精益办公管理.ppt

用时间进行管理，尽量标准化工作 例行工作效率提高也是增加创造性工作的时间。 办公室工作可标准化比例较高可达60%。 对关键的重复性较高工作建立标准时间管理，进而提高效率 尽量标准化流程和事务作业，让事务有规律。 不要会走捷径的“聪明”人 最多2小时法则 　　 □从事知识性工作的人能够最大限度集中精力的时间一般是2个小时。 □给大家休息的时间和借口（茶点等）。 泰勒—科学管理—员工休息的必要性 杂事优先法则 　　杂事是工作的致命病毒 日常琐事杂物（电话、邮件、会议、准备等）占工作时间比例40%以上。 杂物是扰乱顺序的泥潭。 所以，优先处理各种杂事，即“三十分钟保卫战”。 在每个工作单元（2小时）的时间间隙里，利索地处理可预见的杂事，每天上下午各拿出半小时集中处理杂事。 在工作中不能被动地等待杂事上门，而要对杂事有充分的预见性。 杂事的来源一般有六个源头，上级、下级、客户、总部、其他部门。 “流”原则 □分工要仔细思考，按照相似性原则，按照每个人特点，流水化生产。 □不要随意安排工作，尽量集中统一，打断工作就是中断流程。 □减少繁文缛节，让大家集中注意力工作 现场活性化原则 □布置温馨的办公室，轻松的心态，快乐环境—员工少生病，有士气。 □鼓励的话，加油的话，积极的态度，杜绝发泄的批评。 □与员工们一同快乐的班后活动。 ●注重工作分解和分工 □安排的工作要监督下属列入自己日程表。 □确认下属不超负荷，超负荷要表示感谢。 □自己的工作和安排的工作要随时检查，刨根问底。 □考虑所有人的负荷，不能鞭打快牛，快牛会变慢的。 □给新员工担当，培养下属，常会出人意料。 □要事要么不分解；要么把自己设计进流程中。 本月任务表 可以将“本月任务表”作为“工作接收表”来使用。原则上是在接收工作的时候就立刻填写，也可以每月一次（通常在月初）进行整理，安排好本月和下个月的任务。 练习：6月份的工作任务与项目的列举（现在一直到毕业） 任务的分配 任务的分配 项目分解表 项目分解方法：HENIRO 对一件业务进行分解有六个视角，即“HENIRO”。 从以下六个角度进行分解之后，就可以把分解后要依次做的事情，填入工作表 ●?H：听取(hear)，是否需要听取别人的意见 　　 ●?E：调查(examine)，是否需要做调查、研究工作 　　 ●?N：交涉(negotiate)，是否有需要事先与他人交涉的事项 　　 ●?I：告知(inform)，是否有需要事先对他人告知的事项 　　 ●?R：拜托(request)，是否有需要事先请求他人做的事项 　　 ●?O：操作(operate)，有哪些需要自己操作的事项 练习：选取考试作为项目进行分解 每日回顾 每天处理收集箱，这样永远不会有一大堆事等你； 每天回顾日程安排，修改来不及完成的安排。 每天回顾周月计划，调整安排。 每周回顾 周月计划回顾，不足与修改调整方法 项目回顾，更好的分解及执行方法。 日程及行动安排调整 任务改善方法：极端Drastic法 实事求是 注重成效！ Internal use only Copyright belongs toTian Jin university 天津大学管理与经济学部 日企的办公的精益思想介绍 行政(自我工作管理)能力 １．时间管理与排定 ２．目标与标准设定 ３．计划与安排工作 沟通(与人沟通协调)能力? ４．倾听与组织讯息 ５．给予明确的讯息 ６．获得正确的讯息 督导(建立工作团队)能力 ? ７．训练教导与授权 ８．评估部属与绩效 ９．行为规范 认知(思考清晰缜密)能力? １０．问题确认与解决 １１．决断与风险衡量 １２．清晰思考与分析 “管理才能评鉴”测评的经理人12项能力 1、何谓工作效率 工作效率？ 简单是说，就是在一小时内可以做多少事情。 效率=总量÷时间  总量=效率×时间  时间=总量÷效率 以上这些都可以表示产出的工作效率 比喻5000个字，要在2小时内打完，工作效率就是2500个/小时。 2、怎样提高效率 提高效率就==无缝链接，整体作战。 围绕大目标给自己和下属分解小目标，而且通过可视化操作，让企业所有人的月、周、日工作计划更好地衔接，从而创造更好管理环境的系统方法。 管理者分解任务要计划性的安排，要排计划，关注产能。 时刻了解你的直接下属正在做什么 每天开早会布置工作，开晚会确认进展。 做事靠系统，而不是靠感觉。----林伟贤 2、怎样提高效率 办公室时间 哪些工作认定为必须工作？ 这些工作标准完成时间是多少 3、办公基本法则 明确目标法则 　每件任务包含质量