省市级规范化学校档案材料文件格式基本要求.doc

省、市级规范化学校档案材料的文件格式基本要求 为进一步规范省、市级规范化学校档案材料的准备工作，现根据《国家行政机关公文格式》（GB/T　9704-1999）、《中华人民共和国国家标准出版物上数字用法的规定》（GB/T15835—1995）等文件要求，将有关文件格式的基本要求通知如下： 一、行文格式要求 1.排版规格：正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。 2.制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜。 3. 装订要求：公文应左侧装订。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。 4. 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 5. 眉首。（1）发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。（2）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 6. 主体。（1）公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（2）公文正文。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 7. 附件。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。 8. 成文时间：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。 9. 公文中表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 10. 公文中图文的颜色： 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 二、数字运用要求 （一）一般原则 1. 使用阿拉伯数字或是汉字数字，有的情形选择是唯一而确定的。 1.1 统计表中的数值，如正负整数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。示例：48 302 -125.03 34.05% 63%~68% 1/4 2/5 1：500 1.2 定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。示例：一律 一方面 星期五 “八五”计划 五省一市 第三季度 十三届四中全会 2. 时间（世纪、年代、年、月、日、时刻） 2.1 要求使用阿拉伯数字的情况 2.1.1 公历世纪、年代、年、月、日。示例：公元前8世纪 20世纪80年代 公元前440年 公元7年1994年10月1日 2.1.1.1 年份一般不用缩写。如1990年不应简作“九○年”或“90年”。 2.1.1.2 引文著录、行文注释、表格、索引、年表等，年月日的标记可按GB/T 7408—94的5.2..1.1中的扩展格式。如：1994年9月30日和1994年10月1日可分别写作1994-09-30和1994-10-01，仍读作1994年9月30日、1994年10月1日。年月日之间使用半字线“-”。当月和日是个位数时，在十位上加“0”。 2.1.2 时、分、秒 示例：4时 15时40分（下午3点40分） 14时12分36秒 注：必要时，可按GB/T 7408—94的5.3.1.1中的扩展格式。该格式采用每日24小时计时制，时、分、秒的分隔符为冒号“：”。示例：04：00（4时） 15：40（15时40分） 14：12：36（14时12分36秒） 2.2 要求使用汉字的情况 2.2.1 中国干支纪年和夏历月日。 示例：丙寅年十月十五日 腊月二十三日 正月初五 八月十五中秋节 2.2.2 含有月日简称表示事件、节日和其它意义的词组。如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其它月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。 示例1：“一·二八”事变（1月28日） “一二·九”运动（12月9日） “一·一七”批示（1月17日） “一一·一○”案件（11月10日） 示例2：五四运动 五卅运动 七七事变 五一国际劳动节 “五二○”声明 “