《Access数据库实用教程》第六章报表的设计.ppt

第6章 报表的设计 6.1 报表的概述 报表是Access中又一重要对象，它根据指定规则打印输出格式化的数据信息，即将用户需要的数据从数据表和查询中整合并挑选出来，作为数据源来设计报表输出数据，从而更方便地阅览查看信息。 同时，还可以在报表中进行多级汇总、统计、平均和求和等计算，并且可以在报表中添加图片和图表。 6.1.1 报表的构成 报表和窗体的构成相似，同样是分为5部分，称为5个节，从上至下分别是报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚，如图6-1所示。 （1）报表页眉：设计视图时位于报表的顶部，打印时显示在第一页的顶部，内容一般放置标签来显示图形或描述性文字，如报表的标题和使用说明等。 （2）页面页眉：打印时显示在每一页的顶部，内容一般是说明每页的信息，如标题、列标题、日期或页码等。 （3）主体：是报表的主要部分，用于显示记录数据和操作数据，通常包含控件、标签、复选框等。 （4）页面页脚：打印时显示在每一页的底部，内容一般也是说明每页的信息，如日期、页码和页数等。 （5）报表页脚：设计视图时位于报表的底部，打印时显示在最后一页的底部，内容一般是报表的汇总说明等。 6.1.2 报表的功能 （1）能够呈现格式化数据，格式丰富，使报表更便于查看阅览。 （2）能够分组组织数据，对数据进行汇总，使报表更加清晰明朗便于比较分析。 （3）能够输出标签、清单、订单、信封和发票等样式的报表，使报表更加有效的处理商务信息，满足不同用户的需求。 （4）能够在每页的顶部和底部打印显示各种提示信息的页眉和页脚，便于保存和归档。 （5）能够在报表中包含子报表和各种图形、图表，不仅能更加清晰地分析说明报表中的数据，还使报表美观。 （6）能够对大量数据进行比较、汇总，并可以对其进行平均、求和等统计计算。 6.1.3 报表的视图 为了更见清晰直观地浏览报表，Access提供了3种报表的视图方式，分别是设计视图、打印预览和版面预览。 1．设计视图 设计视图是报表的工作视图，视图界面如图6-2所示。 2．打印预览 打印阅览不仅可以查看打印效果，还可以查看报表每一页上显示的数据，并在此视图中可以更改报表的显示比例，如图6-3所示。 在该视图中，用户可以在屏幕上检查报表布局是否与预期的一致，报表对事件的响应是否正确，报表对数据的格式化是否正确以及报表对数据的输出排版处理是否正确等。 Access 2003提供的打印预览视图所显示的报表布局和打印内容与实际打印结果是一致的。 3．版面预览 版面预览可以查看报表的版面设置及打印效果，视图界面如图6-5所示。版面预览视图与打印预览视图的基本特点相同，但版面预览视图只对数据源中的部分数据进行数据格式化，如果数据源是查询，还会忽略其中的链接和筛选条件，因此报表预览速度快，工作效率高。 6.1.4 报表的分类 根据报表的结构布局可将报表分为纵栏式报表、表格式报表、图表式报表和标签式报表4种类型。 1．纵栏式报表 纵栏式报表结构与纵栏式窗体相似，文字纵向排列，在纵栏式窗体中只能显示一条记录，而纵栏式报表可以显示多条记录，字段标题信息和记录数据都在主体节中。 2．表格式报表 表格式报表以表格的形式显示数据记录，能同时显示多条记录。在表格式报表中记录纵向排列，字段横向排列，能在一行中显示记录的所有字段，字段名称在页面页眉中显示，报表名称在报表页眉中显示。 3．图表式报表 图表式报表以图表的形式显示数据记录，使数据更加直观的显示，便于数据的分析比较。Access提供了多种图表供用户选择，如折线图、柱形图、饼图等。 4．标签式报表 标签式报表比较特殊，它里面每个以标签显示的记录格式相同，多用于设计各种标签、名片、信封及传单等。 6.2 创建报表 报表的创建与窗体的创建类似，主要有3种方式：自动创建报表、利用向导创建报表和在设计视图中创建报表。其中自动创建报表是最为快捷的方法，利用向导创建报表是最为简单的方法，在设计视图中创建报表是最为自由的方法。 6.2.1 自动创建报表 （1）启动Access2003应用程序，打开要创建报表的“学生管理”数据库。 （2）在数据库窗口的“对象”栏中单击“报表”选项，然后单击数据库工具栏上的“新建”按钮。 （3）在弹出“新建报表”对话框的右侧列表中选择“自动创建报表：纵栏式”选项，在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表框中选择数据源表“学生成绩”，如图6-10所示，然后单击“确定”按钮。 （4）弹出创建好的报表，单击“文件”→“保存”选项，在弹出的“另存为”对话框中输入窗体名称“学生成绩”，然后单击“确定”按钮，创建好的报表如图6-11所示。 6.2.2