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现代办公自动化实用教程第1章　现代办公自动化基础 内容提要 信息技术革命使人类社会从工业化向信息化迈进，办公自动化的产生和发展是适应社会信息化、管理科学化和决策现代化需求的必然结果。办公自动化技术在行政管理领域的应用，为完善行政管理学理论研究提供了有效载体，为提高行政管理质量和效率提供了全新的手段，为行使行政管理职能提供了直接途径。目前，办公自动化的热潮已席卷各发达国家，我国的办公自动化也在近些年来得到了长足的发展。 本章介绍办公自动化的基本概念、国内外发展状况、未来发展趋势、电子政务基本知识以及办公自动化的安全与必威体育官网网址等。 1．1　办公自动化概述 1．1.1　办公自动化的概念 办公自动化(Office Automation，OA)是20世纪70年代中期在发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。办公自动化是现代信息社会的重要标志之一，它涉及系统科学、行为科学、信息科学等，是一门交叉性的综合学科，是一个系统工程。 广义的办公自动化，更多的是对智能化办公功能及实现方案的讨论。下面是几个比较流行的有关办公自动化的定义。 ①办公自动化是用计算机及先进的办公设备连续地、自动地处理办公例行事务，提高人们在办公室中工作和管理的效率。 ②办公自动化是把计算机技术、信息技术、系统科学和行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理的、数量庞大而结构又不明确的业务处理工作的一项综合技术。 ③办公自动化是用现代的信息技术和手段实现现代办公，达到无纸化、自动化和智能化的目标。 ④办公自动化是指利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。 虽然这些定义的内容不尽相同，但它们都有以下一些主要的共同点。 ①办公自动化系统是以行为科学为指导，以管理学、社会学、系统工程学和人机工程学为理论基础，并结合运用计算机技术、通信技术和自动化技术等的一门综合性科学技术，是一个多学科相互交叉、相互渗透的系统科学工程。 ②办公自动化系统是以计算机技术为核心的现代信息技术的系统集成，使用的是先进的科学技术和现代化办公设备，这些技术和设备被用于信息的交流和管理，以实现科学管理与决策，所以它是现代信息社会的主要标志之一。 ③办公自动化系统是一个由办公人员和办公设备构成的人机信息系统，具有很强的信息处理功能。它包括信息的采集、加工、传递和存储等环节。办公自动化系统是对文字、语音、数据和图形图像等多媒体信息一体化的处理过程，能把基于不同技术的办公设备(如计算机、打印机、传真机等)用网络联成一体，将文字处理、语音处理、数据处理和图像视频处理等功能集成在一个系统中，使办公室具有综合处理这些信息的能力。 ④办公自动化系统的任务是尽可能有效地利用信息资源，向多级办公人员及时提供所需信息，提高工作效率和质量，进行辅助决策，改进办公质量，以求得良好的社会和经济效益，达到既定的工作目标。 在2000年11月召开的办公自动化国际学术研讨会上，专家们建议将办公自动化更名为办公信息系统(Office Information System，OIS)，他们认为“办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。” 总之，办公自动化的概念将随外部环境、支撑技术以及人们观念的不断发展而逐渐演变，并不断充实完善。办公自动化是计算机技术、通信技术与科学管理思想完美结合的一种境界和理想。 1．1.2　办公自动化系统的组成 办公活动的核心是实现科学管理，要真正做到这一点，取决于组成办公自动化系统的各个要素的性能及作用的发挥。办公自动化系统由以下7个要素组成。 1．办公人员 办公人员是办公自动化系统不可缺少的重要组成部分，并具备完成自身职责任务的能力和素质。在某些办公自动化系统中，办公人员分为上、中、下3个层次，即领导决策人员、中层管理人员、专业人员和辅助人员，他们既有分工又有合作，各司其职，各尽其责。 (1)领导决策人员 领导决策人员是企业的经理层或政府机关中各级领导决策人员，他们要掌握准确的信息和情报，能综合分析本单位和有关单位的具体情况和动态，制定短期目标和长远规划，对单位的重大事项做出决断。其办公活动性质一般是非确定性的、无规律可循的。 (2)中层管理人员 中层管理人员是企事业单位的部门负责人，既要负责安排、协调专业技术人员的工作，还要收集信息，进行决策，根据上级指示及时解决本部门的问题，做到上情下达，下情上传。其办公活动属于混合型。 　　(3)专业人员和辅助人员 专业人员和辅助人员是行政机关中负责社会、经济、政治、法律等各项业务的工作人员；行政机关和企事业单位的一般办公人员和后勤人员；企业中负责生产、经营销