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文书的整理与归档 二、《归档文件整理归则》的实施范围 适用于各级党政机关、社会团体和其他社会组织。?? 企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参考《归则》执行。 《归则》不适用于科技、会计等专业（专门）文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理。?? 电子公文的归档管理按国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（档发[2003]6号）有关规定执行。 三、归档文件整理工作的几个基本概念 归档文件—--立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理—--就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 文件办理完毕—--是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。 四、《归档文件整理规则》的特点 1、取消“立卷”的概念，统称“归档文件整理”； 2、取消组卷、装订、拟写案卷标题、编排页码、填写案卷目录等项工作环节； 3、档案直接实行“文件级”管理，文件实行以“件”为单位的单份文件编号整理， 4、应以计算机 辅助档案管理为必备条件和技术支持。 5、只能适用于文书档案的整理。 两级分类的档案排列编号示意图（同一保管期限内跨年度排列,件号每年从1开始编制，盒号跨年度编大流水号） 11、排列上架 档案的排列方式 2、档案盒的格式 （1）档案盒规格 拟写档案盒封面 第五步：归档文件的编目 归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 馆编 室编 2 16关于印发《××省机关档案工作目标管理考评办法》的通知 ×档发〔2010〕36号 ××省档案局 1 备注 页数 文件日期 文件标题或摘要 文号 责任者 件号 归档文件目录 保管期限：永久 机构：办公室 一、件号：填写室编件号 二、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个管理机构，也可以是几个机关或若干人。 责任者是文件的组成部分之一和重要的外形特征，对于确定文件来源有着重要的作用，也是检索利用的重要途径。 除了著作、论文等署个人姓名外，其它不填个人姓名。 填写责任者项一般应使用全称或通用简称， 如“中国共产党浙江省委员会”，可简称“浙江省委”，但不能简称“省委”，更不能用“本局”“本公司”等含糊不明、难以判断的简称。 联合发文时，应将所有责任者照实著录，责任者过多时，著录列居首位的责任者 主办单位是责任者的必须著录，立档单位是责任者的必须著录，上级机关是责任者的必须著录，其余的视需要著录。 被省略的责任者用“[等]” 表示，责任者之间用“；”隔开。例如：上海市档案局；上海市税务局；上海市财政局[等]。 三、文号：即发文字号，照原文著录。例如:苏档发〔2010〕36号 著录文号时应当注意：“会议文件之一”、“简报第一期”、“党组会议纪要（第一号）”等不是属于文件编号，不应著录在文号项内。 第五步：归档文件的编目 四、题名 题名即文件标题。 由文件责任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名称（文种）三个部分组成， 题名一般由几部分组成？ 著录题名有什么作用？ 1.揭示文件的内容和成分； 2.为查找和利用提供线索。 正题名 副题名 说明题名文字 并列题名 常见的题名有哪些？ 第五步：归档文件的编目 四、题名 （一）正题名 正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目，照原文著录。 保管期限：永久 机构：办公室 归档文件目录 馆编 室编 2 6上海市静安区档案局关于开展2010年档案行政执法检查的通知 静档〔2010〕16号 上海市静安区档案局 1 备注 页数 文件日期 文件标题或摘要 文号 责任者 件号 1.单份文件没有题名，应依据文件拟写题名，并加“[ ]”号。 这类文件不多，但在实际工作中也常见。如会议记录、电报、公司信函、电话记录等。应当重新拟写题名。如：[XXX关于生活补助费的函]、[XXX局党组关于干部任免事项的会议记录]等。 第五步：归档文件的编目 四、题名 （一）正题名 2.单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时