4文件和资料控制程序.doc

好当家集团化验中心 程序文件 文件编码：HGCEC.B-004 共3页第1页 标题 4 文件和资料控制程序 2005.10.8第二版发布 2005.10.8第0次修改 1 目的和适用范围 对有关中心管理体系的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用文件的正确、完整，防止使用过程中出现失控。 适用于本中心所有管理体系文件和资料的控制。 2 职责 档案管理员负责中心管理体系有关文件资料的发放、登记、监督、回收和处理，行政性文件不受本程序控制。 3 程序和要求 3.1 文件及资料的分类及编写 3.1.1 文件及资料分为如下几类: 质量手册; 程序文件; 技术性文件。 记录格式 3.1.2 文件和资料分为受控文件和非受控文件。非受控文件只进行编号，受控文件加盖“受控文件”印章并注明分发号。中心所有文件均有档案管理员统一按《管理体系文件编码规则》编码。 3.1.3 各检验岗位负责编写和收集与本岗有关的技术文件,包括仪器设备维护和操作规程,校准规程。负责设计、整理有关原始记录、报告等表格。 3.1.4 其他文件和资料由质量负责人编写和收集。 3.2 文件和资料的审核、批准和发布 管理体系所有文件均由中心主任审核并批准发布。 3.3 文件和资料的发放、回收和销毁。 3.3.1 档案管理员负责建立《受控文件和资料一览表》，发放经批准后的质量手册、程序性文件及其他文件和资料，并建立《文件和资料发放／回收登记表》。 好当家集团化验中心 程序文件 文件编码：HGCEC.B-004 共3页第2页 标题 4 文件和资料控制程序 2005.10.8第二版发布 2005.10.8第0次修改 3.3.2 文件发放前,档案管理员必须确定是否在文件上加盖“受控文件”字样印章。 3.3.3 各种质量记录表格经审核后,由档案管理员负责印制、编号。 3.3.4 发放文件和资料时必须由领取人在《文件与资料发放／回收登记表》上签字。 3.3.5 档案管理员将回收的作废文件和资料统一进行销毁,并做好《文件和资料销毁记录》，存档或因故留存的作废文件和资料不需要销毁，只需在其封面上加盖“作废文件”印章，并注明作废日期。 3.4 文件和资料的更改 3.4.1 体系文件和资料的更改分为手写更改和换页更改两种。 3.4.2 手写更改仅限于更改内容不大的情况,更改时,需改处用横线划去,在其上方填写更改后的内容,由更改人签名。 3.4.3 换页更改需将更改后的页码输入文件并把作废页取出收回。 3.4.4 应在更改记录表上注明更改人、更改日期、更改通知单号等。 3.4.5 文件和资料的更改一般可由文件和资料使用人员提出,并填写《文件和资料更改申清单》，中心主任审批后，由原编写人员更改，更改的内容由档案管理员填写出《文件和资料更改通知单》，经中心主任在此审批签字后，递交给原编写人员实施更改 。 3.4.6 换页更改时,收回的作废页由档案管理员登记、封存或销毁。 3.5 管理体系文件出现下述情况时须换版: 编制体系文件的依据进行了重大修改; 承检商品发生重大改变; 管理体系发生重大变化; 一次性修改文字超过原文的1/4; 质量记录表格每次修改均须换页。 3.6 外来技术文件等同本中心文件管理,除非法规,上级或合同另有规定。 3.7 文件和资料的借阅,须经档案管理员批准,由借阅人员填写《文件和资料 好当家集团化验中心 程序文件 文件编码：HGCEC.B-004 共3页第3页 标题 4 文件和资料控制程序 2005.10.8第二版发布 2005.10.8第0次修改 借阅登记表》后方可借阅。借阅人员用完应及时归还。 4 相关文件和有关质量记录 [1] HGCEC.B-027《管理体系文件编码规则》 　[2] HGCEC.D-001《受控文件和资料一览表》 [3] HGCEC.D-002《文件和资料发放/回收登记表》 [4] HGCEC.D-003《文件和资料销毁记录》 [5] HGCEC.D-004《文件和资料更改申清单》 [6] HGCEC.D-005《文件和资料更改通知单》 [7] HGCEC.D-006《文件和资料更改记录表》 [8] HGCEC.D-007《文件和资料借阅记录表》