国有企业电子档案管理办法.doc

国有企业电子档案管理办法 1 总则 1.1电子文件涉及公司生产、技术、经营的全过程与核心内容，根据公司《必威体育官网网址工作管理制度》和档案管理制度要求及确保信息化工作连续性，必须对其归档、保管和使用实行全过程管理。该工作由信息化管理部门统一协调，专门负责。 1.2电子档案管理明确规定了归规档范围、时间、方法，保证电子文档的可靠性、可用性和安全性，并必须严格保持与公司档案管理制度的一致性。 2 电子文件的归档 2.1范围 电子文件的归档范围为：设计数据（二维、三维）、制造数据（MK系统）、产品数据（PDM系统）、车间在制品数据、财务帐务系统数据，自主开发的软件、各部门重要电子文档。 2.2归档时间：电子数据隔天必须归档，自主开发的软件验收结束后必须归档，各部门重要电子文档按需归档。 2.3电子档案有效性保证 企业级电子文档由信息管理部门系统管理员或委托专人备份归档；各部门重要文件由部门专人（信息员）集中向NAS设备备份归档，以保证电子文档的有效性；密级文件可加密存放。电子档案有特殊格式的必须标明软硬件环境及对设备的依赖性；新开发的软件必须将开发任务书、设计说明书、原代码及数据词典、测试报告、用户鉴定报告统一封装后存储。 2.4归档要求 归档范围内的电子文档归档前，应由操作者查无病毒；电子档案一份保存在带RAID的网络存储设备上，另一份保存在磁带介质上；必要时可刻录只读光盘备份。数据的集中转出时刻录两份磁带。磁带介质每天备份，每周轮换，每月归档，所有归档的磁带集中由信息管理部门专人（信息员）保管。 3 电子档案的保管 3.1载体直立存放、防尘、防变形。 3.2远离强磁场，并与有害气体隔离。 3.3每年进行一次电子档案可用性抽查 3.4每4年对电子档案磁带集中转存，原介质保留4年 3.5环境更新时应确认档案兼容性，不兼容要进行载体转换。 4 使用 4.1电子档案的封存载体不得外借。 4.2使用时使用考贝件 4.3使用时遵守公司必威体育官网网址规定 4.4使用者对电子档案的使用应在权限规定范围内 4.5使用前必须由各部门信息员经电子流程向信息管理部门负责人提出申请，经批准后办理 4.6电子档案的销毁：非必威体育官网网址电子档案可逻辑删除，必威体育官网网址电子级转出其它电子文档后连同存储介质一起彻底销毁。 本文共2页，第 1 页