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管理沟通与书面沟通 1、不要强调你为读者做了什么,而要强调读者能获得什么或能做什么。 今天下午我们会把你们9月21日的订货装船发运。 你们订购的两集装箱服装将于今天下午装船,预计在 9月30日抵达贵处。 2、参考读者的具体要求或指令。 你的订单…… 你定购的真丝服装…… 3、除非你有把握读者会感兴趣,否则尽量少谈自己的感受。 我们很高兴授予你5000元信用额度。 你的牡丹卡有5000元的信用额度。 4、不要告诉读者他们将会如何感受或反应。 你会很高兴听到你被公司录用的消息。 你通过了公司的全部考核,你被录用了。 5、涉及褒奖内容时,多用“你”而少用“我” 。 我们为所有的员工提供健康保险。 作为公司的一员,你会享受到健康保险。 6、涉及贬义的内容时,避免使用“你”为主语,以保护读者的自我意识。 你在发表任何以在该机构工作经历为背景的文章时,必须要得到主任的同意。 本机构的工作人员在发表以在此工作经历为背景的文章时,必须要得到主任的同意 。 学习你单位的书写公函风格并予以掌握 有一本字典在手,以检查拼写及单词 如果你写一个没有技术背景的人,別忘了有一个技术语的附注 学会用图表來说明问题 学会用积极的动词来加重你的信息 減少用“模糊的词”,如 “很”、“非常”之类的词 保持段落简洁,一段一意 书写时要有时间感,让对方及时答复你 书写完成后,多检查几遍,再发出去 七、应用文的语言特点 庄重 平实 明确 简约 得体 七、应用文的语言特点 1、庄重: 庄严、郑重。 “板起面孔说话” (1)使用书面语言,不用或少用口语、俗语 (2)使用标准语言 (3)忌滥用文学语言 (4)语言实在,言之有物 2、平实: 平易、朴实、明白、易懂。朴实,不装腔作势、哗中取宠。 (1)写作态度要诚实 (2)少做作,勿卖弄 反面的例子: 有位大学生钱花完了,写信却说“囊中羞涩”————父母不知所云。 发请帖,本应说 “敬请光临”,却有人在结尾说,“不得有误”——很不舒服。 辽宁有公路交通管理部门,在路边的警示牌上写道“违章撞死白撞”。 七、应用文的语言特点 3、明确: 明白、确切,不犯语法逻辑错误。 (1)用语慎审周密,分寸恰当 (2)用限制性的词语表示出事物的差别 (3)运用数字明确表述事物 (4)注意前后照应,避免互相矛盾 (5)不生造词语,不写错别字,正确使用标点符号 4、简约: 简洁、精当、准确。 (1)从特定目的、对象出发,根据工作需要,写最重要的 (2)运用各种简省的表述方法 (3)认真修改 反面的例子: 应用文的简约也是有度的,不能太简,不能简到让人不能理解的地步。 如: “自行车刹车厂”不能简化为“自刹厂” 不能把“上海吊车公司”简化成“上吊公司”。 七、应用文的语言特点 5、得体: 要符合国家有关规定,适合交际题旨和语境 (1)要适合发文者的身份 (2)要适合题旨 (3)要适合对象 (4)要适合语境 找错误? ××剧团负责同志: 为帮助我校举办艺术节排练节目,你们及时给我们派来了××,××两位老师,协助我们********在二位老师的帮助下,经过全校广大师生的努力,大家的水平得到了很大提高,排练出了很多精彩的节目,使我校艺术节获得了很大成功。现在两位老师回去了,谨代表贵校全体师生向二位老师及你们表示衷心感谢,并希望今后继续得到你们的难得的支援。此致 敬礼 ????????????????????????????????××二中总务处(公章) ××年××月××日 八、常用公文 常用的几种公文:通知、通报、公告、报告、请示、函、会议纪要。 (一)通知与通报 1、通知涵义: 发布法规和规章,批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。 特点: 1.发布性 2.批示性 3.中转性 4.广泛性 5.告之性 2、通报涵义: 对典型的先进事迹、人物进行表彰,对严重的错误予以批评教育,对重要的
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