英语商业书信论文：英语商业书信的撰写原则.doc

英语商业书信论文：英语商业书信的撰写原则 提要：文章首先从我国进一步扩大对外开放的形势，说明英语商业书信在对外商业活动中的极其重要性，然后提出撰写英语商业书信应注意的问题，最后反复强调商业英语书信的撰写原则的重要性，务必很好地掌握和运用它。 关键词：商业书信；撰写原则?　　?　　一、前言?　　?　　随着我国对外开放政策的进一步贯彻，我国的对外经济交往和贸易业务必将有更大的发展。在这些活动中，电子通信是一种先进的手段，管理信息系统为企业内部管理创造了良好的条件。但书信往来仍不失为一个重要的工具。? 　　商业英语书信（Business or Commercial English Correspondence）有时只称为Correspondence，是指交易时所用的通信。在美国，常用Business Writing，它包括书信，电报电话、电传、报告书、契约书、明信片、回忆录，只要以商业英语表达的，均包含在内。商业英语书信，以常用英语为基础，加入商业术语以及商业习惯用语所组成。要熟练商业英语通信，通常从研究商业书信开始，依次研究其他文体。本文以此为主题来探讨其撰写原则。?　　?　　二、英语商业书信的撰写原则?　　?　　（一）正确无误? 　　商业书信必须写得正确。正确不仅仅是指英语语法、标点符号、拼写等正确。商业信件的内容叙述得正确，既不能有遗漏，也不能言过其实。商业贸易离不开数字，对商业信件中的数字的正确性要特别加以注意。商业书信中常常离不开商业术语。一般常用的商业术语用字简洁，意义明确。使用得当，工作进行的顺利；使用不当，就会引起误解，造成混乱，甚至产生不必要的纠纷。因此，必须正确理解和运用商业术语，力争商业信件正确无误。? 　　（二）内容完整? 　　一封信必须要绝对的完整确实。当答谢来信时，最好提及那封信的日期、主要内容，甚至于编号。同时回答来信所提出的全部问题及要求。重要信更须注意完整和严谨。例如，接受对方的报盘时根据是什么（如报价单，信件等），因为这种信实际上已是成交的合同，此信发出后，对方收到，即对双方都有约束力。如果不完整，有漏洞，就有可能引起不必要的纠纷。例如：? 　　The goods you ordered have been ready. Please let us know when we can expect to receive the covering L\C，upon receipt of which；we will effect shipment without delay.（你方订购的货物已准备好了。请告知我们什么时候能收到该订货的信用证，我们收到信用证，就会立即装运）。? 　　（三）生动具体? 　　信要写得生动、具体和明确。特别是要求对方做出明确反应的信，或是报盘承诺等，避免含混模糊、笼统和抽象。不过，并不是所有的商业信件都要具体。在某些特定的情况下，不但允许一般化，而且笼统些反而更适宜。有时，由于手头没有确凿的事实和数字，但为了“外交”、“策略”或交易的需要，也可以避免太具体。有时，为了有意识地让对方发表或形成他的意见，或者这些具体事实或数字是否列明都无关紧要，也可以不必具体。总之，该具体的具体，不宜具体的就笼统些，看需要而定。? 　　所谓生动，就是将书信中要阐明的问题，活泼地表达出来，给看信者留下深刻难忘的印象。如何给读者好的印象，设身处地为读者着想：他需要些什么？他希望些什么？他的利益何在？以及他的问题核心是什么？总之抓住对方的中心问题，把握对方的心理，且尽可能强调对方的重要性，说服对方，达到通讯的目的。? 　　（四）谦虚有礼貌? 　　我们对外所写的商业书信要体现我国外贸政策，做到不卑不亢、得体脱俗、落落大方。既要遵守国际贸易习惯，又要维护我国利益。借以通过商业书信来往，发展与各国人民的友好关系，开展同各国的经济贸易。要谨防有意或无意泄露国家商业机密或其他机密。书信内容以写得有理、有利、有节为秒、注意礼貌，不要盛气凌人，避免强加于人。因此，要尊重对方，保持You-Attitude，多为对方着想。英语的礼貌用语有很多，如：Would you like to?Thank you for…值得注意的是，Would you like to引起的许多句子不是文句，而是一种很有礼貌的请求，所以后面不要问号。另外，礼貌也可说是一种策略。如要告诉对方好消息时，采用直接法，一开始就把好的消息写出来；如果要告诉对方坏消息时，采用间接法，开头说点别的，作为“缓冲”，然后才把坏消息以适度准确的语言表达出来。例如： 转贴于 中国论文下载中心 “Thank you very much for your interest in my work；and also thank you for