招投标责任矩阵〔11〕.docVIP

第十一章 建立责任矩阵? （一）责任分解矩阵图 根据工作分解结构图，还可以把参与招投标的相关团队、相关的人列出来，再把最底层的工作编上号，建立一个责任分解矩阵图。 {案例} Jack是负责前期准备的，Tom负责发包规划。用P来明确他是主要负责人，S是表示次要负责人。每一项工作只能有一个主要负责人，可以有两个次要负责人。 也就是说将来操作的时候，哪一个环节出问题，可以很清晰地找到责任人，因为招投标这种工作时效很紧，所以要求每一个环节都有人承担责任，才能够比较有效地执行。 当然要完成这个过程，还需要各个相关部门的协调支持，具体策划者如果能够比较早地把这种安排知会各相关部门，协调起来效率就会提高一些。 每一项工作都有时间要求，如果准备招标文件要10天的时间，就要标出截止时间，如果招标是20天的时间，就要倒算出来每一个环节需要多少时间去完成，通过这个设计，就可以把整个工作的流程时间安排确定下来。还可以在这个责任矩阵图中，把时间加上去，例如前期准备由Jack负责，前期准备的所有工作必须什么时候完成，具体包括什么内容，都标得很清楚，这样安排，就不会有漏洞。 招投标的策划管理，为什么操作起来会有很多问题？很重要的一个因素，是在前期欠缺比较周密的策划过程。如果要在前期策划得比较周密，把整个要做的工作尽可能不要有遗漏地完成，就要通过一些方法，例如建立一些模板来做支持。 一旦建立这种模板，再次操作类似的招投标工作，就会比较容易。因为从模板可以看到：上一次是怎么分配这些工作的，涉及到哪些内容，现在根据不同的情况要做怎样的调整，怎么组织大家开会，怎么安排每个人的责任，等等，都会比较清晰。所以在策划的过程里要考虑的全部因素都在这些模板中呈现，尽量避免出漏洞。? 案例：家具采购的招投标实施? {案例} 如果你是一个国际组织的采购经理，你所在的组织要尽快在一个发展中国家（苏丹）设立一个相当规模的办事机构处理应急事宜。你的上司要求你尽快（3 个月内）完成所有办公家具的采购，使用部门已经提出下列清单： ? 序号 名 称 数量 备注 1 大班桌 48 套 ? 2 大班椅 48 件 ? 3 办公桌（大号） 138 套 ? 4 办公椅– 高背/转椅/带轮 138 件 ? 5 办公桌（中号） 720 套 ? 6 电脑桌 260 件 ? 7 办公椅–低背/转椅/带轮 980 件 ? 8 普通来访者座椅（带扶手） 1000 件 ? 9 会议室座椅 600 件 ? 10 会议桌带20 张椅 2 套 ? 11 会议桌带10 张椅 24 套 ? 12 铁制文件柜（带锁、柜门） 192 套 ? 13 铁制文件柜（齐胸高、滑动或转动门） 192 套 ? 14 铁制文件柜（4 个带锁抽屉） 960 套 ? 15 在苏丹JUBA 的安装 所有家具 ? ? 点评：每一次招投标的项目组织工作都是一个整体的策划过程。? （一）利用有效渠道发布信息 对于国际机构来说，其采购更要求公平公正，所以信息发布相对来说是比较重要的。那么，通过什么平台发布招投标的信息呢？可以通过招标网。? {案例} 联合国有一个网站（），每天有很多采购信息。联合国这种招标采购已经运作了很多年，目前每年采购大概在300亿美元左右，这其中，美国中标数是最多的，中标的金额大概占20%左右；其次是俄罗斯，大概占10%左右；其他的如法国、英国，大概都是5%左右；中国中标的金额大概是0.5%，非常低，要是从GDP这个角度看，中国的GDP在全世界目前的位置应该是占4%～5%，中标率占0.5%就相差太远了；印度中标的金额占2.5%。也就是说，我们对国际的这种投标规范和技巧还是了解得比较少。 例如，前年年底，联合国采购司专门派人到我国来考察过，表示有很多产品想用中国的，而且现在使用的有些产品就是中国产的。中国的企业为什么不能直接参与投标，不能直接中标呢？并不是说中国企业没有实力，而是因为很大程度我们不熟悉国际上的那一套规范。? （二）操作比较规范 联合国的招投标采购实行得比较早，大概从20世纪七八十年代开始，它就很重视规范的公平公正，而且采购范围考虑得很周到，因为它采购的范围是全世界，所以它希望不偏重哪一个国家，全世界所有的国家都有均等的机会，所以联合国设计的招标文件，以及采取一些措施和条款，都有值得招投标人员借鉴的地方。 上述案例中关于家具的采购信息就是来自联合国的招投标网，反映出了联合国招标的特点如下： ? 涉及地区很广，招标的信息要在一定的时间内发出去，现在已经有一个很有效的信息平台，这个不难做到。 ? 家具没有国际标准，世界各国的家具生产商生产的东西都不一样，但是招标方又希望在短时间内，买到与自己的要求比较接近的。所以在它的招标文件里，除了有一些描述，如尺寸、用材，还有一些参