Word邮件合并实例批量制作有照片工作证.docVIP

Word邮件合并实例 批量制作有照片工作证Word邮件合并是一项十分有用的功能。现在我给大家介绍一则Word邮件合并应用实例，制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。 　　素材的准备 　　这里的素材主要是每个职工的照片，并按一定的顺序进行编号，照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内，比如“E：\职工信息”。 　　建立职工信息数据库 　　使用Excel表格建立“职工信息表”，在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片，姓名、组别可以直接从单位数据库里导入，姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致，照片一栏并不需要插入真实的图片，而是要输入此照片的磁盘地址，比如“E:\职工信息\001.jpg”，注意这里是双反斜杠，制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”，如图 1所示。 图1 　　创建工作证模版 　　启动Word 2003，现在先建立一个主文档，设计排版出如图2所示的一个表格来，这里你可以把边框设置为“无”，这些内容也是工作证中不会变动的部分。当然，这仅是一个示例，你完全可以设计出更好看的版式来。 图2 　　添加域 　　步骤1　选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项，调出“邮件合并”工具栏。 　　步骤2　点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标)，弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“职工信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”，如图3所示。点击“确定”按钮返回主文档。 图3 　　步骤3　将光标定位到“姓名”后一单元格，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标)，弹出“插入合并域”对话框，在该对话框中的域列表中选择“姓名”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置，如图 4所示。点击“关闭”按钮返回到主文档。 图4 　　步骤4　以相同的方法，将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。 　　步骤5　将光标定位于“××中学工作证”右下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照片。按“Ctrl+F9”来插入域，此时单元格内会出现一对大括号，在其中输入“INCLUDEPICTURE { MERGEFIELD 照片 }”(不含外边引号)，注意其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。 　　步骤6　最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮(右边第4个图标)，将根据职工信息表中的记录数来批量制作“工作证”，并重新生成Word文档，至此，“××中学工作证”制作完毕。然后直接打印就行了。 　　小提示：如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人，没关系，你可以按“Ctrl+A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。还不行，你只有把这个文档先保存关闭了，然后再打开，全选，按F9键对文档进行刷新。 利用Word邮件合并批量打印带照片的证书最近单位在处理一批准考证，准考证上面除了个人信息外还要求打印每个人的照片，领导安排誊印出准考证，然后再分组手工填写考生信息，还要手工贴考生照片，这可累坏了我们这些同事。我也参与了最后贴照片的一些活，总寻思着如何来改进这些工作，为今后的工作减轻些负担，当然也减少了以后的加班费。据我所学，利用word的邮件合并功能可以批量打印出相关信息，但批量打印带照片的证书，邮件合并能完成这个要求呢？经过一番摸索、查寻，终于找到办法可以解决了，具体过程如下：准备工作：准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。我最常用的是Excel簿，里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo文件夹里，每位考生的照片文件名和准考证号相对应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下：1．启动word程序，从菜单栏中选择“工具――邮件合并”，将出现“邮件合并帮助器”对话框；2．在“邮件合并帮助器” 对话框中的第一步“主文档”中单击“创建” 下拉按钮，选择“套用信函” （如果想在一张纸上打印多份的话，选择“分类”），再在出现的