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國立高雄應用科技大學　 九十二學年度　 第二次　 總務會議紀錄 時間：民國九十三年六月二十九日（星期二）下午十四時三十分。 地點：行政大樓七樓第一會議室 主席：林總務長宗曾 出席人員：如簽到表 壹、主席致詞： 感謝大家出席總務會議及各單位的協助與鼓勵，使總務處的業務能順利進行，各主管如 有需總務處配合之處，可藉此機會提出。 貳、各組工作報告 文書組： 文書組工作報告： 文書組業務運作上需要各單位配合事項如下： (一)請各一級單位判行之文件，務必註明代行日期。 (二)各單位公文附件請以A4紙使用標楷體或新細明體製作並編頁碼，歸檔案件逾二頁以上「附件」究應否加蓋騎縫章或職名章，可由承辦人員視案情性質決定之。 (三)為節省郵資煩請郵寄之信件視內容裝大、小信封，不要一張紙也裝個大信封，請以小信封封寄較省錢。 (四)各單位交寄郵件務必以公務往來為主，若私人信件需文書組代寄也請先貼足郵資後再送本組。公務郵件信封上務必蓋上單位戳章且寫上郵遞區號並以膠水或膠帶封口不要以訂書機或安全鈕封口，寄發大量文件請填具大量郵資報表。 (五)教育部九十三年五月二十六日台秘管字第0930070215號函修正公文程式條例第七條 公文得分段敘述，冠以數字，採由左而右之橫行格式。橫式公文格式範例（如附件一）請參考。 (六)煩請各單位老師及教官協助宣導郵寄至本校之學生信件，務必註明系別、班級或住宿號碼以利信件快速分送。 二、本學期重要工作事項： (一)落實檔案法之施行，九十三年「第一季檔案目錄（九十三年一月一日至三月三十日）」之現行檔案目錄及八十八年、八十三~八十五年定期保存之回溯檔案目錄，己於四月二十日將檔案目錄上傳報部。 (三)九十一年保存年限一年擬銷毀之檔案於九十三年四月十四日送各單位確認後經校長簽准，於九十三年六月七日將此批檔案銷毀計畫及目錄報教育部轉檔案管理局待核准後再辦理銷燬作業。 (四)為落實第三類公文傳遞交換機制，凡「外來文屬於各項研討會、人事公告、宣導或週知類的公文」均屬第三類公文，每日會更新資訊。 (五)加強服務同學掛號信件查詢，網路信件查詢系統，每日更新公告。 (六)九十三年一月至六月十八日份公文共計二千九百五十二件如左圖及第三類公告文五百六十二件。 月份 一 月 二 月 三 月 四 月 五 月 六月(18日止) 合 計 件數 433 543 625 525 536 290 2952 (七)、九十三年一月至六月十八日止申請用印共計八千六百四十三個如左圖 月份 一 月 二 月 三 月 四 月 五月 六月(18日止) 合 計 個數 251 1012 804 1956 2267 2353 8643 保管組： 九十二年度全校財產年度總盤點，擬訂盤點工作時程於九月份開始請各單位督導財產管 理人員先行盤點清查。 奉部示辦，有關電腦設備升級及延長年限之規定及帳務處理，轉函通知並配合規定辦理， 檢附來函影本（如附件二）。 九十四年度教育部函示「校務基金固定資產提列折舊」，本組擬於本年度配合會計帳務處 理，辦理全校財產分類等折舊業務。 本校報廢財產自按季呈報，均能依規辦理，節省作業時間便於報廢變賣，唯尚有部份單 位同仁報廢品保管不當欠缺遺失請多加注意。 五、本校單身宿舍弘德樓遷移至思賢樓已於六月底完成配住手續。 出納組： 一、有關所得稅部份： （一）外國人士及大陸人士自93年起所得申報及稅款繳納方式有變動： 1.外國人士（含僑生）（即居住本國當年度或上年度已滿183天者），檢附居留證影印本者，即『』，環保業務： 總務處於校區內初步設置二十四處資源回收桶，請各單位配合實施並加以宣導，以符合環保署之垃圾分類與資源回收之法令規章，並重校園衛生與永續發展之目標。 行政會議於九十三年五月十二日通過本校「資源回收作業及回收品變賣處理所得款項運用要點」，已上網公告，請各單位加強宣導所屬知照 （三）請各單位資源垃圾時，以電話(分機2672~2674)通知本組，將安排專人前往收取 （四）教育部於九十三年六月十八日辦理本校燕巢校區環境影響評估現地追蹤審查會議。 燕巢校區九十三年第一季施工期間環境監測業已完成，發現基地內站之PM10值超出空氣品質標準及氨氮超出地下水監測基準值，已請營繕組要求承攬商改善並持續監測觀察。 感謝各單位配合實施校園環境及教室消毒，以杜絕傳染病發生。 本校飲水機本年度委託龍泉公司定期保養及更換濾心，並依環保署規定，每三個月委託檢驗機構，抽驗全校飲水機總台數八分之一。至目前為止，檢驗結果(大腸桿菌數及總菌落數)均符合飲用水標準，飲水衛生應無問題。 目前本校每台飲水