物流业务标准化流程.doc

9.1存货实物周转管理系统 1.存货实物周转控制系统 存货实物流转程序的内部控制主要涉及采购、验收、存储、发货、生产及发运等各项职能，各项职能的主要要求如下： （1）采购。采购业务应由独立的采购部门负责。采购部门根据存储或其他授权部门填制的请购单进行采购，购货之前均填写顺序编号的正式订货单，并将订单副本分送会计部门和验收部门。填制订购单是应注意： ●确定所需存货的项目类别； ●取得竞价估计单； ●发订单之前取得财会部门对合约的核准。 （2）验收。购入的货物，均由独立于采购、存储等部门域外的部门负责验收。验收部门引发检验货物的数量和质量，并据实填制验收单验收完毕应立即将验收的货物转运存储部门，并将验收单分送采购部门、存储部门和会计部门。 （3）存储。货物入库，须由存储部门先行点验和检查，然后签收。签收后，讲实际入库货物的数量通知会计部门。据此，存储部门确立了本身应负的责任，并对验收部门的工作进行验证。除此之外，存储部门还应根据存货的品质特征分类存放，并填制标签。 （4）发货。存储部门须根据预先编号并经过批准的领料单发货。领料单通常一式三份： ●一份存领料部门； ●一份作为存储部门的收据； ●另一份通知会计部门。 为防止任意填写用途不当的领料单，企业可规定领料单必须根据用料单、工程通知单或销售货单来编制，商业企业则可凭出货通知单作为向仓库提货的依据。 （5）生产。生产产品的品种和数量一般根据顾客订单销货合同市场预测以及经济生产批量来确定的。通常情况下由单独的生产控制部门确定并下达生产通知单。各个生产部门（工厂、车间）必须制定严格的规定，有管理人员负责监督，从生产领料到产品完工入库，对全过程进行有效监控以免误工和生产积压，减少残次品。此外，生产部门还应及时编制生产报告，通知会计部门，并采取有效措施保护原材料等物品免遭贪污盗窃。对生产中出现的废料，可能尚有一定的残余价值，故应奖废料存货与产品存货分开和控制。 （6）货物有独立的配送部门进行。装运货物时必须持有经有关部门核准的发货通知单，并据此编制出货单。出货单至少一式四联： ●一联送交存储部门； ●一联发运部门留存； ●一联作为包装单，随同货物送交顾客； ●一联会同有关凭证送往开单部门，作为顾客开发票的依据。 2.对存货周转审计的注意事项 对企业存货内部控制进行审计应予关注的主要事项有： 大额的存货采购是否签订购货合同，有无审批制度； （2）存货的入库是否严格履行验收手续，对名称、规格、型号、数量、质量和价格等是否逐项核对，并及时入账； （3）存货的发出手续是否按规定办理，是否及时登记仓库帐并与会计记录核对； （4）存货的采购、验收、保管、运输、付款等职责是否严格分离； （5）存货的分检、堆放、仓储条件等是否良好； （6）是否建立定期盘点制度，发生的盘盈、盘亏、毁损、报废是否及时按规定审批处理。 9.2物资供应管理流程 说明 1汇总原材料需求 有生产部汇总工厂生产使用材料的需求，送报储运公司。 （2）储运公司供应科根据库存情况，确定需要采购的原材料的品种、规格和数量。 （3）如果有新的原材料需求，供应科应先进行市场调研，提供多个供货商备选。 （4）任务重点:汇总原材料需求，核对库存，确定采购品种、规格和数量。 2.供应商信息管理 （1）储运公司应建立供应商信息数据库，包括供应商的地理位置、价格、质量、信用和售后服务等。 （2）根据需求和可能，随时更新供货商信息数据库。 （3）任务重点：供货商信息管理。 3制定原材料采购计划 （1）由储运公司供应科制定与原材料采购计划，并运载其中的价格变化原因，作出详细说明。 （2）报财务部进行预算审核。 （3）如果采购计划在成本预算范围内，报市场总监审核。 （4）如果采购计划超出成本预算范围内，退回生产部，重新修订用料计划。 （5）如修改后的用料采购计划，仍然超出成本预算范围，进过财务部审核后，上报公司总裁审批。 （6）任务重点：制定《原材料采购计划》。 4.原材料采购 （1）《原材料采购计划》批准后，有储运公司供应科制定采购手续、采购原材料。 （2）任务重点：原材料采购。 5.原材料质检验收 （1）由储运公司供应科组织，质量管理部（或工厂技术质量科） 负责对原材料进行质量检验。 （2）对不合格的原材料进行退、换货处理；对合格的原材料办理入库手续。 （3）任务重点：原材料质量检验。 6.原材料入库 （1）储运公司将质量检验合格的原材料入库，原材料的入库单报送财务部入库。 （2）任务重点：原材料入库。 7.原材料发放 （1）原材料出库单报送财务部出账。 （2）生产中若发现原材料有质量问题，由供应科负责质量追述处理。 （3）任务重点：按需求计划，领用原材料（限额领用）。 8.定额盘库 （1）储运公司定期对库存原材料进行盘点，财务部给予配合。 （2