系统管理（会计电算化）.ppt

会计学院 孔丽花 第二章 系统管理 内容提要: 本章主要介绍用友软件系统管理操作规程。 重点与难点: 账套管理 第一节 系统管理概述 第一节 系统管理概述 一、系统管理主要功能 1.对账套进行统一管理，包括建立、修改、引入和输出账套； 2.对指定账套的年度账进行统一管理，包括建立、结转上年数据，清空年度数据，引入和输出年度数据； 3.操作员及其权限进行统一管理，设立统一的安全机制、上机日志管理等。 第二节 账套管理 一、账套管理 1.何谓“账套”？ 企业应用会计信息系统之始，首先需要在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称之为建账，这里的“账”是“账套”的概念。 2.多账套管理？ 在计算机管理信息系统中，每一个企业的数据都存放在数据库中，称为一个账套。手工核算方式下，可以为会计主体单独设账进行核算，在计算机中则体现为多个账套。在用友ERP管理软件中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，各账套间相互独立，互不影响，系统最多允许建立999套企业账套。 第二节 账套管理 3.建立账套 建账三步曲 建账三步曲-以系统管理员的身份登录系统管理 建账三步曲-增加用户 建账三步曲-建立账套-账套信息 建账三步曲-建立账套-单位信息 建账三步曲-建立账套-核算类型 建账三步曲-建立账套-基础信息 建账三步曲-建立账套-编码方案 建账三步曲-设置权限-指定账套主管 建账三步曲-设置权限-为操作员赋权 二、账套管理功能 1.增加账套：同新建账套； 2.修改账套： （1） 如果账套已经启用，账套号等参数不能修改； （2）修改方法： “系统管理” →“注册” →“账套主管” →“XX账套” →“修改” “总账” →“设置” →“选项” →修改 3.引入和输出账套 引入：将系统外账套数据引入本系统中 输出：将所选的账套数据从本系统中卸出 保证数据安全 解决集团公司数据合并问题 删除账套 “系统管理”→“系统管理员”→“输出”→“删除” 请慎用账套删除，因为删除后将不能恢复。 已经输入记账凭证的账套一般不允许删除。 注意：只有系统管理员才有权进行该项操作。 ?数据备份（账套输出）工作可以经常进行，在下列情况下，必须做数据备份： （1）每月结帐前和业务处理结束后 （2）更新软件版本前 （3）硬盘需要进行格式化 （4）会计年度终了进行结帐时（此时，软盘备份一般由系统强制进行） 账套引入 l进行数据恢复的目的是：硬盘数据被破坏；将系统外某账套数据引入本系统中；将子公司账套数据定期引入母公司系统中 l如果没有发现数据损坏，一般不要进行数据恢复 l如果需要恢复往年数据，必须先将硬盘数据备份，保存必威体育精装版的数据，再恢复往年数据（因为容易错把硬盘上的必威体育精装版数据变成软盘上的旧数据） l以“系统管理员”进入“系统管理”在“账套”中单击“引入” 第二节 账套管理 二、年度账管理 1.年度账与账套是什么关系？ 在ERP系统中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可以放不同年度的会计数据，不同年度的数据存放在不同的数据库中，称为年度账。 便于企业的管理，如进行账套的上报，跨年的数据管理结构调整等；方便数据备份输出和引入；减少数据的负担，提高应用效率。 2.工作内容 建立年度账 年度账的引入和输出 结转上年数据 清空年度数据 第二节 账套管理 三、操作员及权限的管理 1.必要性 企业应用ERP财务管理软件时，首先明确指定各系统授权的操作人员，并对操作人员的使用权限进行明确规定，以避免无关人员对系统进行非法操作，同时也可以对系统所包含的各个功能模块的操作进行协调，使得流程顺畅，从而保证整个系统和会计数据的安全性和必威体育官网网址性。 2.工作内容 角色管理 用户管理 权限管理 角色 用户 用户是指有权登录系统，并对系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。 权限：三个层次 功能级权限管理 数据级权限管理 金额级权限管理 3.权限设置 系统管理员 可以指定账套主管； 对系统内所有账套的操作员赋权 账套主管 默认拥有该账套全部权限； 只能对其所管辖账套的操作员进行授权 系统管理员和账套主管的主要区别： 第一，“账套”主要是由“系统管理员”指定，系统管理员负责整个系统的安全和维护工作，而账套主管只负责所管账套的维护工作。 第二，以“系统管理员”身份注册进入系统，可进行账套的管理（如账套的建立、引入和输出）和操作员及其权限的设置。以“账套主管”的身份注册登录，可进行所选账套的修改和所选年