四级与秘书操作题及答案.doc

5. 5. 答： 1.分析档案价值方法 （1）分析档案内容，看档案内容的重要性 （2）分析档案来源，看档案的形成者 （3）分析档案产生时间，文件产生的时间越早，越珍贵 （4）分析档案的形式特征，看文件名称和外形特征 （5）分析档案的技术因素，看档案内容的技术水平 2.档案鉴定要求 （1）仔细阅读档案 （2）综合分析文件 （3）结合需求 6. 指出下面文稿中错误和不妥之处，并提出修改意见。 XX厂关于请求总公司增拨工厂厂房基建费的请示 XX总公司、XX总经理： 2003年2月，我们到X市同行企业参观学习，发现他们不仅机器先进，而且厂房建设也很讲究。回来之后，我们增添了一批新型设备，同时也向总公司申请盖一个现代化厂房。总公司批准了我们，拨给我们150万元，此项经费专款专用，已收到明显效果。人家赞我们：“一座大楼平地起，工厂腾飞在眼前。” 但由于建筑材料涨价，这预算资金缺口较大，恳请总公司拨给不足部分，否则将影响厂房的竣工及我厂生产任务的完成。 特此请示报告。 XX厂（印） 二〇〇四年一月二日 这份请示的主要错误和不妥之处是： （1）标题不够简洁。“请求总公司”、“工厂”这些字都可以删去。 （2）主送机关标识错误。应改成：XX总公司。 （3）缘由部分没有把理由说清楚。应把增拨的理由、根据作为重点，要说充分。 （4）文中废话较多。开头到外地学习参观，回来申请盖厂房，总公司给了多少钱等，都市第一次请示盖厂房时说过的，现在没有必要再说一遍，人家“赞”我们的话，也没有必要写上去。 （5）请示事项不明确。基建费缺口较大，到底缺多少，不足部分是多少，都没有写明确。 （6）结束语不当，没有表达出请求的意思，应该为“以上请示，请批示”或者“以上请求，请批准”。 7. 询问函与答复函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文曰期 1．标题 询问函与答复函的标题有两种形式： （1）发文机关+事由+文种。 （2）事由+文种。 2．正文 询问函与答复函的正文结构是：发文缘由+事项十尾语 （1）发文缘由。 （2）事项。询问函应说明要求主送机关协办办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等；答复函应问复发函机关提出的问题，如不能满足要求时，应加以解释。书写事项时，如事项单一，就单独列段；如事项复杂，或要求较多，就需提行分段，或分条列项书写。 （3）尾语。尾语是礼节性用语，询问函的尾语常用：“请速回复”、“盼复”、“请予复函”、“即请函复”等；答复函的尾语常用：“此复”、“特此专复”、“特此函复”、“专此函告”等。 例文： 华荣公司人力资源部关于丁小强人事调查的函 ××公司人事部： 　　我公司正在进行人事调整工作，根据工作需要，我公司拟聘丁小强同志担任某部门负责人工作。为查实丁小强同志的情况，烦请贵部协助我公司调查以下问题： 　　一、丁小强同志在贵公司工作的起止期。 二、丁小强同志在贵公司的工作业绩、获奖状况。 三、贵公司对丁小强同志表现的评价。 　　特此函达，请予复函。 华荣公司人力资源部 二〇〇九年五月三十日 ××公司人事部关于丁小强同志情况的复函 　　华荣公司人力资源部： 　　 你部《关于人事调查的函》（华荣人函[2009]69号）收悉。 　　 关于丁小强同志的情况，经我部与相关部门研究答复如下： 　　 一、丁小强同志在我公司的工作起止期为2001年9月4日至2003年3月8日。 　　 二、丁小强同志在我公司工作期间两次获奖，一次为公司2001年先进工作者；一次为销售部2002年业绩突出奖。 　　 三、我公司认为，丁小强同志是个很好的管理人才．其业务熟练，能够独当一面；严以律己，能够以身作则；锐意进取，敢于挑战。不足之处是偶有急躁情绪，有时欠缺合作精神。 　　特此函复。 ××公司人事部 二〇〇九年六月十日 便 条 钟苗: 公司业务不断发展,形成的档案越来越多。为了使真正有价值的文件材料保存下来,公司打算进行一次档案鉴定工作培训。请你准备一份关于分析档案价值方法及档案鉴定工作要求的材料，在培训中进行交流。 行政经理 ×× ××年×月×日 便 条 钟苗： 公司刚刚招聘来一位高级技工，名叫丁小强，将安排他专门负责公司技术监察工作，但公司对他的工作履历一无所知。请你分别以我单位人力资源部负责人和丁小强原公司人力资源部负责人的身份，拟写询问函和答复函（注：答复函针对询问函的内容）各一份。具体内容是：该同志的工作经历、主要工作业绩、获奖项目及原领导对其的综合鉴定。 谢谢！ 行政经理：李