第十章 会议组织与沟通.ppt

第十章 会议组织与沟通 主要内容 什么是会议 如何筹备会议 如何组织会议 一、什么是会议 会与会议 聚而不议——会 聚而又议——会（+）议 议：讨论、协商、交换意见 会议是人类社会发展的产物——会议的普遍性 会议是人类社会的一种集体活动形式——会议的集体性 会议是有组织的集体活动——会议的组织性 会议是有目的的集体活动——会议的目的性 二、如何筹备会议 明确会议目的 确定会议议题 确定会议场地 选定会议时间 确定与会人员 制定会议计划 安排会议议程 二、如何筹备会议（续） 明确会议目的 信息共享 动员激励 信息传播 问题解决和决策制定 二、如何筹备会议（续） 确定会议议题 会议议题必须紧扣会议目标。 各项议题之间最好存在有机的联系，且按合乎逻辑的顺序排列 二、如何筹备会议（续） 确定会议场地 选择会场：会议地点、大小、通风、照明 会场布置：投影、黑板、粉笔、幻灯、会场形状、安排桌椅 物质准备工作：参考文件、宣传资料、身份牌、会议日程表、水、记录本与笔、茶点等等 二、如何筹备会议（续） 选定会议时间 充足的准备时间 与会者的工作时间及协调 会议时间控制在两个小时以内 明确规定会议的起止时间，并在会议通知书上说明，提醒与会者准时参加 二、如何筹备会议（续） 确定与会人员 会议主席 会议成员 会议工作人员（会议秘书、记录员） 二、如何筹备会议（续） 制定会议计划 开始阶段 讨论或报告阶段 总结阶段 结束阶段 二、如何筹备会议（续） 安排会议议程 常见会议议程确定原则 会议议程的主要步骤 议程准备和支持文件 二、如何筹备会议（续） 常见会议议程确定原则 例行公事的项目一般放在会议议程的开始 当议程中包括一些比较简短或紧急的项目时，先安排它们，余下的会议时间专注于比较费时的事项。 会议议程安排不宜太紧，否则会造成会议超时，甚至降低会议效率 二、如何筹备会议（续） 会议议程的主要步骤 回顾 介绍 制定规则 报告 演示 参与 总结 二、如何筹备会议（续） 议程准备和支持文件 次序排列出议程 对历史项目的讨论准备支持性文件（继续上次会议） 准备好具体议题 确定好下次会议的时间、地点（会议如有可能再次召开） 三、如何组织会议 明确与会者角色 会议开始 讨论主题 会议收尾 会议备忘录 三、如何组织会议(续) 明确与会者角色 三、如何组织会议(续) 会议开始 会议应当在一种和睦活跃的气氛中开始。大部分会议先由主持人介绍一下与会人员，主要包括与会者的姓名、身份。如果有必要，也可以介绍一下与会人员的工作经历和工作成绩。 三、如何组织会议(续) 讨论主题 营造良好的会议气氛 组织讨论 采用提问、鼓励等方式对会议进行控制 将与会者的发言分类、整理、归纳，得出若干条结论 协调会议中的不同意见 三、如何组织会议(续) 会议收尾 组织者应该将会议的决议及感谢信寄给每位与会者，感谢他们在会议上所做出的贡献 租借的设备和场地应当及时退回。 对某些付费的报告人要尽快将报酬和感谢信送到他们手中。 三、如何组织会议(续) 会议备忘录 The End * 5 10 15 30 不限 决策制定和关键问题解决 问题识别或头脑风暴 研讨会和培训班 信息研讨会 正式报告会 参考与会人数 会议目的 1、阅读、审核备忘录 2、执行行动计划，必要时汇报情况 1、准时出席 2、按照会议要求发言 3、记录会议决定及需要采取的行动 1、通知秘书/主席列入议程的事项 2、阅读所有文件 3、如果合适，准备自己的支持性文件 4、向秘书说明需要纠正的论点 会议成员 1、起草备忘录 2、交主席批准 3、两天内发给与会者 4、必要时根据备忘录和监督者的要求发布告示 1、提前到达 2、将房间准备就绪 3、提供所有必要文件 4、记录进程 5、避免不明确的讨论或通过含糊不清的决策 1、从以前的记录或新的信息源收集资料 2、起草会议议程，有逻辑性的安排主次顺序 3、会议议程得到主席的批准 4、发送（公布）会议通知和议程 秘书或记录员 1、核实秘书或记录员准备的备忘录草稿 2、监控进展 1、准时开始 2、清楚地介绍主题 3、获得有力的发言 4、维持秩序 5、有效的决策 1、提出和理解计划处理的业务项目 2、批准议程草案 3、确保与会者得知会议目标、时间、地点及会议议程 4、保证房间的合理布置，如座位安排、文件、饮水等 主席 会议之后 会议期间 会议之前 备忘录 地点：公司董事会会议室 单位：阳光灿烂股份有限公司 时间：1999年8月29日星期日上午10：30——11：30 与会人员：宋XX（主席）吴XX 陈XX 丁XX 何XX 谢XX（秘书） 收到罗XX缺席致歉 142 上次会议备忘录 1999年7月2日的会议备忘录，宣读通过，主席