复印机改善案-中文版.pptVIP

ZAEC复印机改善案 存在的困扰 目前面临的困扰 一、办公费用高：彩色输出成本高、垃圾传真多、随意输出造成浪费。 二、存在文件安全隐患：设计图纸、经营决策、财务文件输出等被 误拿、忘拿甚至泄密。 三、使用人员多，对人员使用设备不能有效管理，造成设备故障工作 效率降低。 四、部门的输出印量不能实现报表化，无法进行有效管理。 五、设备品牌种类繁多，耗材采购及维修繁琐造成管理不便。 六、公司发展人员增加，设备数量增多，造成办公环境质量下降。 IC卡认证系统通过IC卡进行输出认证，避免输出的浪费，可以跟据公司的职员的岗位或者业务的 需要为不同的员工分配不同的使用权限，避免未授权的用户去使用输出设备。同时也可以让传真接 收在指定文件夹，只保留需要的文档，进一步做到避免输出浪费的情况发生。 改善前后费用对比 使用成本大幅降低，文件输出管理可控：传真、打印、复印、扫描得到监控和管理，每月费用可提供报表。 优化文件打印、传真和管理流程，达到提升工作效率的目的，整合设备，除去了设备的维修费用，提高文件输出品质。 打印、复印、传真和扫描全通过IC卡统一管理，文件安全性大大提高。 释放管理部门的工作量。 无需承担后期维修风险，无需另行采购耗材。 单击此处编辑母版标题样式 目 录 1 2 期望改善 3 解决方案 4 现状分析 5 总结 成本计算 现状分析 公共电脑放置区 CANON（制造部） FAX（全社共用） 生管部 管理部 制造部 生管部 品管部 生技部 技术部 EPSON（技术部） HP（技术部） HP（品管部） 表示黑白打印机 表示彩色打印机 810(全社共用) 230(全社共用) 改善前的复印机、打印机分布图 改善前办公设备费用分析 120元 月打印量600页（维修成本高） 0.2元 打印 HP1000激光打印机 合计 松下传真机 佳能IP4200喷墨打印机 EPSON 喷墨打印机 佳能CanonIX9000喷墨机 230 810 设备型号 5400元/月（年度费用：5400元/月×12月=64800元） 180元 月印量600页 （其中100页垃圾传真） 0.3元 传真 150元 月打印量50页 3元 彩色打印 540元 月印量180页（成本高） 3元 彩色打印 810元 月印量270页（成本高） 3元 彩色打印 1800元 月印量2万页（使用量无法有效控制） 0.09元 打印、复印 1800元 月印量2万页（使用量无法有效控制） 0.09元 打印、复印 小计 设备输出张数（月平均预估） 单张成本 功能 期望改善 有效管理机密文件输出确保文件输出安全 成本 管理 安全 管理全面化、自动化、报表化！ 避免浪费，降低总体使用成本，费用透明化！ 期望改善 解决方案 公共电脑放置区 改善后的复印机分布图 MPC2050（不带传真） 彩色复印机 生管部 管理部 制造部 生管部 品管部 生技部 技术部 表示彩色打印机 MPC2050（带传真） 彩色复印机 改善前后的复印机、打印机配置比较 改善前 改善后 从改善前的7台打印机减少为改善后的2台打印机 改善前后优缺点比较 ①一次性投资费用（投入13000元） ②现有的彩色喷墨打印机会闲置 ③管理部工作内容会追加（发卡、变更和销户等） ④打印、复印速度减慢： 由现在直接打印、复印→刷卡后才能打印、复印出来 ⑤未带卡人员就不能使用复印机 ①没有彩色扫描功能 ②对人员的使用量无法控制 ③机密文件如发生泄密后果严重 ④非公务用印刷无法控制 ⑤不能控制有打印出来无人认领的资料 缺 点 ①因更换后复印机带有传真接受功能，节省目前传真机的费用和可解决垃圾传真的问题 ②可以解决彩色（A3、A4）扫描、打印的问题，彩色打印质量和速度提高 ③控制每个人的复印机使用量，管理容易化 ④确保机密文件的安全性(AI信息安全化对应) ⑤减少非公务用印刷的使用量 打印之后会直接打印出来，使用者使用时较方便 优 点 改善后 现 状 区 分 改善前后的复印机使用方式对比 改善前 改善后 PC 打印 打印 复印机 输出 USER 复印机 输出 复印 PC 打印 打印 复印机 输出 USER 复印机 输出 复印 刷卡 刷卡 复印机刷卡的功能整合在目前使用的餐卡中 改善前后复印机组成方式对比 + + 改善前 改善后 复印机 + 全包租赁方式 复印机 管理软件+IC认证 全包租赁方式 IC卡认证功能（拒绝浪费） 管理员设定人员的权限—(案) ○ ○ × ○ × ○ 事务所一般人员 × ○ × ○ × ○ 专员 × × × × × × 其他一般人员 × × × × × × 现场专员 × ○ × ○ × ○ 组长 ○ ○ ○ ○ ○ ○ 系长 ○ ○ ○ ○ 扫描 ○ ○