公文信息写作和处理实务.ppt

公文信息写作与处理实务 一、领导十分重视文秘工作 国务委员、国务院秘书长华建敏：提高文字综合能力。这是办公厅干部必备的一项基本功，在某种程度上体现着机关工作水平，展现出机关形象。办公厅的同志们都要十分注重加强文字综合能力的培养，确保起草的文稿，办理的公文指导思想明确，反映工作要求，符合实际情况，做到文字准确、内容精炼、表达正确。（华建敏秘书长2004年7月20日在全国政府系统秘书长办公厅主任会议上的讲话） 市政府秘书长陈和平在市政府办公厅2004年三季度公文审读情况综述上批示：送请厅内各处室研读和诫勉。公文质量是办公厅的生命，各处室要高度重视。一些常识性的错误，绝不能屡见屡犯。每一位国家机关工作人员，一定要在精益求精上下功夫，在“推敲”上花力气。 国务院、市政府领导认为： 文秘工作（公文工作）对政府机关而言：是形象，是生命，是脸面。 对办公室文秘干部而言：是基本功，是主业，是衣食父母。 二、公文的特点 1．内容上鲜明的政治性和政策性 2．效能上的法定权威性和行政约束力 3．体式上的程式化和规范化 4．使用上特定的范围和时限 5．文风与语言上的准确与庄重 例：1928年4月国民党南京市教育局的布告 布 告 荒唐古怪又稀奇、南京市民发疯气、无缘无故起谣言、通衢小巷闹把戏、什么妖妇摄灵魂、却属荒诞无根据、无识民众偶听到、吓得精神不附体、其实没有这回事、反动分子乱凑趣、奉劝诸君莫轻听、奉劝诸君莫轻听、现在时疫正流行、儿童卫生须注意、打倒死亡与疾病、拥护科学与革命。 南京市教育局长 ╳ ╳ ╳ 三、几种常见公文的写作 行政公文类别 1．指挥性公文：命令、决定 2．指示性公文：通知、通报、意见、批复 3．晓谕性公文：公告、通告 4．呈请性公文：请示、报告、议案 5．商洽、纪要性公文：函、会议纪要 （一）决定 决定，适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 1．法则性决定 2．重大事项决定 3．机构、人事决定 （二）通知 通知，适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 1．一般性通知 2．批转性通知（批转、转发、印发） 3．会议通知 4．任免通知 （三）请示 请示，适用于向上级机关请求指示、批准。 请示是报请性上行文，基本上是下级主动报送的。 1．建议性请示 2．求批性请示 3．求助性请示 请示公文应注意的问题 一是必须一事一请示，不能许多事搅在一起，一锅端给上级机关。 二是标题一定要写明“请示”，不要写成“请示报告”。 三是不要在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。 四是必须事先请示，不能“先斩后奏”，像个总结报告。 五是只能向上级机关请示，不能越级请示，不能多方请示，也不能向不相隶属机关请示。 六是请示事项涉及其他部门业务范围时，应当协商取得一致意见后再向上级机关报送请示；经过协商却不能达成一致意见时，要在请示中说明。 七是几个机关因同一事项需要请示时，可联合向同一上级机关报送请示。 八是请示公文应是单位一把手签发。 九是请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。 十是除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”（包括“报告”、“意见”）。 十一是请示公文要在成文日期后标明联系人和联系电话。 （四）报告 报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 报告是报知性上行文，要注意克服“懒”（该报的不报）和“滥”（不用报的老报）两种不良倾向。 1．例行报告 2．综合报告 3．专题报告 注意：报告不能夹带请示事项。 （五）函 函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 1．商洽、询问性的 2．请求批准的 3．知照性的 4．答复问题、回复请求的 函公文应注意的问题： 一是要正确认识“函”这种公文的作用，它表达的是郑重的公务，不要等同于一般的“便函”，不能随意。 二是要用好“函”的“请求批准”之意，不相隶属机关之间可以用“函”报送请求批准的事项，而不要用“请示”，或要求不相隶属机关给你部门报送“请示”。 三是“函”的用语要得体，不能用命令的口气，不能用粗暴的语气。 四是报送“请求批准”的函时，应在成文日期后标明联系人和联系电话。 四、公文写作有关问题 毛泽东：“一个革命干部，必须能看能写。” 刘少奇：“要学习写文章。” 邓小平：“领导干部要学会拿笔杆子”，“凡不会写的要学会写，能写而不精的要慢慢地精。” （一）要用心提高三种能力 1．认识