果不一定准确，所以将标准差除以平均值，得出一个系数，就称为离散系数。离散系数是一个控制指标，是必威体育精装版方差管理法的核心 最小方差管理法主要有三个步骤： （1）得出KPI指标的离散系数，由此得出KPI指标是否可控；离散系数=标准差/平均值。最小方差管理法先计算出了KPI指标的离散系数，随后将离散系数进行等级划分，当离散系数小于等于0.1时，则处于稳定状态；当离散系数大于0.1而小于0.16时，处于可控制状态；当离散系数大于0.16时，处于失控状态；当离散系数大于0.8时，处于严重失控状态。这四个等级对呼叫中心的差异化管理进行了明确的界定，只要将某个KPI指标的离散系数计算出来，就可以知道这个指标处于的状态，从而选择正确的管理模式 （2）如果指标处于失控状态，那么一定存在某种特殊的原因，这个时候可以利用控制图对其进行分析 （3）通过常态图找出主要差异的族群，对差异化族群进行针对性管理，想办法消灭或者减小差异，从而减小方差 3.2 利用班组分群管理图精细化管理班组成员 （1）平均值好，离散系数小。这是班组的中流砥柱，每天的表现既优秀又稳定。这些标兵身上一般都具备较为优秀的技能，他们的好坏及稳定直接关系到一个班组的稳定 （2）平均值好，离散系数大。不能看到离散系数大，就说这个班员不好，还要结合趋势值来看。如果这个班员的趋势值是在进步，而离散系数较大，说明该班员在经历一个较为明显的上升期；相反，这个班员的趋势是在下降，并且离散系数较大，则说明该班员在经历一个负面变化。如果趋势值没有明显的变化，离散系数大，则说明这个组员只是表现不稳定 （3）平均值差，离散系数大。如果平均值差，离散系数大，但是趋势值在