企业文件资料控制程序.docVIP

目的 确保在质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行起作用的各个场合都能使用有效的文件并及时从所有发放场所撤走失效和作废的文件以防误用。 范围 适用于质量、环境、职业健康安全管理体系要求有关的所有文件和资料的控制（包括外来文件的控制）。 定义 受控文件：受更改服务的文件； 非受控文件：不受更改服务的文件。 职责 工作和职责 责任部门/人 负责手册的批准、发布。 总经理 负责技术性文件的编制、审核。 研发部 负责文件资料的归口管理。 信息中心 负责文件电子版的备份 信息中心 负责程序文件批准、发布，负责公司重要的日常管理文件的批准。 管理者代表 在其授权范围内对文件进行制定、审核、批准 各相关部门 程序细则 文件和资料的控制范围和分类 质量、环境、职业健康安全管理体系文件，包括: 手册； 程序文件及其它体系管理文件。 技术文件，包括： 产品图样； 国家标准； 工艺（材料）规范； 顾客规范； 法律法规； 企业标准； 工序卡； 作业指导书； 操作规程。 公文性文件，包括： 授权书； 资格认定等； 合同。 顾客提供资料，包括： 实物样品； 图样、照片； 标准和要求等。 文件和资料的控制状态为受控状态，包括研发、试生产、生产三个阶段，公司内使用的手册、程序文件、技术性文件及质量体系其它管理文件为受控版本。文件的受控状态用“受控文件”章标记， “非受控”文件则不盖章。公司内各部门必须使用有“受控文件”章标记的文件。 内部图纸的受控状态分别用“受控文件研发专用”、“受控文件生产专用”、“开模图纸专用”章标记，对于一次性采购的零件，研发部可以采用盖“一次性采购”章标记。 文件制定、审核、批准和发布 手册、程序文件由质量部组织各有关部门编写。 文件的审核、批准按如下方法进行： 手册由管理者代表审核，总经理批准发布； 程序文件由要素主管部门负责组织编写，各相关部门负责人审核，管理者代表批准发布； 其它质量文件由编制部门负责人组织审核，管理者代表批准发布； 技术性文件由研发部组织编写，负责人审核，部门经理批准发布； 其他文件由相关部门根据需要制定，负责人审核，部门经理批准发布； 公司开发的产品涉及到的国家标准、法律法规、顾客规范，由相关部门进行收集整理，并将必威体育精装版版的相关国家标准、法律法规、顾客规范交信息中心归档； 所有部门与客户签订的合同，在确认事宜（盖公司公章，签名）完成后需提交一份纸版本与电子版本交由信息中心归档。 外来文件的管理 顾客的外来文件在接到的5个工作日内组织相关部门进行评审，研发部经理批准后发布实施。外来受控文件加盖“处来受控文件”章； 对外来受控文件，特别是顾客提供的产品图样/电子数据和标准更改由产品工程师负责。除顾客主动将更新版本的文件提供给本企业的产品工程师外，产品工程师必须每三个月主动与主要顾客联系一次，确认产品图样/电子数据和标准的版本信息，如适用，采用传真或电子邮件的形式，并保留这些记录至少一年。 文件和资料的编号按VQO005001《文件及实物编号指导书》执行。 文件和资料的发放 由文件管理员根据《BDH082文件归档单》的发放范围发放文件； 每一部门设一兼职文件管理员，其职责是签收和控制本部门的文件；对本部门使用的文件编制《BDH085部门受控文件清单》，以防文件丢失；负责回收本部门已作废的受控文件并上交信息中心； 部门内其他人员需使用文件时，在兼职文件管理员处办理借用手续； 生产现场使用的文件，兼职文件管理员签收，使用时由其发放至各工位，使用结束后由其回收； 电子版文件分别以编辑格式保存于服务器中，如因工作需要使用电子文件，使用者填写《BDH080文件发放申请单》，经管理者代表或部门经理批准后，由文件管理员以电子邮件的形式发放。如因工作需要将电子文件发给公司客户或供应商使用，只能使用PDF格式的文件，如文件属于受控文件，发出者需填写《文件发放申请单》，经管理者代表或部门经理批准后，由文件管理员以电子邮件的形式发放给申请者；如文件属于非受控文件，发出者需填写《文件发放申请单》经管理者代表或部门经理批准后，发出者可直接将PDF格式的文件发给公司客户或供应商。特殊情况，经部门经理批准，可将可编辑格式文件发给公司客户或供应商。 文件发放时填写《BDH083文件发放签收单》。如申请超出了原来的发放范围，由文件管理员将此信息输入《BDH082文件归档单》内； 文件发放时除电子文件外，受控文件必须盖有“受控文件”章，盖有“受控文件”章的文件的复印件为无效文件； 非发放范围内人员或文件遗失部门，如需要时，填写《BDH080文件发放申请单》，经管理者代表或部门经理批准后，由文件管理员发放，但必须在补发的文件上注明是补某年某月某日所发放的文件； 根据需要，文件可以电子版本的PDF格式在公司的服务器上予以公布作为正