效率会议-中华民国储蓄互助协会.ppt

* * * * * * * * * （七）、善用7項議事藝術 在遵守議事規則的大前提下，於適當時機，運用多項議事技巧，以增進效果，是可行之途徑，諸如： 1. 營造和諧又活潑之氣氛，却不輕浮又不傷及別人。 2. 把握會議時間，運用80/20法則，即使沒有完全審議完所有議案，也完成了重要議案。 * （七）、善用7項議事藝術 3. 提高音調，提出譬喻，運用手勢、表情，或使用器材，以加強發言影響力，務使聽者能理解，並能接受。 4. 準備幾個解決方案，避免意見過分分歧。 5. 善用質詢的方法 。 6. 提出反對意見，純粹就事論事，語氣尤要緩和。 7. 善用”休息“，既可透氣，又可緩和緊張氣氛，達到事緩則圓的效果。 * 伍、結論 總結幾點改善會議，增進會議效果，減少時間浪費的要點： 一、不召開不必要的會議，避免為開會而開會沒 有目標的例行性會議。 二、會議資料及設備應先備妥，議程應於一週前 寄給與會者。 * 伍、結論 三、依據80/20法則按重要性，排定議題次 序-- 即使沒討論完所有議題，但完成前面 20%的議題，就解決了80%的問題。 （預算--人事費？獎金？） 四、最好事先請相關人員，整理出所要討 論議題可能的解決方案，以及每個方 案的利弊得失，以節省討論時間。 * 伍、結論 五、排除與會議無關的人士參加會議，如有需要 他們提供一些協助，可事前請教他們。 六、會議室要大小適當，設備舒適，但不必太過 奢華，尤其不可： -- 手機的干擾 -- 豐盛茶點 -- 扶手靠背的太師椅 這樣像是來養老的、像是來批判專職人員的判官，不像來解決問題的。 會議中不可有任何干擾，嚴格說，包括送資料、茶水或接電話都是禁忌。 * 伍、結論 七、會議結束前要重述結論，要將在會議中所達成的共 識或決議，以及工作分配、完成期限，要明確的宣 讀一遍。 八、會議應準時開始、最好也要準時結束，會議除了開 始時間外，亦應訂好結束時間，最好在開會通知上 載明，並應於會議開始時再次宣布，讓大家有時間 觀念來共同維持，也可會前做好個人安排。 * 伍、結論 九、盡可能在６０～９０分鐘內開完並達成任務，並能使與會者都盡力做出貢獻，及作成彼此均感到滿意之決定，也清楚議決事項的執行內容。 十、儘速送發會議紀錄，最好在當天或隔天，最 慢72小時內，將會議紀錄送給每一位與會者 ，上面載明會議的決議事項，何人該做何事 ，以及事情的完成期限。 * 伍、結論 十一、宣布將於下次會議追蹤執行成果，主持人可在會 議結束前再次提醒。 十二、主席須經過議事、議程訓練，主席所負的責任， 是確保會議在融洽愉快的氣氛中順利進行，以及 時間控制得當，而不是要來訓話或作裁判的。 否則何必開會，只要主席指示就不用大費週章， 又浪費大家的時間了。 與會者要遵守會議規則，尤其主持人更應熟悉議事運作。 * 伍、結論 總之，成功的有效率會議，是要兼