论现代秘书工作方法与艺术.doc

摘要 随着当今时代的发展，秘书工作越来越深入到社会生产生活的各个方面，在领导的工作及单位的业务开展过程中，秘书工作起到了重要的辅助作用。在秘书从业人员不断增加的同时，由于秘书教育普及度不够和教育方式方法不够完善，秘书从业人员在处理相关工作业务时往往存在缺乏科学的指导、对理论知识掌握不够、工作方式方法不能适应新的工作需求等各种问题。在针对性的分析当前秘书工作的特点与内容后针对工作中经常遇到的沟通协调，调查研究，公文写作，组织会议等方面提供一些新的理论指导。结合当前秘书工作中的实际情况，为了让秘书工作得到领导欣赏并上升为一种艺术，本文也尝试性的提供一些合理的建议。 关键词：秘书；秘书工作；方法；艺术 试论现代秘书工作方法与艺术 随着时代的发展，各行各业对秘书的需求都大量增加，秘书从业人员数量也快速增长。秘书工作作为各级各类社会组织管理系统中的重要辅助系统，对各种组织工作的顺利进行发挥着越来越大的作用。秘书工作是为领导提供近身、直接的辅助服务。它既辅助领导领导决策，又参与领导决策结果的贯彻执行；既是上传下达、协调内外的中转站又是日常各种事务的承担者。如果秘书人员自身素养不高，工作方法不适合，就不能正常发挥秘书人员的参谋助手作用，也就会贻误工作甚至损坏单位和领导的形象。同时滞后的秘书教育内容和培养方式，导致社会上从事秘书工作的人员大多采取了一种师徒相传的方式。这种秘书人才的培养方式由于受工作范围的限制，而且仅从个人经验出发，缺乏科学的理论指导，这种模式下培养的秘书人员不仅数量少，而且无法掌握科学合理的工作方法与思路。对秘书工作的研究与探讨意在弥补当前秘书教育滞后的不良影响，为广大秘书从业者在工作事务中找到合理科学的工作方法，更好的适应和满足时代的要求。 秘书相关概念及界定 （一）古代秘书一词的含义 “秘书”一词虽然在东汉时期就已经见诸于记录，但其含义与今天所指的秘书有很大区别。古代“秘书”在早期是指宫中秘藏之书，也就是私密藏书。《汉书 刘向传》中曾记载汉成帝“诏刘向领校中五经秘书”。显然这里的“秘书”是指的私密藏书。 在以后的朝代中，“秘书”的含义逐渐发生了变化。曹魏时期曾设置过“秘书令”这一官职，其职能是“典尚书奏事”，也就是负责朝廷机要事务的传达处理。这里“秘书”一词的概念已由专门的藏书逐渐演变成一种职位。然而无论是指藏书还是指职位，在含义上都仍然和现代的秘书有很大差别。 （二）当前我国秘书的定义 由于我国秘书工作的研究时间起步晚，在对秘概念的认识上也有不同的看法。[1]王千弓在《秘书学与秘书工作》一书中认为，秘书作为一种职位，其工作是作为领导的助手，协助领导处理各种工作事务，协调工作内外的关系，办理文书档案、来信来访、会务工作以及其他日常工作事务和领导交办的工作。[2]袁维国在《秘书学》中的看法是秘书是一种行政职位，秘书在我国主要是党政机关、企事业单位、社会团体、院校内的一种行政职位。其主要工作是拟写文稿、管理档案、处理来访、安排会议、提供参谋、协调关系等。袁维国此处对秘书的定义显然存在狭隘的一面，其中也并未涉及一些企事业单位的秘书和私人秘书。 现在对秘书的一般性认识是：秘书是一种职务，其主要工作是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书档案，接待来信来访以及其它行政或事务工作。 （三）我国对秘书工作的一般分类 由于当前秘书从业人员众多，依据一定的标准将秘书人员加以区分不仅有利于日常工作及事务的处理，还能使秘书人员找准定位，更好的发挥自身才能与特长。当前对秘书的分类方法虽然很难统一，但一般可以按以下方式划分。 按照具体分工分类，秘书人员可以分为文字秘书，政务秘书和事务秘书三类。文字秘书是以拟写文书为主的秘书，在机关单位公文来往及信息发布上，文字秘书都起着极为重要的作用。政务秘书主要为领导的决策提供服务，以信息、调查、协调、参谋等为主要工作内容。事务秘书则以安排会议，接待来访以及处理日常工作为主要工作内容的秘书。根据秘书自身的特长分类，可以分为参谋型秘书，文字型秘书，事务型秘书，公关型秘书和专业型秘书。参谋型秘书具有较强的收集信息能力和分析、综合、判断能力，能在遇到的各种问题上迅速找到关键点，从而做出准确判断：文字型秘书则要有较好的文字功底和语言表达能力，能迅速准确地将领导的想法和决策处理成文字信息，并能依据不同要求起草相应的文章；事务型秘书在工作中办事精明、调度有方，能协助领导将已经决策的事项迅速贯彻执行；专业型秘书在某一方面有特殊才能，比如法律、计算机等，能够在此类特殊工作中独当一面；公关型秘书一般反应灵敏，为人机智，开朗大方，举止得体并有一定的幽默感，能很好协调领导对内对外、对上对下的各方面关系的协调。 当代秘书工作特点及现状 （一）秘书工作特点 1.从属性 秘书工作来源于领导工作上的需求，没有领导工作就