如何提高高校银行对账效率.doc

如何提高高校银行对账效率 　　摘 要：无论是以前手工对账还是如今自动对账，高校银行对账都是一项繁重、费时费力的工作，主要原因在于过分的强调以银行对账单为标准。文章基于实际工作运用重要性原则提出了事先对银行对账单进行剔除无效数据、分类汇总、总数明细替换一系列有针对性的整理的方法，很好地解决了自动对账难题，从而提高了高校银行对账工作的效率，并从出纳对账的视角对高校财务管理进行了探究 关键词：银行对账 会计电算化 高校财务管理 中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1004-4914（2016）12-216-02 近年来，随着高校资金交易笔数逐年增加，无纸化办公的逐步推进，高校出纳对账工作发生了巨大的变化。过去需要手工完整准确的记载每一笔银行存款的收付形成银行存款日记账，如今银行存款日记账可以在高校财务管理软件中生成；过去银行对账单需要自行去银行领取或由银行邮寄，如今银行对账单可以从企业客户网银下载；过去手工对账，如今通过高校财务管理软件自动对账。对账工作似乎简单多了，为何出纳还在抱怨对账难？ 一、自动对账可能出现的问题 1.自动对账不能对发生次数较多的整数完成正确的勾对。自动对账可以根据“时间近似，金额相等”原则进行匹配。但是由于高校账务处理往往不满足及时性要求（这是高校行政事业单位性质、政府及社会监管不严等特点所决定的），大都采用“金额相等”原则进行自动对账。这就导致自动对账只能对发生次数很少的“特殊”金额进行正确勾对。而对于发生次数较多的整数，自动对账会进行错误匹配，最终显示的未达账项不准确 2.自动对账无法解决“一对多”“多对一”“多对多”的勾对问题。随着竞争日益激烈，高校与银行之间的合作更加紧密，高校利用银行先进的支付平台完成大批量付款业务变得越来越普遍。如奖助学金批量代发、公务卡报销批量上卡、津贴补贴劳务费批量上卡等等，诸如此类的高校账务处理有多笔付款业务而银行对账单就一笔或几笔付款业务或者银行对账单多笔，高校账务处理就一笔或几笔的情况，自动对账无法识别 3.银行存款日记账和银行对账单中的差错更正和调整事项更是降低了自动对账的准确性。这些差错更正、调整事项实际上只需同侧勾对即可，自动对账则是异侧勾对 4.自动对账会产生软件系统风险。实际操作中在手工对自动对账进行修正的时候，容易产生错误，最终导致已达账项不满足“银行存款日记账借方+银行对账单借方=银行存款日记账贷方+银行对账单贷方”的试算平衡，系统风险对对账工作是致命性的打击 二、针对问题提出的解决方法 自动对账无法提高高校对账效率、满足实际对账工作需求、提升高校财务管理水平主要原因在于我们过分地强调以银行对账单为准，而银行对账单在很多方面本身就不具备自动对账银行存款日记账与银行对账单一一对应这一条件。笔者认为应该先基于实际工作对银行对账单进行数据整理，再将整理后的银行对账单导入高校财务管理软件进行自动对账。这样弱化了上述问题的突出性，减轻手工修正的工作量，提高未达账项、银行存款余额调节表的质量（未达账项和银行存款余额调节表在高校财务管理软件自动生成），有利于对未达账项进行分析，顺利地完成对账工作。基于高校实际财务工作，主要可以在以下几个方面对银行对账单进行数据整理： 1.剔除银行对账单中的无效数据。银行对账单中存在部分“无效数据”，之所以“无效”，是因为这些数据不重要，在高校账务处理中无需进行反映。比如银行人员错误入账后进行的冲正、高校网银付款后的退汇，这些无效数据属于干扰项，应该予以剔除。如图1所示，以网银付款退汇为例，出纳根据会计凭证1月1日XX号凭证需要付款2000元。由于报账人员、会计人员或出纳的失误，收款人信息填写不准确，出现了付款退汇再付款再退汇的情况。根据重要性原则，我们只关心最终是否付款成功，至于之前的付款退汇过程从性质上来讲不重要，不用进行账务处理。自动对账时如果不将银行对账单中的这些干扰数据剔除，这些干扰数据就会变成虚假的收入和支出进行错误勾对，自动对账质量和手工修正的难度可想而知 2.将银行对账单中部分数据定期分类汇总。银行对账单中有部分数据具备相同业务性质、数量多、金额小、风险低的特点，如网银付款的手续费，单位在每进行一笔网银支付时银行都会按照收费标准收取手续费，数量多、金额小、风险低。手续费属于交易费用，依附于每一笔网银支付背后的经济业务，按道理来讲，应该随不同经济业务进行反映。但高校普遍的做法是，将手续费作为财务工作业务费进行定期核算（月末、季末、年末核算都有），这样处理是由其性质、特点所决定的，简化了财务工作，降低了财务风险。又如银行直接托收的水电费、电话通讯费，这些费用出错的风险低、从审计的角度来看不满足重要性，不属于高校账务处理的重点。在进行数据整理时应进行分类