民营企业档案管理.ppt

民营企业档案管理;主讲内容;;企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。 ;民营企业档案的分类;;企业档案分类原则： 以全部档案为对象 依据企业管理职能 结合档案内容和形成特点;;A 企业管理性档案;二、件的含义;;;三、归档的主要步骤和要求;1、收集文件;;2、区分年度;;长远规划，放在文件内容针对的头一年。 多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。;;3、划分期限;4、文件装订;;;如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列： 正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。;;××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ;××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ;5、文件排列;由各部门分别整理归档的单位，先将归档文件按机构分开，在将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。 尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。;;;6、文件编号;;;;;;;不分机构编件号;分机构编件号;;7、文件著录;;;;;;;;;8、填写备考表;;9、文件装盒;;;10、打印目录;（1）目录夹封面;（2）目录夹背脊;（3）填写归档情况登记表;（4）拟写归档说明，内容包括： 本年度立档单位主要工作概况， 本年度内设机构及单位领导人变化情况 本年度管理性档案（文书）归档情况 ;×××公司二○○三年归档说明 一、主要工作概况 （此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写） 二、机构、领导人变化情况 1、本公司内设5个部门（××、××……..）共有职工××人。 2、领导人变化情况 ××任总经理 ××任财务总监 ××任技术总监 三、本年度文书归档情况 本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久108件，编号1－108件；长100件，编号从－100件；短期100件，编号1－100。 二○○四年×月;;装订“档案目录” 如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。;;11、入库装箱柜 ;一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于档案按年度、保管期限进行检索。档案存放方式采用竖放方式，从上到下，从左到右有序排列存放，它的优点是便于存放和拿取档案。;G 企业经济合同管理类;;合同材料的分类整理 1．可按合同形成的地区排列。 2．可按合同形成的时间顺序进行排列。;;类目标识编制： （1） 适用中小型企业、合同材料不多： G 1 ——1 案卷号（顺序号） 目录号（第1本目录） 大类代字 （企业经济合同管理 类） ;（2）适用大中型企业，合同、客户材料较多的;73;;;5、合同档案的整理 （1）单份合同的整理 （2）以卷的形式整理的方法 a.卷内文件排列 b.编页码 c.拟写案卷标题 ;;案卷封面;; f.案卷装订 g.入盒 h.编制“档案目录”;;;;;;民营企业会计档案管理;一、什么叫会计档案;二、企业会计档案的具体内容;;;（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。;三、会计档案归档要求;;四、企业会计档案保管期限表;;五、企业会计档案分类;六、企业会计档案编号;七、企业会计档案整理;;3. 编案卷号 （1）年度财务报告 1－ （2）月季财务报告 1－ （3）现金账 1－ （4）总账、明细账 1－ （5）凭证 1－ （6）其他