英语实用写作-12.doc

Lecture 12 Practical Writing Part I 书信格式 书信的格式主要包括以下几方面的内容： （1）信内地址 在实际生活的信件中，书信的最上角首先应该写上写信人（注意：不是收信人）的地址和写信日期。其位置可以是信件的最右上角，也可以是最左上角（如果采用这种格式，所有的其他各部分都应该靠左侧对齐，这在商务信件中是一种比较常见的格式，具体可以参照后面的例文）。要先写发信人地址，再写发信的日期，写发信地址时依据从小到大的原则，即：先写门牌号码、街道名或路名，再写区（县）及所在市名称，然后是省或州、郡名称，最后再写上国家的名称。写邮政编码的时候，邮政编码写在城市名称后边，用逗号隔开。 写信人就要注意信内地址的具体格式，因为英美人对此有不同的写法： 英国人在每写一行的时候都要有一个逗号，最后还要在地址结尾处加上一个句号；而美国人则没有这些规范，如： 英式信件： Zhang Hua, 116 Seashore Lane, Zhongshan District, Dalian, China. 美式格式： Zhang Hua 116 Seashore Lane Zhongshan District Dalian, China 在标注信件的日期时，写信人要特别注意，因为英美对于日期的写法不一样，写信人最好避免只使用数字的写法，以免引起歧义。比如说，11/1/2005在美国人看来表示的时2005年11月1日，而在英国人看来表示的时2005年1月11日。而且多数的欧洲人的习惯和英国人一样，可以将上面的日期写成“11th November, 2005” 或者“11 November, 2005”(年和月之间的逗号可以省略)。需要注意的是，英语中的很多月份是可以缩写的，而且在实际信件中，多采用缩写格式。可以缩写的几个月份分别是：Jan. , Feb. , Mar. , Apr. , Aug. , Sept. , Oct. , Nov. , Dec. 。 信内地址还应该包括收信人的地址，但通常可以省略，其位置在称呼的上方。 （2）称呼 称呼是对收信者的称谓，其位置是在信内地址以下的两行，从左侧顶齐格来书写。在书写格式上，既可以参照美国人的做法，也可以参照英国人的做法。英国人习惯于在称谓后加上一个逗号，而美国人则加冒号。如： Dear Professor, (英式) Dear Mr. Steve: (美式) 商务信件中需要使用收信人的姓，而私人信件则可以用名字，教名甚至是呢称或绰号。 在商务信件中，可以用以下称谓。 Dear Sir or Madam （如果不知道对方的性别） Dear Sir Dear Madam To whom it may concern （只用于出具证明或类似的书信） Dr. (Doctor) （博士或医生用） Prof. (Professor) （有教授职称的用） Pres. (President) （总经理、校长、会长、总统用） 如果对方是女性，而写作者不知道婚姻状态，可以用“Ms”的称谓。 （3）正文 正文主要是表达以下几个方面：写信人的目的和身份；写信人的想法或请求；向收信者表示谢意或恳求等。在有的信件中，还要在正文最后加上结束客套语。 正文的格式有两种基本方式，即缩进式和齐头式。所谓缩进式是指每个段落的开头要空两个格，而且段落之间没有空行。齐头式是指每个段落顶格写，而每个段落之间空一行。通常来说，商务信件基本采用齐头式，这样会显得整个信件比较工整，而且层次也一目了然。 有的商务信件的正文结束时还要加上表达祝福之类的语言，如：Best wishes; Best regards 等，但这种形式更多见于私人信件。 （4）落款 在真正的商务信件中，落款是由三部分组成：客套性称谓，手写签名和打印的名字。落款的位置可以是在右侧，也可以是齐头式的。商务信件中，常用的客套性称谓主要有以下几种： Yours truly, Yours faithfully, Faithfully yours, Yours sincerely, Sincerely yours, Sincerely Cordially yours, Yours cordially, 写信人要注意称谓中的一些细节问题，如客套性称谓的短语中，只有第一个词的开头是大写，这个短语与后面的名字要用逗号隔开，而且客套性称谓和名字是分两行来书写的。 私人信件的落款随意性特别大，如： Affectionately, Fondly, Yours with love, Yours, Love， 在落款中还有一个需要注意的问题是不要将汉语写信的日期习惯与英文相混淆，因为汉语信件都是将日期落在姓名下面的。 （5）附件 在商