义守大学文书处理办法.PDF

義守大學文書處理辦法 中華民國八十 二年十一月二十五日行政會議通過 中華民國九十四 年十月五日行政會議修正通過 第 一 章 總則 第 一 條 為增進本校文書處理效率，特訂定本辦法。 第 二 條 所稱文書，係指處理公務或與公務有關之全部文書。 第 三 條 所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔之全部流程。 第 四 條 文書正本及副本均用正式公文紙繕打，並蓋用印信或章戳；以電子發文 者，得不蓋用印信或章戳。抄本及譯本不限用公文紙抄譯，亦無須加蓋印信、 章戳，但文面應加蓋「抄本」或「譯本」戳記。 第 五 條 如遇臨時特別案件，必須為緊急之處理，一級主管得依其職掌，先行處 理，然後補陳核判。 第 二 章 處理程序 第 六 條 文書處理，應隨到隨辦，隨辦隨送，不得積壓。 第 七 條 為配合政府文書處理電子化原則，本校採用收發文號電腦自動給號，檔 案分類檢索則依本校檔號表為之。 第 八 條 本校各種公文書，採由左而右之橫行格式。 第 九 條 任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以中華民國 紀元為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。 第 十 條 文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明 日期、時間，以明責任。簽名必須清晰，以能辨明為原則。 第 十一條 電子公文收發人員，於每日上班時，應將所屬電腦開機，如因網路或其 他因素致無法收發電子公文時，應即通知電算中心資訊人員排除，避免整天 電腦皆無開機。 第 十二條 文書處理流程圖如附件 。 第 三 章 收文處理 第 十三條 文書組收文人員收到文件拆封後，如為機密文件，應送交密件處理人員 收拆，如為普通文件，應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤 或短缺，應以電話或書面向原發文機關查詢；如係電子收文，則收文人員於 檢視來 文無誤後，亦應按收文程序辦理，如發現來文有誤送或疏漏時，應通 知原發文機關另為處理。 第 十四條 附件應不與公文分離為原則，隨文附送；附件較多或不便裝訂者，應裝 袋附於文後，並書明○○號附件字樣。 第 十五條 來文內容涉及兩個單位以上者，以來文所敘業務較多或首項業務之承辦 1 單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦（案情重要或複雜者，宜先 當面或電話協商再行簽擬，以避免核定後，彼此意見相左，造成執行困難）。 第 十六條 承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦 收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。 第 十七條 文件之遞送除急要件應隨到隨送外，普通件以每日上午由文書組指派專 人遞送 （貴重或沉重包裹，仍由各單位派人前來文書組領取）。承辦文件須 陳轉、會辦或發文，則由承辦人員自行遞送。 第 十八條 承辦單位收受之文件，經主管核閱認為非屬本單位承辦者，應即退回文 書組改分，或逕移其他單位承辦，並通知文書組，受移單位如有意見，應即 簽明理由陳請上一級主管裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤。 第 十九 條 會辦之普通文件，受會單位應視同速件處理，速件則視同最速件處理。 第 二十條 陳轉、會辦之文書，應於公文夾上另附遞送順序，以免誤送，延誤處理 時效。 第 四 章 文書核擬 第二十 一條 校長或單位主管對主管業務認為有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭 指定承辦人擬辦。 第二十 二條 擬辦時簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可或晦澀不清，尤應避 免未擬意見而僅用「陳核」或「