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浅淡中小学校园OA办公系统应用实施策略 温州育英国际实验学校 柯水平 手机 E－MAIL：kspwz@163.com OA（Office Automation），又称办公自动化，是指办公人员利用现代科学技术的必威体育精装版成果，使用先进的办公设备，实现办公活动的科学化和自动化。实施办公自动化可以最大限度地提高办公效率，改进办公质量，改善办公条件，减少或避免各种差错和弊病，缩短办公处理周期，用科学的管理方法，借助于各种先进技术，提高管理和决策水平。 2010年9月，笔者所在的学校安装了校园OA办公系统，该系统为“万户ezOFFICE协同管理平台”，由区教育局统一部署安装，区内多数中小学开始使用该系统。各校的校园OA办公系统应用推广基本是按“三步曲”进行的：第一步是由区教育局组织各校的OA系统管理员进行了技术培训；第二步是由各校系统管理员做好校OA系统用户数据导入，设计个性化主页、工作流程等；第三步各校开展教师OA办公系统应用全员培训。各校OA系统陆续投入使用半年多来，使用情况并不乐观。原以为，各校基本实现了人手一机办公，推出OA办公系统是是应学校之需。在完成“三步曲”的应用推广措施后，这些学校对于上级部门提供的OA办公系统似乎并不热情，OA平台的使用并没有对学校的传统办公形成冲击，远没有达到当初预想的效果，如无纸化办公、办公事务实现网上流程等。 究其原因，笔者认为有这么几点：一是OA平台应用过程中部门分工不明确，协调不到位。教育局了解学校需要OA办公系统的信息，是由各校信息中主任、网管员提供的。而各校是否要在办公中使用OA系统是由校长决定的。如果校长不认可OA系统，纵然信息中心主任、网管员再有热情，平台再好用，也是枉然。二是监督考核措施缺失。从心理学角度上看，要改变人的行为习惯是一件很困难的事情。传统的的纸质办公，以会议、面对面沟通为习惯的办公形式已经持续了很多年，仅安装一个OA办公平台，开展一次技术培训就能马上改变过来？更何况还有人的惰性，传统的办公方式虽然繁琐一些，但其毕竟已经形成了一套固有的流程。面对一套全新的OA办公系统，暂时会觉得还是传统的办公形式效率更高。 学校OA办公系统的应用推广是一件不容易的事情，从学校管理角度上讲，都希望借助这个平台实现无纸化办公，提高办公效率，但真要实现这样的效果，仅“三步曲”式的推进，是难以达到的。笔者结合本校OA系统的应用推广，以及相关教育信息化平台应用推广的经验，认为要做好OA办公系统的应用推广，需要做好以下几方面的工作： 一、制订相应的管理机制，明确部门分工，做好部门协调沟通工作。 1．制订学校OA办公系统应用管理规定，是学校OA办公系统应用推广的有力保证。俗语说“无规矩不以成方圆”。学校要应用OA办公系统，部门如何分工，管理人员、教师在应用过程中承担怎样的责任和义务，通过OA系统完成哪些办公事务？这些都应该有明确的规定，所以在学校OA办公系统应用之初，就应该制订相应的管理规定，并以学校文件或通知的形式予以发布。笔者在附件中提供了本校的《校园OA办公系统应用管理规定》。 2．在OA应该推广过程中，要明确部门分工。OA系统应用的推广应由校长室直接领导，学校办公室负责，信息中心提供技术支持及应用培训，各行政办公室在使用过程中，结合部门工作流程，提出OA平台的流程需求，信息中心针对需求，不断开发和完善OA系统的功能。各部门分工示意图如下： 如果个别学校是由信息中心负责OA平台的应用推广，就很难实施了。OA平台是服务于学校日常行政办公的，学校行政办公中文件、通知的发布，流程的审核，这个过程的实施，在没有OA系统时，与信息中心是沾不上边的，不可能因为有了OA系统的技术支持，信息中心就能左右学校的行政办公了。信息中心能做的就是技术支持和应用培训，在OA系统的应用过程中，应突出学校办公室的第一责任，学校办公室既是系统管理的主体，又是系统应用的主体，必须切实履行第一责任：一方面要突出学校办公室的协调作用。学校办公室对学校信息资源掌握最充分，对学校信息的流向最清楚。不管是系统的总体设计，还是具体项目的需求分析，数据标准的制定，信息数据的采集等，每一步都需要办公室组织协调相关职能部门，按照自己的职责承担各自的任务，尤其是涉及到全校公共信息资源系统和公共应用系统的建设和应用推进，需协调各方共同参与推进学校办公自动化的建设。另一方面校办要带头做好推广应用工作。办公自动化系统大多是围绕提高管理工作效率而开发设计的，校办是直接使用的受益者，要加大对办公自动化建设的宣传力度，提高办公人员的办公自动化意识，带头学习，自觉运用办公自动化系统。 3．在OA办公系统应用推广过程中，部门之间要相互协调配合。学校OA办公系统应用推广一般由学校办公室负责，信息中心提供技术支持和应用培训。在这个过程中，校办和信息