数据管理与分析.ppt

Overview 概述 数据列表 数据排序 数据筛选 分类汇总 使用数据透视表 数据导入与导出 Excel具有强大的数据管理与分析能力，能够对工作表中的数据进行排序、筛选、分类汇总等，还能够使用数据透视表对工作表的数据进行重组，对特定的数据行或数据列进行各种概要分析，并且可以生成数据透视图，直观的表示分析结果。 由于排序与筛选数据记录的操作需要通过“数据列表”来进行，因此在操作前应先创建好“数据列表”。 “数据列表”是工作表中包含相关数据的一系列数据行，如前面所建立的销售清单和销售统计表，就包含有这样的数据行，它可以像数据库一样接受浏览与编辑等操作。 数据列表的创建方法如下：选定要创建列表的数据区域，然后选择Excel的“数据”→“列表”→“创建列表”菜单项。例如，要建立如图5-1所示的销售记录数据列表，应选中A1:O36区域，然后选择“数据”→“列表”→“创建列表”菜单项建立数据列表。 实际上，如果一个工作表只有一个连续数据区域，并且这个数据区域的每个列都有列标题，那么系统会自动将这个连续数据区域识别为数据列表。如图5-2。 将类型相同的数据项置于同一列中 使数据列表独立于其它数据 将关键数据置于列表的顶部或底部 注意显示行和列 注意数据列表格式 使用单元格边框突出显示数据列表 避免空行和空列 当数据表或列表中的数据记录太多时，要查看、修改或编辑其中的某条记录很困难，为了解决这个问题，Excel提供了记录单功能。 只有每列数据都有标题的工作表才能够使用记录单功能。单击销售记录数据列表中的任一单元格，从“数据”下拉菜单中选择“记录单”命令，进入图5-3所示的数据记录单对话框就能完成这些操作。 现在我们使用普通排序来完成任务1，对图5-2中的销售数量进行降序排序，得到商品销量排名，排在第一的即是月度销售冠军；对利润金额进行降序排序，则得到商品利润排名，排在第一的即是利润最高的商品。 步骤1：单击源工作表中的任一单元格，或选中要排序的整个单元格区域。本例中，可单击A3:G30中的任一单元格，也可以选择整个A3:G30区域。 步骤2：选择“数据”→“排序”菜单项，系统会显示图5-4所示的对话框。 步骤3：从对话框中“主要关键字”下拉列表中选择排序关键字，选择“销售数量”。 步骤4：指定排序方式，由于需要找出月度销售冠军，因此选择“降序”作为排序的方式。 步骤5：将“有标题行”单选钮选中，然后单击“确定”按钮，Excel就会对源工作表中的数据按销售数量从高到低进行重新排列，其结果如图5-5所示。 有时，我们需要按照一种指定的次序进行排序，而不是按照数值或者文本的顺序排序。例如在任务1中，店主需要知道本月各个类别的商品销售排名情况，商品类别要按照“手机、相机、MP4、MP3、储存卡”这个自定义顺序排列，而不是字母或笔画顺序。 要完成这样的排序，需要先建立一个自定义序列。 步骤1：选择“工具”→“选项”菜单项，系统弹出如图5-6所示的对话框。 步骤2：选择“选项”对话框中的“自定义序列”标签，然后在该对话框中的“输入序列”编辑框中输入自定义序列，每输入一个类别后按一下回车键。 步骤3：输入完成后，单击“确定”按钮，就将这个用户自定义序列添加到了系统中。 步骤1：单击图5-2中A3:G30中的任一单元格，也可以选择整个A3:G30区域。然后选择“数据”→“排序”菜单项。 步骤2：在弹出的“排序”对话框中，单击“选项”按钮，系统将弹出“排序选项”对话框，如图5-7所示。 步骤3：在 “自定义排序次序”下拉列表中选择前面建立的自定义序列，按“确定”按钮回到“排序”对话框。 步骤4：在“排序”对话框中选择“类别”作为主关键字，排序方式为“升序”，选择“销售数量”作为次要关键字，排序方式为“降序”，按“确定”按钮皆可得到如图5-8所示的结果。 数字：根据其值的大小从小到大排序。 文本和包含数字的文本：按字母顺序对文本项进行排序。 逻辑值：False排在True之前。 错误值：所有的错误值都是相等的。 空白（不是空格）：空白单元格总是排在最后。 汉字：汉字有两种排序方式：汉语拼音和笔画 数据筛选是一种用于查找数据的快速方法，筛选将数据列表中所有不满足条件的记录暂时隐藏起来，只显示满足条件的数据行，以供用户浏览和分析。Excel提供了自动和高级两种筛选数据的方式。 自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据列表中快速查找符合某些条件的记录的功能。筛选后只显示出包含符合条件的数据行，而隐藏其它行。 在任务2中，为了及时跟踪各个类别与各个品牌的商品销售情况，需要从图5-1中的销售清单中查询相关信息，可以通过自动筛选获取上述信息。 以“类别”字段的筛选作为例子，具体操作步骤如下。 步骤1