第09章 补充：5采购结算.ppt

第09章 采购结算 采购结算 采购结算也叫采购报账，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。 注意： 采购结算 如果没有期初记账，则不能进行采购结算。 如果当前操作日期在已月末结账的日期范围，则不能进行采购结算，必须注销账套，重新注册时调整操作日期。 如果采购结算确实应核算在当前操作日期所在会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。 入库单与采购发票可以分次结算，即入库单的一条记录可与采购发票多次结算。 采购结算 自动结算 “溢余短缺”结算处理 手工结算 取消采购结算 “自动结算”窗口 自动结算 自动结算功能是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等的采购入库单和采购发票进行结算。 自动结算功能中有三种结算模式：入库单和发票、红蓝入库单*、红蓝发票。 注意：红蓝入库单对结，入库单上必须有金额，可以不等。 *红字入库单？ 实际采购业务中，由于退货、填错入库单的更正等原因需要填制红字入库单。 红蓝入库单进行结算，主要用于冲销由于退货、填错入库单等情况产生已入库的错误数量。 注意:采购系统参数设置中有: 自动结算【操作步骤】 1. 用鼠标单击【采购结算】下的【自动结算】，屏幕显示自动结算画面。 2. 企业可以根据需要输入结算条件，系统将根据输入的条件范围进行结算。 例如，企业只要对某个供货单位的采购业务进行结算，可以输入该供货单位的名称或编号。 3. 用鼠标单击工具栏的〖开始结算〗按钮，计算机自动把采购入库单和采购发票相同供货单位、存货相同且数量相等的单据进行结算，产生结算结果列表。 自动结算【操作步骤】 4. 用鼠标单击工具栏的〖退出〗按钮或单击窗体右上角的退出按钮x，结束自动结算。 5. 进入【采购结算单列表】功能，查询、打印本次自动结算结果。 “溢余短缺”结算处理 在采购报账结算时，如果入库数量与发票数量不一致，那么只能使用【手工结算】进行结算，并分两种情况进行“溢余短缺”结算处理： 1. 入库数量大于发票数量： 2. 入库数量小于发票数量： “溢余短缺”结算处理 1. 入库数量大于发票数量： 对于由于损耗产生的入库数量大于发票数量，必须在选择发票时，在发票的附加栏：“合损耗理数量”中输入溢余数量。溢余数量必须是负数。 只有当“入库数量+合理损耗数量=发票数量” 时才允许结算。 注意： 入库单数量大于发票数量时进行结算，系统将把多余数量按赠品处理，将会降低了入库货物的单价。 “溢余短缺”结算处理 2. 入库数量小于发票数量： 必须在选择发票时，在发票的附加栏输入“合理损耗数量”、“非合理损耗数量”，您还可同时处理“非合理损耗金额”和“转出进项税”。 只有当“入库数量+合理损耗数量+非合理损耗数量=发票数量” 时才允许结算。 注意： 请在此正确确定“非合理损耗类型”以确保核算系统对非合理损耗金额和转出进项税的正确核算。 手工结算 使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算，正数发票与负数发票结算，正数入库单与正数发票结算，费用发票单独结算。 手工结算时可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算。可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。 手工结算 【操作步骤】 1. 用鼠标单击【采购结算】下的【手工结算】，屏幕显示手工结算画面。 2.企业可以根据需要输入结算条件，系统将把满足条件的入库单和发票过滤出来，在选择入库单和发票时只能选择过滤出来的入库单和发票。 手工结算 3. 选择要结算的入库单、发票：用鼠标单击想要结算的入库单、发票左侧的选择栏，选择栏打勾,表示该行数据被选择。 4. 如果要把某些运费、挑选整理费等费用按会计制度可以摊入采购成本的，那么可以选择“费用发票”。 手工结算 5. 选择一种费用分摊到发票上的一种方法。用鼠标左键选择“按数量分摊”或按金额分摊。 手工结算 6. 产生结算汇总表：入库单、发票选择完毕后，用鼠标按〖确认〗按钮，计算机自动将本次选择的数据汇总，以汇总表显示出来。 当入库货物数量等于发票货物数量+合理损耗数量+非合理损耗数量时可以结算。 用鼠标按〖确认〗按钮进行结算，用鼠标按〖取消〗按钮，取消本次结算，可以重新选择单据进行结算。 手工结算 7. 结算完成后，计算机把已结算的单据数据从屏幕上清除。 结算的结果可以在【采购结算列表】功能中查看到。 取消采购结算 如果采购结算操作错误或结算后发现结算单据有错误，需要取消该结算，那么可以利用采购结算列表的〖删除〗功能实现。 【操作步骤】 1. 用鼠标单击【采购结算】下的【采购结算明细列表】，进入列表功能。利用〖定位〗或〖过滤〗功能找到要取消的结算单。 取消采购结算 2. 将光标停留在该结算单列表行，双击鼠标左键或在工具栏按〖单据〗按钮将