行政统筹管理实务训练.ppt

行政统筹管理实务训练（内训推广） 行政工作的特点：（行政人员眼中） 杂 烦 琐碎 每天都在救火 做得不好每个人都看见 做得好大家都没感觉 “如果没有行政管理部门或您的岗位公司怎么转动” 现代企业行政的使命—管理、稳定、高效、协助（8字诀） 第一个关键字：管理（行政管理的成功秘诀：脑勤、嘴勤、腿勤） 工作组织：岗位职责、流程、行为规范、制度、表彰（奖惩） 管理组织：管理、执行、监督 第二字关键字：稳定行政管理如何出彩—让工作触点成为管理亮点 工作分析五大步骤： 1.顾客期望与核心诉求 2.因地制宜与最佳实践 3.标准化流程、标准化行为规范 4.制定保障与考核 5.培训与持续训练 案例分享： 1.工作分析—打扫洗手间的阿姨（目前阿姨打扫男洗手间时是如何做的） 2.工作分析—安保人员（目前安保针对一些重要客户或领导是如何做的） 行政管理如何出彩—取决于内部服务质量 内部服务理念：服务就是满意 内部顾客是相互的，因而服务也是相互的； 企业内部服务质量在很大程度上决定了员工满意度、忠诚度、工作效率。 第三个关键字：高效，五个方面打造高效型企业 节约文化 集思广益 制度奖惩 技术手段 廉洁机制 企业内节约无处不在，如合理化提案、食堂张贴关于节约的海报等； 第四个关键字：领导辅助 1. 接待工作—日常、专门、团组 2.收发信息—电话、电传、传真、邮件、电子邮件 3.文收写作—使用电脑写各类文件与制作文件 4.时间管理—自己、上司 5.会议组织—会前、会中、会后 6.信息管理—存、管、取 7.旅行安排—吃、住、行 8.对外公关—联络（外事）、参与活动 9.商务活动—营销、市场、税务、法律等 10.指派工作—上司安排 时间管理 1.时间管理的策略观 轻重缓急的选择 量力而为的安排 轻重缓急的选择 重要且紧迫的事（马上去做） 重要但不紧迫的事（制定计划） 不重要但紧迫的事（对它说“不”） 不重要且不紧迫的事（工作上的事交代下属解决，个人事情空闲时再做） 必须养成的好习惯 1、每天要花10分钟作计划；2、先做最重要的事3、在高效的时间里做重要工作；4、使授权成为你的工作风格和管理方式；5、在固定的时间里处理往来的email OA协同6、将工作分段处理7、结束工作,不留尾巴 8、抓住关键的少数 你要摧毁一个人，你就让他养成坏习惯； 你要成就一个人，就让他养成好习惯! 会议管理（大型会议/活动流程） 会议前：会议准备日程表（启动会/准备/点检会） 会议中：现场秩序维持（来回走去、从容指挥） 会议后：细心整理、认真总结（此次会议不足或问题点总结） 第五个关键字：管自己—成攻从自我管理开始 每个人都想改变世界，但每个人都没有想着去改变自己。 ? ???—列夫.托尔斯泰 明确我们在工作中的角色 如何对待上级 作为管理者/实施者，在接受指令时必须做到三点 （一）接受前（怀疑），如果觉得不可行一定要讲出理由，避免可预见的风险； （二）接受时（果断执行），无论有何意见必须保留，坚决执行命令； （三）执行时（正面宣导），必须正确传达上级意图，传播有利于团队协作的信息。 如何做一名优秀的上级：员工到底最需要什么？ 如何布置工作任务—你应该采取什么样的管理风格？ 第六字关键字：沟通——行政管理人员沟通能力建设 沟通的定义： 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想、达成一致和感情的通畅。 沟通的两种方式： 非语言沟通 非语言沟通——赞美与认同开口，时刻保持平静愉快的心情 任何善于沟通、谈判的人都深深了解，在言语中激怒对方，可谓有百害而无一利； 在言语上攻击对方，也许可以获得立即的、短暂的小小快意，但却足以阻碍有效达成共识，造成长期的损失。 赞美和认同是人类交往的润滑剂，而且赞美的话语一定要出自真心诚意，言之有物。 沟通悲剧每天都在大规模发生，区域各有不同—企业中的沟通 不良的沟通会给企业带来很多危害，包括员工离职率、人际关系、员工的土气、团队的业绩都会受到影响。 双70定律： 1.各层级经理平均花费70%的时间用于沟通； 2.日常管理中约70%的管理问题来自于沟通障碍； 语言与非语言结合成就完美沟通—如何进行批评或表扬批评与表扬四步法则 行政管理人员流程与制度建设能力 人类历史已经证明：法治远比人治优越（ 制度第一，老板第二） 制度制胜的关键在于：三分制定，七分管理（执行、监督、持续改善）； 制度的推行在于严格执行； 制度的执行需要强有力