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中文Word2003文稿录入排版技巧
摘要:以word2003为例,简要介绍了文稿录入、排版的技巧,并对某些功能进行了独家详细介绍。2011年修订增加了关于毕业论文的排版技巧、word表格的使用技巧等内容。
关键词:word;上标;下标;公式编辑器;排版;表格处理;折页打印设置技巧;文档目录自动生成技巧。
使用word进行文档编辑是一件十分轻松的事,如果不掌握技巧,就不是那么简单了,为此本人在2006-2007年就一些常用技巧及部分特殊技巧进行了总结归纳,想必会对大家的学习、工作、生活有所帮助。2011年2月12日春节后,抽空对大家感兴趣的毕业论文排版及表格处理技巧进行了整理。
1 word中正文的输入
1.1 普通文字
使用各种输入法正常输入正文,无需对排版等进行设置(要使用两端对齐的基本设置,不然右侧边界的字会出现进进出出、很不齐的现象),打字完成后再进行排版。
[推荐使用的输入法有:拼音加加5.2,搜狗输入法,再有就是五笔字型(适用于专业人员),以上输入法均可以在网站上下载安装使用。本文作者推荐使用《拼音加加集合版》+自定义的特殊符号输入,在该输入法中全拼、双拼、简拼均可以使用,效果同样好用,并有其它一些特殊功能,如自动保存词组、人工删除词组(ctrl+词组序号)、直接输入特殊字符(非插入方式)、直接输入字母无需转换(回车直接上字母)、查生字]。
1.2 上下标及公式的输入
①快捷方式的调出方法
可以通过菜单调出上下标,方法为:在工具栏的任意位置单击鼠标右键→弹出菜单后选择最后一行的“自定义”→然后在“命令”→“格式”选项中找到x2和x2,并用鼠标左键按住拖放到工具栏的任意位置,当出现“I”标志时,松开左键,上下标的快捷方式设置成功。如图1、图2所示。
图1 上下标快捷、方式的调出步骤①
图2 上下标快捷、方式的调出步骤②
公式编辑器的快捷方式从“插入”选项中调出,也要用鼠标左键拖拉到桌面工具栏的任意位置(如图3所示)。但是如果在安装word时没有安装公式编辑器,就需要在使用这个功能时进行安装,系统会有提示,如果当时已经安装,就可以正常使用了。
图3 公式编辑器快捷方式的调出步骤
②输入方法
如a2+b2的输入只需在输入a2+b2后,选中2,然后单击快捷方式X2,即可转为上标,其余雷同。也可以在完成一个下上标的设置后,选中该上标格式,用格式刷刷其它需要设置上标的文字。即:先设置a2为上标,然后选中2,然后双击格式刷,就可以到其它地方刷上标了。
如果用到公式录入,就要使用公式编辑器,打开后出现图4的公式界面,单击选择格式,详细的对应关系见图5。这些格式可以组合使用,如输入比较复杂的数学公式就要用到这些组合功能。
图4 公式编辑器菜单栏
图5 公式编辑器全部输入格式对照图
1.2 特殊符号的输入
一般根据输入法来确定如何输入特殊符号,如℃、≈、≤、≥、⊿、■、√和外国人名中间的小点·等就要在输入法提供的功能中选择输入了。如拼音加加可以直接定义成组符号,紫光拼音可以单独定义符号,微软拼音、智能ABC和五笔字型可以在输入法提供的软件盘中选择特殊符号的输入。只是有些需要转换,而有些则可以直接输入无需进行转换,如拼音加加、紫光、自然码等输入法在输入特殊符号时都不用单独转换,而是有一些特殊的设置,如自然码(可以引入拼音加加使用),以字母O开头,可以输入od:±-×÷∑¢℃≤≥……;oz:°№☆★○●……;ot:→←↑↓↙↘↗↖;oh:各种希腊字母;oe:各种俄文字母,or:各种日文符号;oi:各种编号,①②……⑴⑵……⒇⒈⒉……⒛㈠……㈩;用户还可以自己定义或增加特殊符号,这样就可以像输入正文文字一样的快速录入,从而提高办公效率。
1.3 格式刷的使用
格式刷属于常用工具栏的命令,其图标为,可用来,如设置标题为黑体,3号字,只要完成了一个标题的设置,就可以双击格式刷图标,然后让鼠标带着刷子将其他标题刷为相同的格式,作者在使用中经常用格式刷处理标题样式、段落缩进、设置上下标、表格内统一样式等,学会了格式刷,以后就不用逐个设置相同格式的标题、段落的内容了。打印B4拼页16开文件(带页码格式)
在一般使用16开(B5)的纸张格式,而打印时又想打印成8开(B4)的,还想保留原有的页号格式(如第X页,共Y页),怎么办?折页打印,不行,没有单独的页号!我们可以这样操作(如图7所示):先按B5或16开纸张正常输入文字,并设置好页码页眉、页脚);然后将页面设置成B4纸张(相当于8开),横放,在选项中选择“拼页”,这样设置后就可以打印出8开纸张,左右都是16开,且都有页码格式的文件了。
图7 B4拼页16开文件打印设置
设置标题在编辑讲义、成册的技术或管理文件时,查找到指定章节,同时还要自动生成目录(序号——章节——页号),这就用到了“标题
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