XX国际开发建设公司档案管理实施细则之日常档案移交管理办法.doc

《档案管理各部门提报本部门需存档的范围 (《公司***部门档案存档范围提报》)，汇总形成公司级档案存档范围，根据存档范围进行归档并形成档案管理台账。（《公司档案管理台帐》）档案是指在的建设、管理使用等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 YZGJ（12W） - X75 – XZ （01） - 001 编号解释： 4.3档案分类各级名称经确定后，应编制档案分类编号表，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。本适用于的管理。归档的案卷质量必须符合下列十条标准 ①、归档文件、齐全完整； ②、分类清楚，保持联系； ③、题名确定，容易查找； ④、卷内排列，系统条理； ⑤、保管期限准确； ⑥、密级划分恰当； ⑦、蓝图折叠，符合要求； ⑧、卷皮书写，正楷； ⑨、案卷装订，整齐美观； ⑩、声像资料，清楚清晰。 遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。档案管理工作核心，的收集、保存、移交和利用等工作。①合同文件移交要求：合约事务部（报批流转人员）处理完成后将合同报 批的一套完整资料移交至综合事务部档案管理主管归档。移交时间为每周 五，同时办理《档案移交书》，一式两份，双方签字后各执一份。并于每月 20日移交当月报批文件电子版目录。 ②合同报批文件接收内容： a. 合同订立申请表（原件）； b.征询意见函（原件）； c.工程造价确认函（原件）/中标通知书（原件）； d.经办部门公文批办单（请示）（原件）； e.合同正本及相关附件（原件） 2、付款报批文件：（原件均存于XX国际开发建设有限公司财务事务部） ①付款报批文件移交要求：报批流转人员处理完成后将付款报批的一套 完整资料移交至综合事务部档案管理主管归档。移交时间为每周五，同时办理《档案移交书》，一式两份，双方签字后各执一份。并于每月20日移交当月报批文件电子版目录。 ②付款报批文件接收内容： a.付款请示（复印件）； b.付款支付单（复印件）； c.付款申请单（复印件）； d. 请款单或此次请款的相关支持性文件（复印件） 3、行政类报批文件： 此类文件分a、b两种： a种是仅有已批复的公文批办单，即可实施的文件。比如申请、请示、 事宜等； b种是既要文件批办又要进行用印的同时方可实施的文件。（此类文件 请经办人上报时即要考虑上报2份文件，盖章后1份经办人自用，1份 移交档案室存档）。 ①：文件移交要求： 报批流转人员处理完成后将报批文件的一套完整资 料移交给档案管理主管归档。移交时间为次周周一，同时办理《档案移交 书》，一式两份，双方签字后各执一份。并于每月20日移交当月报批文件 电子版目录。 ② 文件接收内容： a.公文批办单（原件）； b.报批的原文、相关附件（特指a）（原件）； e.盖章原件（特指b）（原件） （二）各部门资料分类与归档（此类资料为一级管理资料，原件存于档案室） 各部门总体的归档原则：以公司名称、项目为一级科目，地块为二级科目，部门为三级科目，三级科目下还可以分各小类，每小类要有具体资料目录。 1、土地事务部、合约事务部、工程事务部前期、基建文件归档保存表（见附件1） ①基建文件的主要产生部门是工程事务部，土地事务部 （表中A1A2A3A5为此类文件） 凡已办理完毕的文件，均应在三日递交立卷归。清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 ②合约事务部主要产生工程招投标文件、合同文件及商务文件。（表中A4A6为此类文件） 因此类文件的时效性较长，利用率较高。在文件办理完毕后可先行由部门资料员存储，做好登记，资料员每月20日移交资料电子版目录至档案室。待结算完毕，整理成册再移交档案室存档。 ③工程事务部主要产生工程竣工验收备案文件、其他文件、招标资料、监理资料和施工资料（表中A4A7A8BC为此类文件）。工程事务部资料员在接收到此类资料后先行存储，做好登记，每月20日移交资料电子版目录至办公室；其中表A7类文件，产生此类文件原件须向档案室进行移交，待工程竣工资料移交时由工程事务部资料员将其资料复印件及资料档卷目录换取原件。 ④财务事务部：涉及专业性及必威体育官网网址性，由财务自行管理档案。 ⑤人事档案：涉及专业性及必威体育官网网址性，由综合事务部人事组自行管理档案。 （三）各部门函件的处理及归档保存（此类资料为二级资料，原件存于档案室） 函件是指各部门在工作中同公司内部的其它部门或同外部相关单位所产生的往来文件的统称。函件的来源包括：内部和外部；函件的形式包括：合作单位的正式文件（包括传真件）、工作联系单、会议纪要、