商务写作 商务信函.ppt

商务写作(Business Writing) 一、商务信函概述 商务信函概述 一、正确的观念 1.商务信函是一种“推销”函 2.商务信函的基本特点 3.商务信函无定律 商务信函概述 1.商务信函是一种“推销”函 商务信函是一种常用的商业联系媒介，实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，或是物品、或是服务等。 要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。 商务信函概述 2.商务信函的基本特点 商务信函书写的重点应放在“效率”上，应易读易懂；语气真诚、友好、客气；语言简短、朴实、自然；内容清晰、准确、具体；行文正确、完整。 商务信函概述 3.商务信函无定律 好的信函并没有固定不变的写作模式，因人而异。写信时，应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。 商务信函概述 二、应用原则 1.“挨达”AIDA原则：在拟就一封商务信函时，应首先考虑的原则： A— Attention 注意 I— Interest 兴趣 D— Desire 意愿 A— Action行动 商务信函概述 2.10个“C”的行文原则 明晰Clearness 具体Concreteness 简洁Conciseness 诚意Conscientiousness 正确Correctness 个性Character 礼貌Courtesy 完整Completeness 体谅Considerateness 优美Concinnity 商务信函概述 三、商务信函的构成要素 1.信头 2.发信日期 3.编号 4.封内收信人地址 5.指定收信人姓名 6.称呼 7.事由 商务信函概述 三、商务信函的构成要素 8.开头语 9.正文 10.结尾语 11.客套结束语 12.签名 商务信函概述 三、商务信函的构成要素 1.信头（Letterhead） 是指发信人所在公司的名称和地址，通常是预先印制好的，一般位于信纸的正上方。 内容包括：电话号码、电报挂号（Cable Address）、传真（Fax）和电传（Telex）号码、信件编号或索引号码以及写信日期。 商务信函概述 例如： 英国—— date/month/year 27 February,2008 美国—— month/date/year February 27,2008 商务信函概述 2.信内地址（Inside Address） 即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面隔两行，位于书信正文的左上方。 商务信函概述 3.称呼（Salutation） 是发信人对收信人的称号用语，自成一行，位于“信内地址”左下方的一、二行处。 商务书信的称呼通常要注意下面几点： （1）Dear Sirs 和 Gentlemen是最常使用的公文用语，前者是英国式的称呼，后者是美国式的称呼；注意Sirs前通常加Dear；Gentlemen必须用复数； 商务信函概述 （2）Dear Mr.(Mrs.) Smith这种形式，用于对有过业务关系或双方关系密切的称呼。 （3）Dear Sir是指男性，Dear Madam是指女性，Dear Sir or Madam是指不知道对方性别。 （4）称呼后面用冒号或逗号均可，一般用冒号。 商务信函概述 4.正文 正式的商务信件在每一段之间均留一空行。每一行末尾的单词一般不移行。 5.结尾客套语 位于正文最后一行下面一、二行处，从信纸中间偏右的地方开始写，一般占一行，第一个字母要大写，结尾用逗号。 商务信函概述 6.签名 是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字，通常位于结尾客套语下面两行，从中间偏右处开始写，一般占3～4行：第一行写公司名称，第二行是个人签名，要用钢笔；第三行打印自己的名字，用于辨认和复信；第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。 商务信函概述 信封和书信的写法-The Style of Envelope and Letter 1.信封的写法 （1）美国式航空信封的写法 商务信函概述 英国式航空信封的写法 （2）英国式航空信封的写法 商务写作技巧 商务写作的十大技巧 1.了解读者 2.使用第二人称，强调读者的利益 3.确定单一的交流目标和目的 4.清晰、简洁、直白 5.使用主题行、缩格、简短的开头段落和附言 商务写作技巧 6.开篇和结尾有力 7.在长文件中应用标题、空白、图表 8.使用主动句，少用被动句 9.避免消极写作 10.应用说服的技巧来影响读者 商务写作目标 商务写作通常是为了完成以下任务： 通知 说服 指导 记录 商务信函举例1： 商务信函举例2： 收信人：Great Valley 人事部 发信人：质量提高小组