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Word财务技巧(财会人员必备)
现在是讲效率的年代,使用Word来进行平时的办公处理也是一样,那么,我们怎样才能够在Word中“快”起来呢?那就请这位作者给我们带来的Word中快速操作的技巧,小编看完后也觉得相当实用。
一
下面列举初学者使用WORD的十大雷人做法,这些不规范的操作劳神又伤身,吃力不讨好。你,不是在玩word,你是被word给玩了。
TOP1 用抹黑来拖动选择
WORD排版中,一般要求“先选择,再操作”,也就是说如果我们需要对文章进行各种操作,首先必须先选择。初学者打开一篇上百页的长文章,需要对文章进行全部选择时往往手忙脚乱,通常都是将光标放在文章最上方,然后拖动鼠标滚到末尾处,一直滚呀,滚呀……,鼠标和牙齿都在格格作响。正确的操作是如果选择全文,CTRL+A即可,如果需要选择当前到文章末尾处,只需要按CTRL+SHIFT+END。
TOP2 拖动滚动条进行跳转
在给文章做目录的时候,通常需要将光标放在文章的最上方,初学者要么一直按方向箭,或是拖动滚动条到最上方。正确的操作是CTRL+HOME,如果需要跳转到固定的页数,可以按CTRL+G,快速定位到相应的页码。
TOP3 用空格调整字间距
标题如果间距太小,需要调整的时候,初学者往往在每个字之间一个一个按空格,正确的做法是,CTRL+D,调出设置字体的对话框,在高级中,选择间距,在间距中设置距离。
TOP4 用TAB进行首行缩进
文章中如果每一段落均要首行缩进,不少人的做法是连续按四个空格,或在每一段之前按TAB,这样需要重复很多次。正确的做法是文章输入完成之后,选择整篇文章,一次性设置好。点击开始选项卡,然后在段落组中,右下角有个指向右下角的小图标,点击,在出现的段落对话框中,在缩进栏中,找到特殊格式下拉列表中,选择首行缩进。
TOP5 用回车换行或分页
比如标题需要和正文离开一些距离,很多初学者习惯性的敲一下回车,但这样调出来的间距总不是很理想。正确的做法是点击开始选项卡,然后在段落组中,右下角有个指向右下角的小图标,点击,在出现的段落对话框中,设置段前段后的距离。如果写论文要重新开始新的一页,很多初学者总是不断的按回车,直到出现第二页。快速的操作是CTRL+回车。
TOP6 特殊对齐用表格
如果有几行的文字需要在页中5厘米居中对齐,初学者可能用空格,或是用表格进行对齐,然后将表格隐藏边框,这种做法非常不可取。正确的做法是用制表位,选择需要对齐的文本,点击开始选项卡,然后在段落组中,右下角有个指向右下角的小图标,点击,在出现的段落对话框中,点击左下角制表位。制表位位置输入5厘米,对齐方式选择居中,点击设置,再点击确定,在需要对齐的每行文字左边逐一按TAB键。
TOP7 一个个删除而不用替换
如果文章中出现大量空格,初学者往往一个个手动删除,这样很浪费时间,正确的做法是用CTRL+H进行替换,在出现的对话框中,“查找内容”框中输入空格,“替换为”框中:什么都不输入。即将空格替换成无,这样就可以删除。
TOP8 大量复制进行标题行重复
如果有跨页的表格,需要每一页均有标题,初学者的做法是复制第一页的标题,然后不断在每一页的首行进行粘贴。正确的做法是选择表格中的首行,然后在出现的表格工具中,点击布局选项卡,在数据组中,点击【重复标题行】。
TOP9 手动清除格式
打开一篇文章,里面有各种各样的格式,如果想全部清除进行重新排版,初学者往往选择全文,然后手动改为常规文字,也有人会另存为txt文件,再复制粘贴回来,以为这样就是最快的捷径。正确的做法CTRL+A全选,然后开始选项卡,然后点击清除格式。快捷键CTRL+SHIFT+N。
TOP10 格式刷更改格式
文章中需要大量相同的格式,或者格式设好需要批量修改格式,初学者往往是用格式刷刷一遍又一遍,喜刷刷,喜刷刷,不知不觉中成就了“白龄油漆工”。这里比较方便的办法是使用样式,样式为格式的集合,快捷键CTRL+SHIFT+ALT+S在这里预先设置样式,然后选择文字应用样式,好处在于以后需要进行修改格式,再也不用一个个去选择文本,只需修改样式,则应用过该样式的文字将一次性更改了格式。
1. 问:WORD 里边怎样设置每页不同的页眉?如何使不同的章节显示的页眉不同?
答:分节,每节可以设置不同的页眉。文件――页面设置――版式――页眉和页脚――首页不同
2. 问:请问word 中怎样让每一章用不同的页眉?怎么我现在只能用一个页眉,一改就全部改了?
答:在插入分隔符里,选插入分节符,可以选连续的那个,然后下一页改页眉前,按一下“同前”钮,再做的改动就不影响前面的了。简言之,分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上,不过是图标的形式,把光标移到上面就显示出”同前“
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