企业文书事务管理流程.docx

第四章文书事务管理4.1 文书事务管理流程设计4.1.1 流程设计目的企业的文书包括决定、报告、通知、请示、批复、函、简报、会议纪要、外来信件、外来公文等。企业文书事务管理是企业开展正常管理、经营工作的基础，是行政管理部的重要工作内容之一。文书事务管理流程设计的目的有以下4点。1. 统一文书拟定、审核、处理工作标准，明确各项职责分工，梳理各步骤操作标准，从而正确有效地处理文书事务。2. 提高文书编制质量，提高文书事务处理工作的效率，进而提高企业办公效率。3. 及时处理与外部联系单位的相关事宜，维护企业形象，提高企业美誉度。4. 逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化，提升企业的管理水平与管理效率，提高企业的综合竞争力。4.1.2 流程结构设计文书事务管理工作比较繁琐，其管理流程结构可按各种不同类型文书的事务处理来设计，也可按照文书事务管理职能来设计。在每个流程的具体设计方面，则按照“关键节点工作执行标准、流程执行工具、关键事项与考核指标”这一思路进行。图4-1是一种文书事务管理流程结构的设计范例，供读者参考。图3-1 文书事务管理流程结构设计图4.2 收文管理流程与工作标准4.2.1 收文管理流程图收文拟办分头传阅归档总经理行政经理行政人员各职能部门4.2.2 收文管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具收文拟办1行政人员收到文件时，清点、检查无误后填写送件回单，并注明收件的具体时间接收到的文件送件回单2清点无误后，按照来文机关或部门进行分类、整理、编号，将文件登记在收文登记簿上收文登记簿文书事务管理制度3填写公文处理单，提出拟办意见，并将与文件有关的文件资料附在文件之后，供总经理参考公文处理单各种文件分送传阅4行政经理对经总经理批办后的文件进行分类，对不同文件采取不同的处理方式各种文件文书事务管理制度5行政人员将所收到的各种文件，按照总经理批办意见和固定的分发办法分别送达各部门对于分送的文件，行政人员一般应在文件眉头右上方加盖收文戳记，填明编号、收文日期等，对于不需要登记的一般文件、简报等，也应在文件右上角写明领导的姓名和部门名称，以示区别由各部门办理的文件，要附上具有总经理批办意见的来文承办卡；涉及几个承办部门的文件，要将来文承办卡复印后分别附在文件上要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及时收回，防止散失需要请领导批示的文件，要附上收文承办卡。需要同时分送几位领导并请各位领导标明意见的文件，为避免领导互相批阅，分送时要附上领导批示卡各种文件来文承办卡收文承办卡领导批示卡文书事务管理制度6各部门根据分发意见传阅文件传阅文件应严格遵守传阅制度和必威体育官网网址规定，不得将有密级的文件带到住所或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容阅读文件应抓紧时间，不得抄录全文，不得任意取走文件夹内的任何文件或附件，如果确有工作需要，需办理借阅手续，以防止文件丢失或泄密各种文件文件资料借阅单文书事务管理制度7临近办文时限前应予以催办，可采用电话催办或当面催办等对有关部门办理的重要文件进行定期跟踪和督促检查，并做好督促记录各种文件文件督办记录归档8承办部门接到文件，应及时办理对相关领导的批文意见，如发现意见不具体、授权不清楚或有疏漏之处，应及时进行明确对于上级下发的阅知文件，各部门应根据领导阅示意见即时执行涉及两个部门以上联合承办的事项，应协调好工作各种文件文书事务管理制度9文件办理完毕后，在收发登记簿或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果收发登记簿公文处理单10将办理完毕的文件按不同的分类或序号分别归档，以备查阅各种文件文件资料档案归档管理制度4.2.3 流程关键事项与考核说明所属节点关键事项考核指标与目标值2、3登记、拟办收文登记及时率，目标值为100%收文登记错漏次数，目标值为0次拟办及时率，目标值为100%5分送分送及时率，目标值为100%分送准确性，分送工作符合文件事务管理制度，操作准确无误6传阅传阅及时率，目标值为100%传阅准确性，符合文件事务管理制度，操作准确无误10归档归档及时率，目标值为100%归档出错次数，目标值为0次4.3 发文管理流程与工作标准4.3.1 发文管理流程图拟稿核稿投送总经理行政经理行政人员各职能部门4.3.2 发文管理工作标准阶段节点工作执行标准执行工具拟稿1行政人员根据上级主管的要求，进行文件的初步编写编写的文件应符合公文写作要求，并符合国家法律、法规、规章及其他有关规定文件初稿文件定稿文件编写规范与行文规则2行政人员在编写文件过程中，如遇到涉及其他部门的问题，应征得有关部门领导同意并签字确认行政人员应征求有关部门的意见，接到有关部门反馈的不同意见后逐条进行研究核稿3行政人员对文稿内容、格式进行全面的审核检查4审核确认无误的文稿报送行政经理