如何成功安排会议.ppt

如何成功安排会议 主要内容： 一、为什么要开会 二、会议的类型 三、如何准备会议 四、如何开会 五、开会注意点 1、摸清与会者的个性 2、牢牢控制会场气氛 3、应付各类与会者的对策 总结 * * 1、知道为什么要开会。 2、会议的类型。 3、如何准备会议。 4、如何控制会议。 1、传达信息和解决问题。 2、非正式会议是雇员们参与部门管理的主要方式。 3、面对面讨论问题得出结论，往往会提高雇员的士气。 4、会议可以促进雇员之间的合作以及部门之间的合作。 5、给下属表现自己和参与决策的机会。 6、提供可以进行友善争论的场所，以解释关键性问题或选定主题。 7、在形成最后决议中，使与会者平等，以促进集体合作。 8、允许雇员对意见作出有感情的反应，给他们机会听取各方意见，达成协议。 1、信息性会议：传达信息，可进行一些讨论，可以提出问题，但主要是信息传达 2、征求意见会：通过会议来听取意见，从而帮助决策，一般领导提出问题，雇员们提供意见，了解雇员怎样应付局势。 3、解难会： 4、新设想会议 1、首先，你一定要知道你为什么开会，你的目标是什么？目的又是什么？ 2、准备一份开会的名单。 3、准备讨论提纲，列出会议的项目，可能讨论的题目，你应该提出的问题，你需要的材料和发言稿。 4、选择时间和地点。 5、按时开会 1、说清楚会议议题 。 2、介绍没有争议的问题 。 3、讨论有争议的问题 。 4、形成决议 5、总结会议 6、书面文件记录 1、摸清与会者的个性 2、牢牢控制会场气氛 3、应付各类与会者的对策。 4、做一个开会高手 1）直肠子的人：意见可参考，但有时难免得罪一些人，或意见考虑不周，要积极引导和尊重，对来自他们的争议也要特别注意。 2）替罪羊：往往更多的自责，承担责任，有时候没有弄清楚错在哪里，就开始责备自己。 3）沉默不语的人：他们不说话，无法知道他们的想法，无法知道他们知道支持谁。 4）善言的人：能说会道，说话十分高明，容易减弱你的是非判断能力，或者认真对待，或者不去招理他们。 5）反派人物：对任何建议总是值得怀疑和不可信的，总是穷追不舍，刨根问底。 6）乖巧的人：对别人的建议总是给予肯定，很讨人喜欢。 7）事不关己者：他们不关系任何事情，这种人可到可不到。 8）激进人士：对符合他们意愿的建议欢喜，对不喜欢的则挖苦，诋毁。 9）纵横家式的人物：会议主持人，控制一切 1）不能发脾气 2）对发怒者和言以对 3）微笑和从容 4）多谢批评和指正 1）口若悬河的人：要适时的打断；会限定每人发言的时间 2）一言不发的人：有机会就表扬他们，给他们肯定，鼓励他们发言 3）窃窃私语的人：及时制止他们，通过提问请他们大声说出来。 4）争论不休的人：重复他们的意见，把问题提交大家讨论。 5）离题万里的人：及时制止，或总结他目前说的话，调整其方向 1、会议是非开不可吗？ 2、我事先准备和通知会议的时间、地点和会议议程了吗？ 3、我挑选的会议室有必要的设备吗？ 4、讨论切题吗？ 5、会议是否简单而且吸引人家的注意力 6、会议是否做出了与上级意愿一致的决定？ 7、对与会者发言限制时间了吗？ 8、多数成员都参与了讨论了吗？ 9、问题的所有方面都论及了吗？ 10、我们是否由于垄断会议而限制了讨论？ 11、在提出解决办法之前我们是否全面地讨论了问题？ 12、在达成一致协议之前是否已讨论过了几种解决问题的办法？ 13、是否鼓励与会者表达他们的真实感情？ 14、我有能力缩小严重的分歧吗？ 15、我是否使会议按正轨讨论问题而不是批评个人？ 16、达成意见一致了吗？ 17、会议的开销值得吗？ *